人力資源檔案管理的探析

潘維艷

摘 要：隨著社會的發展和科技的進步，我國的相關人力資源制度在隨著經濟的前進、社會的變革而發展變化，若繼續沿用原有的模式來進行管理已不能適應當今社會發展要求，因此探索和研究當前經濟條件下人力資源管理的相關模式尤為必要。本文主要是個人對人力資源檔案管理模式的含義、特點及建立這種模式的意義等方面進行了思考。

關鍵詞：人力資源；檔案管理；管理模式

“人力資源”概念的提出已有半個多世紀的時間，人力資源作為社會發展的主要稀缺資源已為各方面所認同，同時也得到眾多企業實踐的檢驗和證明。隨著人力資源管理在企業管理中的地位和作用的日益凸顯，特別是在經濟全球化、信息網絡化、貨幣電子化、資源知識化的趨勢越來越明顯的情況下，外部環境的變化對人力資源管理提出了許多新的問題，這些問題需要人力資源管理理論研究者們給出答案，以支持企業的發展需要。

1 人力資源檔案管理的含義

這種模式是在我國社會主義市場經濟條件下建立的一種新模式，它與經濟的發展規模和信息化程度有著密切的關系，當今社會是一種開放的、高度信息化和持久創造力的社會，它需要專業的高技能的人才和藍領人員都不可或缺的人力資源配置。其模式有以下兩個方面的含義。

1、檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

現代市場經濟的建立和深化，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人力資源管理制度而言有許多前所未有的問題出現，因此新型的人力管理制度應運而生，這也使人力資源管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人力管理重要組成部分的人力資源檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構即政府層面來講，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，已建立了具有較強社會性的人力資源檔案管理機構，如各省市人才交流中心建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向當地社會，其管理對象包括該區域范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人力資源服務。

2、人力資源檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人力資源檔案的政府管理部門、管理對象和服務對象的社會性，決定了人力資源檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位自身的人事機構行使，所包含的內容簡單，來源單一。而現在的人力資源檔案管理機構，其人力資源主要是該管轄區域范圍內的各類人員，但由于社會分工不同而使人員具有不同身份，集中后其檔案內容也非常豐富多樣。

2 人力資源檔案管理的特點

1、隨著改革的深人和信息化程度的提高，人力資源檔案管理越來越趨向于社會化開放式模式，它與傳統人事檔案管理形成模式互補、并存發展現狀。這兩種模式，各有利弊，如傳統人事檔案管理模式在檔案內容的保密方面做得較好，可以及時為本單位提供檔案信息，這種封閉式管理辦法不利于全面推廣，不適合運用規范化與網絡化的管理辦法；新型人力資源管理模式面向廣大的服務人群，可以為社會廣大人員提供多種服務，管理方式靈活多樣，運用現代化與網絡化管理更加方便快捷，主要缺點就是保密性差、容易丟失等。檔案管理工作者在實際檔案管理工作中要利用兩種模式的優點，做到取長補短，建設更加完美的人力資源檔案管理模式。

2、人力資源檔案管理當中，運用開放式管理方法主要針對當前社會中的一些流動人員。因為這些人員常在社會上流動，沒有固定的工作與處所，主要來源就是那些辭職、辭退和仍然沒有找到工作的人員，這些人員的檔案和一般人事檔案相比，因為流動人員流動性強，不會常時期固定在一個地方工作，和原來的工作單位已然脫離關系，這些人員的人事檔案應該由縣以上政府部門管理的人才交流中心管理，這種部門的特點是社會性強、服務面廣，非常適合管理流動人員的人事檔案。但一些地方政府對人力資源管理不嚴格，關于流動人員的人事檔案管理存在很多缺陷，仍需改進工作方式，提高管理質量。

3 解決人力資源檔案管理工作問題的對策

1、采用科學規范的管理制度提高檔案工作效率

工作規則和標準對任何一項工作來說都是必不可少的，因此，有必要對檔案管理工作標準化規范化水平進行調整。建立檔案管理工作規范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責任感，另一方面對檔案管理工作的發展也有著積極的促進作用。而且，標準化和規范化應該體現在檔案管理工作的每一個環節中，在檔案管理過程中尤其應該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉程序等，都要進行統一規定，避免出現由于不統一標準所帶來的工作時間和精力的浪費。

2、采用信息化的檔案管理方式

人力資源檔案管理方式落后是導致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實現對項目工程檔案進行統一的、有結構的管理，能夠使紙質檔案資料和電子音像檔案資料相結合。要實現全面的信息化檔案管理，一是需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備；二是應該制定檔案管理信息化的戰略，并真正實施，設立專門的監督部門對信息化過程進行全程掌控。

3、提高檔案管理工作人員的職業能力

如果檔案工作人員的檔案管理工作水平不高，對檔案管理工作認識不足，在工作中提不起“管理資料”的興趣、在工作中不夠認真、不能及時處理問題，則檔案管理就面臨著巨大的風險，因此，提高檔案管理工作人員職業能力是十分必要的。首先，應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。

隨著企事業單位人事制度改革的推進，人們的就業自由度提高，人才流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變為“社會人”，人力資源檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重制約了人力資源檔案發揮其應有的使用價值。隨著我國改革的日益深化，各單位對人才信息的需求量也必然更加迫切，21世紀的競爭是人才的競爭，現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據，因此我們必須重新認識人事檔案、人力資源檔案管理工作的作用和重要意義，使之更好的服務社會、服務大眾。

參考文獻

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