民辦學校人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點對策

郭金萍

民辦學校人事檔案是用以記錄民辦學校在聘所有教職員工的學習工作經(jīng)歷、思想政治面貌及表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力的材料，是民辦學校掌握自身人才信息的重要資料，它對民辦學校了解、考察和正確 地選拔人才、舉賢任能具有重要意義。民辦學校人事檔案管理工作是民辦學校人事管理工作的重要組成部分，它對民辦學校的人才管理和科學合理的用人機制的建立起著重要作用 。

近年來，隨著民辦學校教育教學和管理體制改革的不斷深入，許多制度都在不斷的規(guī)范與發(fā)展，但總的來說，民辦學校人事檔案管理工作中還存在著不少問題和弊端。

一、民辦學校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.“棄檔”現(xiàn)象嚴重。按照現(xiàn)行管理體制，民辦學校屬于“民辦非企業(yè)單位 ”。學校 沒有人事檔案管理權(quán)，專職工作人員的人事檔案需交由地方人才交流（服務(wù)）中心代理，造成了民辦學校人事檔案管理工作往往存在調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔難，手續(xù)繁雜等問題。由于民辦學校采用聘用制，教職工可以自由流動，加上人事檔案辦理手續(xù)繁雜，因此很多民辦學校的教師往往放棄檔案，選擇更適合自己的崗位，之前的檔案就成了“棄檔”或“死檔”。

2.檔案材料內(nèi)容陳舊單一。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，人事檔案要全面的反映一個人的德、能、勤、績、體等方面的情況，歸檔內(nèi)容應(yīng)具有真實性、專業(yè)性、動態(tài)性和機密性。這就要求檔案管理人員把反映教職工的工作表現(xiàn)、德才能績等方面的內(nèi)容及時歸檔。但實際上，很多學校不能將上述方面的內(nèi)容及時歸檔，等到需要查找資料時再趕時間惡補，使得有些檔案內(nèi)容非常單調(diào)，除了個人學習工作經(jīng)歷、思想政治面貌以外，就再無其它內(nèi)容。或者是有些檔案存了幾年幾乎都沒有變化，內(nèi)容陳舊。這些問題致使民辦學校教職工的人事檔案缺乏真實性、有效性和全面性，缺乏參考利用價值。

3.檔案管理手段落后。由于資金原因，民辦學校的人事檔案管理信息化建設(shè)落后，管理基本上還處于手工操作階段。即使有些學校配備了計算機等設(shè)備，但使用范圍仍局限于信息檢索等方面，人事檔案的收集、整理、 歸類、編目等工作還是全靠手工操作，導致書寫速度慢，工作量大，查閱和保管困難，嚴重影響了案卷質(zhì)量。

4.檔案管理制度不完善。長期以來，很多民辦學校對人事檔案的功能認識不足，對人事檔案管理工作不夠重視，認為此項工作可有可無，因而學校沒有建立起科學、規(guī)范的檔案管理制度，加之檔案管理的專職人員又少，工作量大，導致檔案材料內(nèi)容不全、材料失實、材料簡單化或者雷 同化等情況多。

二、民辦學校人事檔案管理的幾點對策

從以上對民辦學校人事檔案管理工作現(xiàn)狀的分析來看，我國的民辦學校人事檔案管理工作存在諸多問題和弊端，極不利于民辦學校的事業(yè)發(fā)展和人才管理。筆者認為，應(yīng)當采取以下對策來著手解決問題：

1.統(tǒng)一規(guī)范民辦學校與地方人才流動（服務(wù)）中心之間的工作對接辦法。比較好的做法是學校自建人事檔案管理機構(gòu)，該機構(gòu)管理校內(nèi)在聘所有工作人員的檔案管理。員工檔案應(yīng)當委托地方人才流動（服務(wù)）中心管理的，由該機構(gòu)負責統(tǒng)一辦理委托代理手續(xù)，并由學校統(tǒng)一支付檔案代理費用。檔案材料中涉及身份認定、工資記載、出國（出境）政審、職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等項目的，由該機構(gòu)統(tǒng)一、及時辦理向地方人才流動（服務(wù)）中心轉(zhuǎn)遞的手續(xù)。檔案材料中涉及職工的工作考核、職務(wù)升降、薪酬增減、業(yè)績評定、參加重大活動記載以及其它動態(tài)管理過程中形成的各種信息材料，平時可由學校的檔案管理機構(gòu)歸檔保管，以減少過于頻繁的轉(zhuǎn)遞工作。在員工離職、轉(zhuǎn)出、病故或被辭退時，由學校的檔案管理機構(gòu)負責到當?shù)厝瞬帕鲃樱ǚ?wù)）中心辦理檔案材料的歸并、移交或轉(zhuǎn)遞手續(xù) 。

2.建立有效的監(jiān)管機制，統(tǒng)一督查各民辦學校的人事檔案 管理工作。目前，民辦學校的檔案管理工作沒有明確的主管部門，教育行 政部門組織的關(guān)于民辦學校教學質(zhì)量的各種督查評比項目中，又幾乎沒有對人事檔案管理的檢查評估項目。建議采取的措施是：由相關(guān)行政部門會商后明確一個主管部門，然后由主管部門牽頭組織相關(guān)力量研究制定一套統(tǒng)一的管理辦法和要求，使各民辦學校的檔案管理工作建立起有序的工作狀態(tài)和置于有效的監(jiān)管系統(tǒng)之中。在此基礎(chǔ)上，還要進一步深入研究我國民辦學校的發(fā)展走向，深入探討我國事業(yè)單位人事制度改革與民辦教育事業(yè)之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，從而逐步探索出一套符合我國社會管理發(fā)展要求的管理制度和管理辦法，推動民辦學校人事檔案管理改革不斷走向深入。

3.加強培訓與宣傳，增強民辦學校教職員的人事檔案意識。一方面，要加強對檔案工作者有關(guān)法律法規(guī)和人事檔案管理專業(yè)知識的培訓，使他們不斷增強人事檔案管理意識，提高做好人事檔案管理工作的責任心和自覺性，從而使民辦學校的人事檔案管理朝著更加規(guī)范、更加專業(yè)的領(lǐng)域發(fā)展。另一方面，要通過多種形式的宣傳，提高普通教職員工對人事檔案重要性的認識和檔案保護意識，從而有利于推動各項檔案管理工作措施的落實。

4.豐富民辦學校人事檔案的內(nèi)容，突出教職員的特點和業(yè)績。隨著崗位聘用制的不斷深化，民辦學校人員的流動性增強。在這種情況下，人事檔案資料的收集和記載就要與時俱進，跟上教職人員動態(tài)情況的變化。要對人事檔案實行個性化管理，針對不同層次的專業(yè)技術(shù)人員、學科帶頭人、專門化人才建立能夠反映其個性特征、專業(yè)技術(shù)特點、業(yè)務(wù)能力水平的業(yè)務(wù)檔案資料，對人才做出全面綜合的評價，并不斷增加新的材料，使人事檔案不“斷檔”;補充教職員業(yè)務(wù)檔案方面的內(nèi)容，包括他們的工作表現(xiàn)、德才能績等方面的內(nèi)容;補充合同檔案，把教職員的聘用合同檔案歸納于人事檔案之中，這樣既維護了學校和教職員的權(quán)益，也為學校更好的考核教職員提供了條件;補充新時期形成的材料，例如將養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、公積金等與教職員個人利益密切相關(guān)的材料納入個人檔案之中，這樣才能解除教職員的后顧之憂。

5.推進民辦學校人事檔案管理模式的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。傳統(tǒng)的人事檔案信息只存在于一次文獻即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往要親自到檔案室，通過閱覽摘錄、復印或拍攝等形式來獲取。這種獲取信息的方式已經(jīng)經(jīng)遠遠不能滿足形勢發(fā)展的需要。因此，必須充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通迅技術(shù)，推進人事檔案管理模式的信息化建設(shè)。首先，要建立起一套完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫完善起來后，教師基本信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復利用，大大節(jié)約了人力成本，同時，便于檔案的分類、統(tǒng)計和查詢。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，利用掃描儀把易磨損、但利用頻率及利用價值高的檔案材料掃描到計算機中，從而更好地保護了實體檔案。通過加強人事檔案管理的信息化管理，從而不斷提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。 ? ? 綜上所述，隨著社會的不斷進步與發(fā)展，民辦學校人事檔案管理面臨著許多與時代發(fā)展不相適應(yīng)的地方。規(guī)范民辦學校的人事檔案管理工作，改革人事檔案管理制度，已經(jīng)迫在眉睫。必須從打破傳統(tǒng)模式、轉(zhuǎn)變管理理念、完善管理制度、豐富檔案內(nèi)容等方面著手，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，從而更好地促進民辦教育的發(fā)展。