城建檔案管理信息化建設的重要性

郭宗兵　孫超

【摘 要】檔案管理信息化是以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務為重點的檔案管理形式，代替了原來的以檔案實體管理為重點的檔案管理形式。檔案管理信息化，能夠使單位的檔案管理效益得到提高，從而也降低了檔案管理的成本。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；存在問題；管理措施

0.前言

城建檔案管理對城市建設發展有著重要的基礎保證作用。從計算機問世以來，越來越多的領域開始借助計算機的便捷和強大功能得到發展，現代檔案管理工作已普及使用計算機，這對于城建檔案管理來說是一個很大的改變。城市管理是涉及多學科的部門，在檔案管理方面，表現為工作量大、技術要求高。為了更好地實現信息管理和服務功能，滿足城市建設發展的需要，我們必須加快城建檔案管理信息化建設的步伐，早日實現檔案管理信息化。

1.城建檔案的重要性

城建檔案作為城市規劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，儲藏著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等的各個專業部門。開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段。作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等，這些傳統的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數字化時代的飛速發展。隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中。通過管理內容數字化，新的管理模式采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現城建檔案資源的合理配置、最大開發利用，實現對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環節，也大大方便了網上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。

2.城建檔案管理信息化的概述

2.1檔案信息化管理改變了傳統的工作模式

檔案信息化改變了傳統的檔案管理模式和檔案利用方式，促進了城建檔案基礎業務工作和檔案室的管理工作向著高效率的現代化邁進。傳統檔案管理的工作實質就是一套手工作業，同時也形成了與其相適應的思維定式。實現信息化管理，極大地提高了辦公效率，在這個變革過程中，傳統的檔案管理模式必將被現代化的管理理念所代替，而檔案信息化建設對檔案工作者的知識結構、操作技能也提出了新的要求。在實際工作中，工作的內容已不完全是對檔案實體的管理，還包括對檔案信息的管理，從而在檔案管理方面呈現了一個新的工作視角，這也是檔案管理工作進步的標志。

2.2城建檔案信息化管理增添了現代化技術

在信息化條件下，城建檔案工作已不僅限于傳統檔案工作中收、管、用等傳統的工作方式，還增添了現代化技術手段及新的工作內容，對電子檔案等新載體檔案盒一些特殊的實體檔案有著全新的管理方式和方法。同時，計算機技術、網絡技術的應用越來越多地被應用于檔案管理的各個環節，各種應用軟件和數據庫開發為檔案信息的利用提供了可靠的保證。探討和研究新的檔案管理模式，需要我們做大量的基礎性工作和研究性工作，以改變以往的思維方式，促使檔案工作實現多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。

3.城建檔案信息化管理存在的問題

3.1領導重視不夠，檔案信息化意識不強

各級領導對檔案信息化建設的工作重視不夠，檔案意識淡薄，不像對待經濟建設那樣下力氣去抓檔案信息化建設工作。

3.2檔案保密性與安全性不強

隨著計算機及網絡通信技術在檔案信息化建設中應用范圍的不斷拓展，信息安全問題成了檔案信息化建設的一個瓶頸。影響檔案保密和檔案安全因素主要有：一是人為因素，檔案部門的安全和保密意識淡薄，在檔案網頁上隨意發布信息， 對發布的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

3.3理念落后、規范體系不健全

目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在 “安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”的舊觀念，存在著“閉架借閱”、“你查我調”的做法。同時由于檔案信息化活動比較具體，還沒有專門的檔案信息化法律、法規來進行規范。適用于檔案信息化建設的信息法律、信息倫理與信息政策等人文管理手段也尚未確立，作為檔案信息化建設的主要形式的電子文件的法律地位還未正式確立，導致電子文件的原始性、真實性難以認定。

3.4技術支持不全面

一是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前大多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。二是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。

4.加強檔案管理信息化建設的措施

4.1建立規范體系

檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以需制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化。

4.2建立健全完善的檔案信息安全管理制度

檔案管理本身具有的服務性質決定了檔案館要盡可能的開發和挖掘檔案信息，為相關的工作利用提供便利的服務，以實現檔案信息利用功能的最大化，最終實現檔案信息資源共享的目的。但是資源共享又和資源安全是相互矛盾的，這就要求必須建立健全完善的安全管理制度。尤其是電子檔案的管理更是需要匹配一套完整嚴格的安全措施，讓每一個環節都不存在安全隱患。首要問題是電子文件的制作過程要實行權責分開機制，不能將二者混淆不清。然后就是在硬件管理上的要求，需要進一步完善電子文件與計算機設備的保管設施和環境，做好溫度和濕度的控制，防止出現存儲介質被磁化的問題，與此同時還要加強防盜措施的維護和完善。

4.3提高技術支撐

技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

4.4加強人才建設

要實現檔案的信息化管理，人才很重要，它要求檔案從業人員要有專業的技能和扎實的知識基礎，需要學習計算機技術、通信技術、網絡技術等現代信息技術，需要學習檔案管理信息化規章制度和標準。只有業務素質高的檔案管理隊伍才能保證檔案管理信息化的順利推進。根據檔案管理信息化進程的需要，要通過培養人才、引進一些素質高、熱愛檔案事業、專業技術知識和實踐經驗豐富的人才來從事檔案事業。

5.結束語

檔案的信息化管理是發展的大趨勢，加快城建檔案管理信息化建設的步伐，是提高檔案管理水平的巨大舉措，加大檔案信息化建設，是城建檔案管理智能化、信息化、自動化的必由之路。 [科]