論上海群眾文化藝術檔案的數字化管理

朱麗君

摘 要：在當今的網絡時代和快節奏的工作環境下，對于各類信息資源的快速共享已經成為社會的主流需要。同樣，對于藝術檔案信息的快速處理、管理和利用提取也不例外。群眾文化藝術檔案作為藝術檔案的重要組成內容之一，信息量大，內容豐富，加強這些信息資源的數字化管理就顯得尤為重要。本文圍繞實現群眾文化藝術檔案數字化管理的重要性和必要性，以及數字化管理軟件的利弊來闡述。

關鍵詞：群眾文化；藝術檔案；數字化

1 上海群眾文化藝術檔案的發展背景

上海是中西文化的交匯點，也是中國多民族文化在上海舞臺發展的碼頭和港灣。南來北往、南腔北調，融入了全國各地民族民間的表演形式，同時也不乏彌漫著西洋藝術色彩，形成了上海這座大都市獨具魅力的群眾文化。群眾文化有廣泛的群眾基礎，源自于民、服務于眾，具有很深的民間性和娛樂性， 貼近群眾生活，受到群眾的喜歡和廣泛參與。群眾文化的規模已無可比擬，且形式與內容豐富多樣，繼承傳統又兼具弘揚時代精神，無疑已成為中華文化的一大看點，而且在不斷完善和充實。這筆豐厚的文化藝術資源累積起來是一筆可貴的藝術檔案。上海群眾文化藝術檔案工作起步于80年代，發展于90年代。上海各區縣各街道每年都組織舉辦各類文化活動，豐富群眾的業余文化生活。各級群眾文化單位自建立藝術檔案室開展藝術檔案工作后，按照藝術檔案的管理要求，積累和保存了一大批群眾文化的藝術檔案資源。截至到2014年，各區縣文化館已經積累文字材料6450卷29806件，聲像材料7926盤，照片10萬余張，年利用藝術檔案人次達700多人。

2 實現群眾文化藝術檔案數字化管理的必要性

藝術檔案數字化是我國文化藝術事業發展的時代要求，群眾文化藝術檔案作為藝術檔案的組成部分，實現數字化管理也是必然趨勢。實現數字化管理的作用體現在以下幾點：

1、群眾文化藝術檔案數字化能有效地保護檔案原件，代替原件使用；2、數字化能改善檔案的利用方式，可以不受時間和空間的限制，使異地調閱利用成為可能，滿足更多更廣泛的利用求。3、群眾文化藝術檔案數字化是實現群文文化藝術資源共享的前提。

3 “上海社會文化藝術檔案數據庫”的開發與應用

上海社會文化藝術檔案數據庫是國內第一個以文化館藝術檔案資源為對象的數據庫。實現了群眾文化藝術檔案從實體內容管理轉向數字化管理的飛躍，為上海社會文化藝術資源的積累開拓了新的積累途徑，也是推進公共文化事業信息化的基礎性工作之一。

（一）系統構成

上海社會文化藝術檔案數據庫采用WINDOWS DNA架構，是一個以數據為核心，多層次的BROWSER/SERVER計算機網絡應用系統。整個數據庫內容以多媒體、網頁瀏覽形式出現。在應用的視覺效果和內容上要優于單一的庫表操作界面。數據庫主要面向資源管理人員和滿足社會利用的需要，功能齊備、操作簡便、易于管理和維護。系統內可收錄大量的文字、圖片和音視頻素材，相互間可以通過計算機設置的程序鏈接，找到相關的所需要的信息。不僅可以在單機上查詢，也可以通過網絡采集相關的數據信息和遠程傳送、打印、復制，數據也可以定期增添和修改。同時還具備統計功能，可根據工作所需，分類或分項目進行相關數據的統計，實現數據報表。庫內數據也可以通過備份的形式，保證安全，同時解決資源實體管理和數據管理的雙重管理方式。

上海社會文化藝術檔案數據庫由前臺和后臺兩部分組成。前臺從頁面的信息源登錄，可以通過多種方法（精確查詢和模糊查詢）檢索相關內容。后臺主要以管理人員操作和日常管理維護工作，在取得和確認權限后，可以進入后臺管理頁面進行管理層面的錄入、菜單調整、統計、匯總、整理等工作。系統的前臺瀏覽和后臺維護界面統一，一個入口進入，通過權限限制不同人員所能訪問的模塊。

上海社會文化藝術檔案數據庫由總庫和分庫兩部分組成。總庫面向上海市文化藝術檔案館管理人員，通過切換功能可以掌握各分庫的數據情況，及提供數據查詢、統計、備份等。分庫面向各區縣文化館檔案管理人員進行本單位藝術檔案數據的錄入、查詢、統計等。分庫需要向總庫同步相關檔案信息，同步方式用聯網自動同步或手工拷貝同步方式。

（二）系統功能

1、系統設計按網絡應用的瀏覽模式進行開發，便于利用者快速便捷的找到相關的資料。無論在單機還是遠程網絡上都可以進行搜索。

2、系統查詢按管理權限和利用權限的設計要求，以維護所有者（制作者和被利用者）的權限，包括公開的內容和不擬公開的內容。其中有部分內容采用有顯示項目名稱，但不能點擊打開，必須通過管理部門向所有者聯絡獲取信息。

3、系統是一個多媒體性質的數據庫，除了文字、圖片所顯示的內容，個人也可以在網上看到視頻畫面（有播放時間限制）。

4、系統除了通過頁面查看數據外，還可以下載、復制、打印和發送，而且還顯示歸檔信息，可以到實地看到相關的原始資料，體現社會文化藝術檔案數據庫的檔案管理和實體管理應用的有機結合。

5、系統設計功能上也考慮到查閱者和管理者對獲取的內容進行統計和匯總的實際需要，充分體現科學管理信息數據的功能。

6、系統采用更安全的措施，除了可以進行數據有效備份外，還可以按“用戶管理權限”、“用戶身份認證”、“管理日志”等有限的進行安全運行，以保障數據信息的安全性。

7、系統的設計不僅在頁面上顯示數據目錄，同時可以在點擊其目錄時，隨著其顏色的變化，隨時點擊進入全文的查看（附件）和利用。

4 “上海社會文化藝術檔案數據庫”的實施意義

1、建立上海社會文化藝術檔案數據庫不僅解決了區縣文化館藝術檔案資源的數字化管理，提升了藝術檔案管理工作的科技含量。由過去傳統的收集、整理、檢索、利用，向更加規范、標準、科學化的方向發展，解決和突破了本行業藝術檔案管理傳統的瓶頸，促使藝術檔案的積累與科學技術的發展相同步。

2、解決了上海群眾文化藝術檔案資源的永久保存，解決日常工作利用的重復復制問題，保護原件資源不受到損壞；通過網頁瀏覽數據庫的全部內容，并進行復制和制作；通過各種統計功能，方便查詢和統計工作。

3、上海社會文化藝術檔案數據庫的統一開發，不僅為各文化館提供了工作方便，也可以通過網絡訪問，在更大利用范圍中發揮文化資源的利用價值，提高公共文化對于促進、宣傳與傳播先進文化中的作用，滿足社會各方面對文化資源的需求創造條件，擴大對外文化交流的機遇。

4、上海社會文化藝術檔案數據庫對于我國其他地區群文單位的藝術檔案管理也有一定的應用價值和示范作用，為以后國家開發全國性的群文藝術資源管理創造了良好的條件。

5 “上海社會文化藝術檔案數據庫”的創新點

上海社會文化藝術檔案數據庫是國內第一個以區縣文化館藝術檔案資源為對象的數據庫。從數據庫內容到設計方案都從群眾文化藝術生產規律出發，融入管理要求，體現計算機技術在資源管理應用上的優勢，真正意義上解決群文藝術檔案從實體內容管理向數字化管理的轉變。數據庫的設計制作范嚴格依據文化部和國家檔案局頒布的《藝術檔案管理辦法》和全國文化館等級評估的要求實施，設計流程嚴格立足于藝術生產規律和藝術檔案管理流程，從而保證了藝術檔案資源管理的有效性、規范性、完整性和成套性。為各區縣文化館準備文化館等級評估材料奠定了基礎，提供了便利。

6 “上海社會文化藝術檔案數據庫”的局限性

利用數據庫管理藝術檔案固然有其獨特優勢，但任何事物都是有利有弊的，依我個人的看法，我覺得利用術數據庫管理藝術檔案還是存在著一些不足：

（一）不具備原始憑證性

我們知道原始性、憑證性是檔案的根本屬性，藝術檔案也不例外。通過數據庫瀏覽所需的藝術檔案并將之打印出來，打印件只能作為用于一般性參考的資料，而不具備原始性和法律效力，如果要利用某份藝術檔案內容作為憑證或法律依據時，則仍然要以檔案原件為最終的依據。這也決定了藝術檔案工作仍然要重視對檔案實體的管理，數字化管理不能取代實體管理。

（二）對傳統管理有依賴性

數據庫要實現快速檢索、全文查閱、內容鏈接等功能，必須以檔案基礎工作為保障。數據庫的健全和完善，需要有好的管理基礎和內容，所以做好實物藝檔材料的立卷歸檔工作仍然是相當重要的。如果沒有完善的收集工作、細致的手工歸檔基礎、條理的后臺錄入工作，數據庫是難以發揮作用的。所以從現有情況來看，藝術檔案的現代化管理與傳統管理的共存，在相當長的一段時間內是一種客觀現象。

（三）數據不完善

由于積累的藝術檔案數量非常多，對全部藝術檔案進行數字化工作的話工作量非常巨大。所以目前數據庫內已錄入的藝術檔案資料是很少的，和已積累的藝術檔案數量相比而言，只進行了極少部分已藝術檔案數字化入庫工作。而且是根據由現在往前推、重當前數據的原則進行數字化錄入。所以，藝術檔案資料數字化轉錄及后續錄入工作不可懈怠，從而逐步實現資料數據庫定期擴充、完善。這是一個長期性的工作。在目前由于人力、物力、財力等條件的限制下，沒有必要也不可能將所有積累的藝術檔案實現全文數字化錄入數據庫，各單位可以通過調研來了解社會、群眾的利用需求，制定相應的藝術檔案數字化處理范圍和入庫范圍，而不要局限于當前形成的藝術檔案，只要是需求很大的藝術檔案都應首先考慮入庫，同時對藝術檔案信息進一步加工、整理、有序化重組，提高利用者尋找藝術檔案信息的速度和質量；也可將一些有價值的、但可能不太為人知的藝術檔案錄入到數據庫提供給利用者，擴大利用范圍，實現這部分藝術檔案的再利用。

（四）有一定的風險性

由于數據庫是高新技術的產物，是實現藝術檔案計算機管理的一種模式，計算機存在的一些弊病不可避免的會影響到數據庫的安全。如病毒攻擊、硬件故障等意外情況會對數據造成破壞，如果沒有安全管理，那么數據庫中存貯的大量數據可能會全部丟失，所有的勞動和付出都會化為烏有，所以數據庫也面臨著一定的風險。要使風險性降到最小，必須做好數據備份工作，具備一定的存儲設備，有條件的可以做異地備份。

7 總論

“上海社會文化藝術檔案數據庫”系統在2011年榮獲了“上海市文化廣播影視管理局科學技術進步獎一等獎”，對該數據庫給予了肯定。但數據庫自身的一些不足和數字化過程中產生的問題，為處于起步階段的群文藝術檔案數字化管理帶來了更多的挑戰。相信通過不斷的技術革新和改進，群文藝術檔案的數字化管理會越來越順暢！