房地產行業采購中存在問題及優化建議

劉茗

摘 要：本文結合筆者的工作實踐，主要就房地產行業采購中存在問題分析進行了簡要地分析與探討，從中提出了相應的優化建議，以供參考。

關鍵詞：房地產：采購：流程

近年來，隨著房地產行業迅速發展，開發商數量隨之不斷增多。而由于經營管理水平參差不齊、產品同質化嚴重，導致企業之間的競爭日益激烈，整體利潤水平有逐年下降趨勢。很多房地產開發企業開始專注于自身競爭力的提升，認識到采購管理對企業的重要性，不再將采購管理簡單定位于物資采購和供應上，而是將其提升企業經濟效益的基礎。

對于房地產行業而言，從項目策劃、設計、勘察、材料、施工、監理及營銷等均需要進行采購，具有多標的物、多采購方式和多協作單位的特征。事實上，房地產行業采購工作也同樣遵循合適的供應商、品質、時間、價格和數量的采購管理要素。采購管理的目標就是通過五要素的合理取舍和平衡以達到最優組合，并且能實現從供應型向價值創造型的漸進轉變，其難度和復雜度均很大。因此在實際的采購工作中，各種各樣的問題頻繁出現，采購部門承受巨大的壓力，開發商也因要素失衡而付出了沉重代價。

1 房地產行業采購中存在問題分析

1.1采購計劃性差、效率低

現階段大多數房地產企業在項目采購方面所做的計劃性還是較差，導致采購工作比較被 動，工作經常拖延，運作的效率也比較低，主要的目標僅僅是防范舞弊及對比價格等。而利 用采購降低成本，并且建立供應商伙伴關系的基本思想在國內依然未得到有效重視，在實施過程中遠遠沒有發揮出戰略作用。

1.2采購觀念較落后

目前，房地產企業的領導者對于采購缺乏正確認識，認為采購只要能保證供給、維持低成本就行，對企業的運營和效益產生的影響微乎其微。領導層的不重視也導致公司采購業務粗放、采購方式單一，難以將當前供應鏈思想、信息化采購、國際化采購等新觀念、新思想的應用到企業采購中，導致企業采購效率低下、成本高昂、質量難以保證，成為制約企業運營和發展的瓶頸。

1.3缺乏供應商管理理念

我國房地產企業在對供應商選擇時過于關注產品價格和依賴采購人員的選擇，而對供應商的評價和選擇機制不完善，缺乏科學規范的供應商認證和評價體系，采購過程中采購人員的主觀性和隨意性大，而供應商為了銷售產品，往往會采用非常規甚至非法手段來影響采購人員的選擇和決策，導致腐敗現象層出不窮，給企業造成了重大損失。另外，不重視對供應商的關系管理，不單未能與供應商建立深層次的戰略合作關系，結果導致供需雙方關系緊張，對于市場變化的適應能力較差，無形中增加了房地產企業的風險和成本。

1.4缺乏專業的采購人才

由于我國對于房地產采購管理的研究和教育起步較晚，采購人員的素質參差不齊，接受系統采購專業教育并具有完善采購知識和經驗的專業采購人員極度缺乏。在一些房地產企業中，采購人員多數是從生產或其他部門抽調而來，在解決采購過程中某一方面的問題時，往往捉襟見肘，不能更好地滿足公司生產采購業務的需求。

2 房地產行業采購的優化建議

根據房地產行業采購中存在問題分析，筆者認識，需要采取以下幾個方面的優化建議：

2.1 完善房地產行業的工作流程

2.1.1 制度流程

建立嚴格的采購流程制度：申請人提出申請→部門經理批準→財務核實周轉資金→總經理批準→采購部詢價→財務部核價→采購部簽約→將物資交給申請人

這樣的制度將采購部的權利做出剝離，在沒有人申請的情況下制止采購部隨意購買物資，但為了防止流程過于復雜，特別是總經理太忙難以及時批準而影響施工進度可以將想采購部的部分流程加以簡化，如在緊急情況下公司可授權給部門經理，如3000元以下采購事項部門經理可直接通知采購部購買，1萬元以下采購事項可以不經過總經理批準，在財務部核價后立即實施。但是也要做到以下幾方面：1、在無緊急情況下盡量不采用緊急流程。2、盡量做到使所有采購的物品有合同可尋，有記錄可查。3、采購只管做到具有前瞻性。與各個部門經理提前做好采購計劃表，做好采購計劃流程表提前履行財務部核對與總經理批準的流程，部門經理一旦發起采購流程，采購部可迅速實施。

2.1.2 供應商管理

對供應商的管理應該建立一套文件資料，包括供應商的營業執照，組織機構代碼證，稅務登記證，營業地址，聯系電話，開戶行，參與的一些項目內容。對于重要供應商如工程需要考察過去承建項目，住戶的評價，施工價格，選用的材料等等。對于普通小型供應商可簡化流程，做好嚴格的進度監管即可。大型工程選擇供應商可通過招標的方式，每次供應商內容不得少于3家，在沒有明顯的價格優勢的情況下，甲方決定供應商時可優先選擇己方曾經有過類似工程是供應商。對于與己方有過合作關系但是造成惡劣影響的供應商無論價格多么低廉都一定要拉入黑名單，決不再用。

2.1.3 訂購合同管理

與供應商約定供貨后要履行合同合約手續，合同內容準確備注合同內容、明細、造價、保質期、生產廠家等內容。合同需要歸檔保存留查。所有1000元以上物品的采購需要履行合同簽約手續留檔被查。同時合同可明確如果物資供應過多收貨、退貨業務的處理，可以記錄有關收到產品的數量、單價、成本及標準成本的差異建立收貨單、退貨單、裝箱單、運貨單等數據并對這些單據進行處理。

2.1.4 倉庫管理與運輸管理

倉庫管理的作業包括組織貨物的入庫、保管、發放和維護。具體包括出入庫貨物驗收及核實、倉庫資源的合理利用、做好保管貨物安全工作、降低倉庫費用開支。在運輸這一環節上要求在促進貨物流通、充分利用各種運輸方式的條件下選擇最合理經濟的運輸路線、運輸方式和運輸工具，準時、安全地完成運輸工作。合理的運輸能減少貨物待運和在途的時間能縮短貨物運輸的里程，使待運和在途貨物占用的資金下降提高企業的經濟效益。為了堵住合伙欺騙的漏洞，倉庫管理最好由公司除采購部門以外的部門接管，并且信息化操作登記，隨時被查。

2.2 改造房地產行業流程系統

2.2.1 參與到工程建設中

一個好的采購部門需要對所有的物品資料非常精通，而精通絕不是對產品參數、供應商背景、產品樣式爛熟于心，而是應該從整個工程立場出發，需要什么樣子的材料是最符合開發建設的需要。一個好的廚師總會買到好的食材而不是最貴的食材。采購部最終目的就是使采購是所有商品都正好符合房地產開發需要，不僅僅是提供物美價廉的產品為目標，而是提供最適合項目需求的產品。所以整個采購部需要懂工程，要懂自己開發的工程。

2.2.2 遵循價格便宜，質量優秀的原則

原則包括，貨比三家的質量保證原則，3家以上合格供應商報價競標的原則，報價后物資價格審核及物資信息跟蹤原則，訂貨公平、公正、公開的全過程監督原則，成本責任人審批合同原則。做到同類產品比質量，同質產品比價格，達到控制采購成本，降低工程價，提高經濟效益的目的。

2.2.3 注重合同文本

上文所述采購部需要對工程非常精通，則采購經理或主管則應該對合同文本非常精通，簽訂采購協議時，要重視有關項目細節方面的規定，明確知曉國家法律法規對材料的要求，及將來的驗收標準、驗收程序、驗收責任、爭議解決方法、檢驗費用負擔原則收等條款，為項目驗收工作打下良好基礎。公司提供的律師只能從合同條款上發現有無漏洞，但是對于工程中隱藏的問題卻無法知曉。而這一點采購部對于合同條款的審核非常重要。

2.2.4 注意產品驗收方式

在采購合同簽訂時，要重視有關項目驗收方面的規定，明確驗收標準、驗收程序、驗收責任、爭議解決方法、檢驗費用負擔原則等條款，為項目驗收工作打下良好基礎。要做好工程變更管理，嚴格簽證程序，工程結算要委托具有工程造價咨詢單位進行審核。精心準備，準備工作是否充分對驗收工作質量有重要影響。實際工作中，很多項目因為準備不充分，驗收工作流于形式，草率收場。要成立驗收小組，確定參與驗收人員。驗收小組人員必須由多方面人員參與，形成相互制約的局面，根據采購與驗收分離的原則，經辦采購的人員不能擔任驗收小組的主要負責人。驗收小組所有成員都要熟悉采購文件、采購合同、國家有關驗收標準等資料。制定驗收實施方案增加整個驗收工作的計劃性。加強驗收工作的建議建立健全法規體系，規范采購項目驗收行為。

3 結束語

綜上所述，房地產采購必須建立規范的采購計劃、采購方式與采購程序，同時建立清晰明了的供應商體系，確定詢價和談判，招投標策略，對于采購的成本控制及招標方案和采購合同管理都有清晰明確的規范性文件。同時建立監督管理流程，退換貨流程，注重信息化建設。以企業目標核心為主導，實現采購也健康持續流轉。