城市建設重點工程檔案工作存在的問題與對策

楊謀幸

【摘要】本文針對城市建設重點工程項目日益增多的局面，闡述了城市建設重點工程檔案的主要特征及其檔案的特點，指出了當前城市建設重點工程檔案工作存在的主要問題，并提出了加強城市建設重點工程檔案管理工作的相應措施。

【關鍵詞】重點工程檔案；特點；問題

城市建設重點工程檔案是城市建設的歷史記錄，是重點工程的真實寫照，是項目日后進行維修、管理、改建、擴建等工作的重要依據。近年來，隨著城市建設步伐的加快，重點工程項目逐年增多，為保證重點工程檔案收集的完整性與及時性，各地方相繼出臺了一些重點項目工程檔案管理的法律法規，并開展了一系列的業務指導、執法檢查等工作，但由于諸多原因，這些項目工程檔案的現狀不容樂觀，存在許多不規范、不完整的地方，將直接影響到項目今后的運行、保養、維修和改擴建等。

一、城市建設重點工程的主要特征及其檔案的特點

1、城市建設重點工程的主要特征

一般來說，城市建設重點工程是指列入了各級政府發展規劃，已取得各級政府計劃、財政等管理部門批準、計劃重點投資的，甚至政府部門直接參與建設、管理的城市建設工程。這類工程的明顯特征是：（1）項目數量逐年增多，投資規模不斷擴大，千萬、億元工程比比皆是；（2）工期長，工期要求準確，且工程意義重大。一項重點工程的建設周期，少則一年，多則幾年；（3）參建單位多，涉及部門廣。以市政道路工程為例，僅地下管線就包含給水、排水、電力、通訊、燃氣、熱力、電視光纜等，地面工程包括路基、路面、綠化、亮化等專業工程。（4）備受各級政府領導高度重視，因為很多重點工程屬于政府的“形象工程”、“獻禮工程”或為老百姓辦的“實事工程”，這些重點工程的建設對推動當地經濟發展具有十分重要的現實意義。

2、城市建設重點工程檔案的特點

城市建設重點工程檔案是一條重要信息鏈，是項目今后維護、管理等工作的重要依據。它具有以下幾個特點：（1）檔案數量多、載體多樣、保存價值高。（2）涉及工作面廣，來源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理等參建單位共同完成，而不是建設單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就影響檔案材料的完整性。（3）形成時間長。由于重點工程建設工期長，因此在建設過程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時間也相應較長。（4）門類繁多，所涉及的學科和專業技術面廣。如涉及土建、安裝、幕墻、智能化、消防、電梯、暖通等不同專業。

二、當前城市建設重點工程檔案工作存在的主要問題

1、檔案意識薄弱，管理制度不健全

在施工階段，由于施工任務重，參建單位往往比較重視工程建設的進度、質量、資金等問題，而忽視了檔案工作，待到工程要竣工驗收時，才投入大量的人力、物力，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收。這種“秋后算帳”的工作方式，致使工程檔案的成套性、準確性、真實性得不到保障，從而影響到日后該工程檔案的利用。二是檔案人員職責不清，檔案資料流向網絡不健全，使得工程建設中人員變動導致人走檔走、人走檔案無人做的現象出現，影響了檔案工作的質量。

2、檔案工作人員業務水平不高

在重點工程建設中，檔案工作人員一般是新同志多，工程技術人員多，有的甚至臨時抽調，身兼數職，沒有經過專業培訓，缺乏工程檔案知識，很難適應重點工程檔案管理工作的需要。另一方面，檔案管理人員由于缺乏應有的工程技術知識或檔案專業知識，文化水平不高，且人員又不固定，造成歸檔不齊全、案卷質量差、不規范等問題，嚴重影響了工程檔案歸檔質量。

3、檔案資料移交不及時

城市建設重點工程檔案往往存在著驗收歸驗收，移交卻成了老大難的問題。以我縣為例，目前，對于一般工程檔案的移交有了一套行之有效的、完備的行政程序來制約，既嚴格執行寧波市房屋建筑工程竣工驗收備案制度。而對于重點工程，這套程序就難以產生強有力的制約作用，主要有四種情況：

一是重點工程中有很多是地方的形象工程或年度實事工程，為了抓工程建設，不按常規的行政程序走，“先上車后補票”現象造成工程竣工驗收時，僅有施工資料無前期審批、各專項驗收文件，不符合歸檔要求，待其各項手續補辦到位后，期間的時間周期無法預估；而施工、監理等單位在工程竣工驗收若干年之后的配合意識及施工資料的安全問題也無法保證，必定造成重點工程檔案的質量缺陷。

二是一些按常規行政程序走的重點工程項目，在項目竣工驗收后，按照歸檔要求，除竣工決算外，其它文件材料均應能到位。竣工決算，因其屬政府投資項目需經財政審計，時間跨度較長，無法在短期內產生。

三是市政基礎設施項目，主要有兩大塊，一是縣建設局承擔的項目，這塊我館已與局建設科就歸檔事宜達成一致；另一塊是科技園區及三門灣經濟開發區承擔的市政基礎設施項目。近年來，由于政策性問題，市政基礎設施工程不能辦理規劃二證，造成不能辦理竣工驗收備案，沒有竣工驗收備案這一約束措施，園區市政項目檔案已有三四年未歸檔，這些工程項目檔案的現狀令人擔憂。

三、加強城市建設重點工程檔案管理工作的措施

1、提高認識，加強領導，完善工程檔案工作機制

嚴格執行重點建設項目檔案的登記制度。檔案行政管理部門與城建檔案管理部門要采取多種形式，加大宣傳力度，向工程“掛帥”的地方行政領導宣傳工程檔案的重要性，并用典型事例曉之利害關系，不斷提高地方領導、參建單位領導及工作人員對重點工程檔案工作的思想認識，促進工程檔案系統、完整、準確、規范、及時歸檔。

2、實施同步跟蹤管理，確保工程檔案完整準確

城市建設重點工程的主要特征決定了其檔案工作必須實行同步跟蹤管理，要做好同步跟蹤管理必須做好以下幾方面工作：一是各參建單位要建立健全工程檔案管理制度，建立檔案管理網絡，明確工作人員及工作職責；二是運用合同條款和檔案管理的有關規定來提高重點工程檔案的編制質量，將檔案的收集工作列入合同的有關條款，并將檔案工作質量與經濟掛鉤，確保竣工檔案的形成質量；三是檔案管理部門要深入施工現場進行跟蹤指導服務，隨時了解工程進度及現場施工文件材料的形成情況，要定期或不定期檢查，發現問題及時解決。

3、 實行專項驗收制度

對存在“先上車后補票”現象的重點工程項目，實行施工資料專項驗收、歸檔制度。既該類工程在工程竣工驗收合格之日起一個月內，建設單位要求施工單位向城建檔案館報送一套施工技術資料，經驗收，符合歸檔要求的，由城建檔案館出具《××工程施工技術資料專項驗收意見書》，不符合歸檔要求的，出具限期整改通知書，責令施工單位限期整改，確保施工技術資料在第一時間內歸檔。

4、與各建設單位建立單位與單位之間的檔案移交制度。

對存在“先上車后補票”現象的重點工程項目，各建設單位在各項前期、驗收手續補辦到位后，自覺執行檔案移交制度，以項目為單位及時將相關審批文件向縣城建檔案館移交，經驗收，由縣城建檔案館出具《建設工程竣工檔案接收證明書》，建設單位憑此《證明書》辦理竣工驗收備案。縣城建檔案館及時將該類文件與之前預接收的施工技術資料一并歸檔，納入城建檔案管理系統。

縣科技園區、三門灣經濟開發區承擔的市政基礎設施工程，雖不辦理市政基礎設施工程竣工驗收備案，但要充分認識到這類工程檔案對整個城市的規劃、建設、管理過程中所起的重要作用，自覺執行檔案移交制度，確保該類工程檔案的歸檔率。

結束語

總之，抓好城市建設重點工程檔案管理工作，不僅需要檔案管理部門認真做好監督指導工作，而且還需要各相關單位密切配合，形成齊抓共管的良好環境。重視并做好城市建設重點工程檔案管理工作，一定能為城市建設發揮更好的社會效益和經濟效益。