新形勢下對化工企業檔案管理存在問題的研究

徐文莉

摘 要：隨著檔案管理創新的不斷深入，化工企業檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰，但在目前的工作中對檔案管理中還存在著很多的問題，不利于檔案的服務功能的發揮。文章主要分析了在新的形勢下化工檔案管理現代化中存在的問題，提出了相應的對策，以提高檔案管理工作的質量，為我國化工企業的發展做出應有的貢獻。

關鍵詞：化工企業；檔案管理；現代化；創新策略

檔案管理工作就是用科學的方法對檔案進行管理，而使用計算機進行檔案管理則是科學管理檔案的一種重要的體現。伴隨著國內經濟的快速發展和社會的逐漸進步，各種資源都在不斷的進行交換和流動，于是檔案的數量也在直線的上升，對于檔案的使用也更頻繁，傳統的檔案管理方式已經無法滿足社會需求。現在是信息化時代，網絡信息技術在各個領域中的使用也是更加的普遍。檔案信息管理的信息化和現代化已經成為社會發展中的必然趨勢。

1 現代化化工企業檔案管理存在的誤區

檔案管理創新是指用科學的原則和方法管理檔案，為企業和社會經濟發展提供服務，其基本內容包括檔案的收集、保管、利用和信息化背景下的信息加工和信息輸出。管理創新能激發創造力，可不斷地開發出新的工作方式和解決問題的辦法。檔案管理信息化的創新，即不斷根據市場和社會的變化和發展，在知識創新的基礎上，滿足檔案服務需求，達到檔案工作服務社會經濟發展的目標。同時，隨著現代科技的廣泛應用既為檔案管理工作帶來了方便，也存在一些問題。

（一）檔案管理的保密性和安全性不強

檔案管理的保密性和安全性不強的主要原因有人為因素和技術因素。檔案部門的工作人員的安全保密意識淡薄，對發布的信息缺少嚴格的審查和管理；電腦病毒橫行，加之黑客的惡意攻擊，導致檔案信息的安全受到威脅。

（二）化工企業電子檔案的數量較多

電子檔案是未來檔案發展的一種新型檔案載體，化工企業必須對電子檔案的概念、數據處理和網絡安全等方面認真研究、綜合利用，從而擴大審視視角，逐步形成一套科學的電子檔案管理方法，確保檔案管理信息化建設的健康、有序發展。

（三）競爭、協作理念不完善

當今社會的各個領域既存在競爭，也存在協作，檔案管理工作也不例外。只有引進競爭機制和團隊精神，加強部門間的交流和協作，普及檔案信息自動化處理和管理技術，檔案信息資源才能實現有效開發和利用，才能更好地服務于企業和社會經濟的發展。

2 新形勢下化工企業檔案管理的創新研究

（一）化工企業檔案管理的規范化

化工企業的相關部門應該出臺相應的檔案收集、歸檔制度，使檔案的收集、歸檔工作做到按章辦事，按規操作，保證檔案的完整。具體做好以下幾個方面的工作：1.嚴格執行檔案、文件、材料的收發登記制度；2.加強對零散文件、材料的收集；3.平時文件、材料的收集工作要落實到人，檔案的收集只靠少數專職人員完成是不行的，必須建立專兼人員相結合的檔案管理隊伍。檔案材料的收集范圍歸納起來主要包括以下幾個方面內容：一是單位計劃檔案管理方面，應歸檔的材料包括單位月計劃、季度計劃和年計劃，以及化工企業的執行計劃、預備計劃等；二是化工企業在實施計劃的過程中對檔案管理方面，應包括相應的工程審批表、督導人員審核記錄表、工作情況登記表、評估標準及相應的分析報告；三是部門工作人員檔案管理方面，包括員工登記卡、在職員工變動登記卡、獎懲情況記錄等內容；四是各單位工作量管理及業務考核方面，包括部門情況登記表、工程質量情況信息反饋表、業務進修情況登記表等內容。

（二）檔案形成過程的客觀化

科學技術不斷提升的大背景下，新技術在管理工作中被應用的越加廣泛。其實，檔案管理工作也是非常需要這種新技術的。因為，檔案管理人員的工作量是非常大的，工作人員不單單要整理這些檔案信息，還要將這些檔案信息分門別類的存儲好。在這種狀況下，工作人員一旦擁有現代化的技術和設備，做這些工作時就會變得輕松的多。檔案管理員要堅持原則，嚴格按規定辦事，確保管理文件材料要真實、準確，切忌因自己工作上的不周或外界干擾影響檔案的質量，甚至造成不良后果和惡劣影響。

要對企業傳統的檔案加強更新管理，建立起及時收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對傳統類型的信息與資料進行深入加工，滿足單位的職能和服務等功能需要。要加強檔案數據庫建設，將各種音頻、視頻、圖像資料機制加入企業檔案數據庫，以達到對單位檔案庫的及時更新和整理。

（三）提高對檔案保管的重視程度

對于化工企業檔案管理工作的開展而言，檔案管理保密無疑是極為關鍵的組成部分。從這一角度上來說，檔案管理庫房在選址與建造的過程中應當充分結合我國現行相關標準與規范執行，確保檔案管理所涉及到的庫房與辦公室以及與閱覽室在空間區域劃分中的獨立性。更為關鍵的一點在于：單位還應當針對保密檔案管理工作人員進行系統且專業的技能培訓，確保他們能夠針對保密檔案管理進行有效區域與嚴格管理。

要讓相關領導和管理者看到單位檔案管理的價值，要使他們深入認知到檔案管理的積極價值，使他們將企業的經濟效益和社會效益的取得有機地與檔案管理工作相聯系，在意識上重視，在條件和環境上支持，為企業檔案管理打下一個寬松的氛圍和良好的支持環境。

（四）加強檔案的利用化

有效開發利用檔案，是檔案工作的落腳點，也是檔案人員和檔案部門的職責。將檔案作為資源，圍繞化工企業各項工作，及時地有效地開發利用，并為之服務，將會使檔案大放異彩，會使化工企業的工作充滿朝氣。以部門檔案為例，檔案管理人員定期對部門各項指標進行統計、分析，并將統計結果上報相關領導和部門，化工企業的領導根據這些數據分析出該部門的工作情況，從而能夠對該部門的管理工作進行評估，可以此調動各個部門的積極性。根據這些數據，結合產生這些數據的其他檔案材料和背景資料，還可分析出部門工作和員工管理工作中存在的問題，為制定相關的管理措施，改進方法，提高工作質量，為加強工作人員的思想政治工作提供信息支持。

在化工企業檔案管理工作中如果能夠提高檔案管理人員的專業化素質問題，將化工企業檔案管理做到規范化，保證檔案形成的客觀化，最后加強化工檔案的利用化，那么化工行業的檔案管理工作一定會進入高效的現代化。

（五）激發檔案管理人員工作的積極性

要想激發檔案管理人員工作的積極性，首先領導要加強對檔案管理工作的重視，時常對檔案管理工作人員給予一定的關懷，使得管理人員在心理感受到自身工作崗位的重要性，其次要設立一定的工作獎懲制度，對于工作認真負責，工作成效顯著的員工進行一定的物質或者精神獎勵，不斷激發他們的學習熱情。相反，對與工作態度散漫，工作成效較差的管理人員進行一定的懲罰，是其充分認識到自身的錯誤，一邊在日后的工作中加以改正。通過這樣的一種方式，定會對檔案管理工作產生積極地促進作用。

3 總結

在新的形勢下，化工企業的檔案管理必須加快現代化進程，要從管理觀念入手，采取一系列措施積極探索科學的管理模式，改正傳統管理中存在的問題，確保檔案作用的有效發揮，從而促進我國化工行業的健康發展。

參考文獻

[1]覃曈.新形勢下檔案管理現代化面臨的問題及對策[J].財經界，2015（4）.

[2]丁紅.新形勢下檔案管理現代化問題及相應對策[J].中國信息化，2014（2）.