對檔案管理信息化建設問題的思考

張妍姝

摘 要：在計算機信息科學技術快速發展的時代背景下，傳統的人工收集，整理及管理的檔案模式已不再滿足當時的需求。檔案管理信息化是新時期檔案管理的方向，本文分析了檔案管理信息化建設的現狀及出現的問題，并提出了問題的解決方案及與與檔案管理制度創新相結合等觀點，對如何做好新時期的檔案管理工作具有參考意義。

關鍵詞：檔案管理；特殊性；信息化建設

信息化已成為社會發展重要的戰略資源，各行業紛紛制定和調整自己的信息化發展方向及策略，來提高自身的工作效率。檔案管理如何有效地應用信息資源，提升檔案工作為社會發展服務的效率，是信息化建設的根本方向。通過認真學習和實踐科學發展觀，提出了自己對檔案信息化建設問題的看法。

1 檔案管理信息化現狀及問題

《全國檔案信息化建設實施綱要》指出了全國檔案信息化建設的目標、指導思想和工作任務：各級檔案館（室）逐步完成三網聯通的計算機網絡系統、建設檔案網站、檔案管理應用計算機技術以及計算機檔案管理的數據庫建設等。可見信息化建設是一項長期的系統工程。但目前的檔案管理信息化現狀及出現的問題不容樂觀，表現在如下幾個方面：

1.1 檔案界對檔案信息化認知淡薄

盡管檔案管理的重要性已被人們所熟知，但在我國仍然有一部分人對檔案管理方面認知淡薄，認為檔案管理可有可無，沒有多大意義；也有人可能已經認識到了檔案的重要性，但觀點僅僅局限于信息化設備和網絡技術，卻沒有現代化管理的思想理念。這就造成了在檔案信息化建設過程中的消極投入及不規范行為，最終影響到檔案信息化建設的進度，影響到檔案信息化建設目標的實現。

1.2 檔案的特殊性及其重要卻沒有引起重視

檔案信息化建設是信息社會建設的一部分，其建設的過程表現出自身的特點，主要表現為：

檔案信息化與政務信息化建設密不可分。

（2）信息的正確性、可靠性要求高。

（3）信息的安全性必須得到有效保證。

（4）建設過程周期長，是一項長期的系統工程。

（5）需采用成熟技術及通用產品。

2 檔案信息化建設面臨的問題的解決辦法

2.1 增強檔案管理人員的現代化管理思想理念

目前檔案管理系統采用的管理模式基本是沿用傳統的管理模式，應研究一種適用計算機系統數字化檔案管理的標準規范，方便查詢和利用，以及對檔案信息進行更深層次的統計分析。

2.2 檔案管理信息化納入同級電子政務體系中

檔案信息化是政務信息化建設的重要組成部分，因此，檔案信息化建設必須緊跟電子政務建設步伐，檔案部門信息化建設要納入同級電子政務體系。抓住各級政府電子政務建設給檔案信息化發展帶來的挑戰和機遇，使檔案信息化盡快適應電子政務建設和運行的需求。

2.3 保證檔案信息的正確性和可靠性

在社會信息化飛速發展的時代，由于信息需求量的增加，人們對信息要求更全面、更準確、更快速、更方便。加之檔案信息化建設的核心是資源建設，因此在資源建設過程中，保證信息的正確性、可靠性變得尤為重要。因此檔案行政機構要制定規范的，法規性的，切實可行的電子文件歸檔制度和數字化檔案信息的制度。例如：對電子文件歸檔的同時歸檔紙質文件；對重要的活動，人物，事件拍攝要數碼和時間同時記錄；規范紙質檔案數字化時所使用的掃描儀或者數碼相機等設備；以及檔案掃描，圖像存儲處理，數據質檢掛接，數據驗收備份等措施；提出約束檔案管理工作人員的制度。來保證檔案信息的正確性和可靠性。

2.4 保證檔案信息的安全性

檔案信息化建設的目的是為社會提供檔案信息服務，不可避免地借助現有的各種網絡產品，由于信息具有易傳播、易擴散、易損壞的特點，信息資產比傳統的實物資產更容易受到損害，這樣勢必威脅檔案信息的安全性。 為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網絡為社會提供信息服務的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。

2.5 采用成熟、通用的技術及產品來保證數字化檔案應用系統的網絡安全性

一方面保證系統的網絡安全性需要制定嚴格的管理制度，提高檔案系統管理人員的技術水平。在網絡安全技術上，采用嚴格的身份驗證和權限管理，配備防火墻軟件系統，入侵檢測系統及信息傳輸加密軟件，安裝防木馬病毒軟件。另外計算機備份與恢復系統也是不可缺少的，利用恢復系統可以實現文件損壞丟失的快速恢復。

另一方面，檔案信息資源的保存利用是長期的、永久的，這樣必須要求資源建設的過程采用的技術必須是通用的、標準的，非通用的、非標準的技術會導致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成不必要的人力、物力和資源的浪費。

2.6 檔案管理信息建設是一項長期的系統工程

檔案信息化建設是要有社會基礎和資金基礎的，盡管計算機普及率越來越高，但計算機網絡的普及率相對來說還是很低的，加上網絡技術投資，計算機技術，專業軟件的開發等因素的制約。因此檔案信息化建設時間周期長，是一項長期工程，必須采取逐步建立檔案數據庫和局域網，打好基礎，將檔案管理信息化工作穩步推進。

隨著社會信息化進程的加快，民眾的檔案意識的增強，社會對檔案管理也提出了更高的要求。因此檔案管理也要改革與創新結合同步，檔案管理部門要實行軟件與硬件并重，提高其自身的現代化管理水平，加快檔案管理信息化建設。提高工作效率，提升服務質量，制定出信息化建設的短期目標和長期規劃，為社會提供更高效、更優質的檔案信息服務。

參考文獻

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