信息化下城建檔案管理問題研究

張景婷

摘 要：本文著手于信息化下城建檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合我國現(xiàn)階段信息化下城建檔案管理工作的實際情況進行分析，總結(jié)出完善信息化下城建檔案管理工作的具體措施，為我國今后的城建檔案管理工作創(chuàng)新提供合理化參考。

關(guān)鍵詞：信息化；城建檔案管理；問題研究

在新時期的社會格局下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境逐漸成為了我國城市建設(shè)的主要發(fā)展環(huán)境之一，為切實滿足新時期的業(yè)務(wù)需要，城市建設(shè)規(guī)劃部門在檔案管理工作中應對城市運作模式進行適當?shù)膬?yōu)化與創(chuàng)新，營造網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的新型信息技術(shù)管理模式，充分利用信息技術(shù)的先進性與高效性提高城市建設(shè)的檔案管理水平。

1 信息化下城建檔案管理工作中存在的問題

1.1 城建檔案管理的內(nèi)容單一

城市建設(shè)檔案資料管理工作在實踐環(huán)節(jié)具有高度的集中性與先進性，在工作過程中需要業(yè)務(wù)人員與各部門之間通力合作、相互配合，充分發(fā)揮各部門間的工作效用，為檔案資料管理工作提供可靠援助[1]。然而，現(xiàn)階段我國城建檔案管理工作仍舊保持以往的實踐形式，檔案管理工作的內(nèi)容相對單一，在原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上并未進行創(chuàng)新與改進，致使城建檔案管理工作的效率大大降低，阻礙了我國城建檔案管理工作的應用于發(fā)展。城建檔案管理工作的內(nèi)容過于單一，僅僅注重對文檔資料與電子信息資料的儲存與調(diào)閱，在信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與優(yōu)化方面未加以重視，這些問題情況極大地抑制了我國城建檔案管理工作的先進性，并且極大地降低了城市規(guī)劃部門與建設(shè)部門的項目工作開展效率，嚴重影響城建檔案管理工作的質(zhì)量，對我國今后的城市規(guī)劃與城市項目建設(shè)產(chǎn)生諸多不利影響[2]。

1.2 城建檔案管理人員素質(zhì)水平偏低

根據(jù)我國新華社在2013年6月的城建檔案管理工作普查顯示，在我國大約6成的城建檔案管理部門，都存在著在職人員文化素質(zhì)偏低的情況，很多市級單位在人員招收與職位調(diào)動的過程中沒有按照相應的城建檔案管理制度履行職責義務(wù)，存在部分徇私舞弊的行為，致使大量文化素質(zhì)偏低的人員進入了城建檔案管理崗位，這些文化素質(zhì)偏低的人員受自身文化水平與綜合素質(zhì)的影響，在實踐工作中往往會給檔案管理工作造成一定的影響，進一步增加了城建檔案管理工作問題情況發(fā)生的幾率。其次，在我國城市建設(shè)檔案管理的工作執(zhí)行過程中，管理人員的素質(zhì)水平過低，極易導致檔子資料在錄入與存取時出現(xiàn)被盜用或者丟失的情況，直接損害了企業(yè)單位的實際利益，嚴重情況下還會給企業(yè)單位帶來一定的風險問題，對社會產(chǎn)生惡劣的負面影響[3]。

1.3 城建檔案資料的安全防范技術(shù)落后

在我國城建檔資料的管理工作中，檔案管理人員應積極利用信息化的工作軟件與操作設(shè)備對重要檔案文件進行調(diào)取和儲存，并且采取相應的防范措施，為這些檔案資料提供完善化的安全保障，避免城建檔案資料被不法分子盜用或者損毀，為城建項目工程提供確切的安全保障，提高城建項目工程的檔案資料利用效率。然而，在我國城建檔案資料的管理工作中，大部分企業(yè)單位對于檔案資料的安全防范工作并未給予過多的重視，導致檔案資料始終處于不安全的隱患環(huán)境當中，給企業(yè)單位及城市項目工程建設(shè)帶來不必要的安全隱患。同時，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題逐漸成為社會公眾所關(guān)注的重點內(nèi)容，城建檔案管理在具體實施的過程中理應重點關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，提高檔案資料的網(wǎng)絡(luò)安全防范機制，通過多種手段切實保障檔案資料的安全性。

2 信息化下城建檔案管理問題的改善措施

2.1 檔案管理工作模式的優(yōu)化與創(chuàng)新

針對我國城建檔案管理工作中存在的諸多問題，事業(yè)單位管理人員應積極聯(lián)同各部門對固有的檔案管理工作模式進行優(yōu)化與創(chuàng)新，在城建檔案管理工作中構(gòu)建完善的檔案管理信息平臺，充分利用高效化的信息技術(shù)，創(chuàng)設(shè)完善化、綜合化的檔案信息管理平臺，使城建相關(guān)部門能夠利用檔案管理信息平臺對重要的檔案資料進行相應操作，提高檔案資料的利用效率，促使城建工作更快更好的開展。在檔案信息平臺的構(gòu)建過程中，城市建設(shè)單位應對整個項目工程進行檔案信息資源調(diào)查，整合城建單位原有的檔案信息資源，在信息平臺的構(gòu)建過程中逐步完善城建單位的檔子信息資源，有效提高檔案資料信息平臺的實用性與可靠性。同時，檔案管理人員應連同信息平臺構(gòu)建人員對平臺的使用權(quán)限進行相應的分級規(guī)劃，對檔案信息資源進行分級整合，有效提高檔案信息平臺的資源利用效率，并且有效保證城建檔案信息資料的安全性，避免檔案信息被不法分子所盜用或者損毀。

2.2 提高城建檔案管理工作的現(xiàn)代化

針對我國城建檔案管理工作中存在的問題情況，事業(yè)單位管理人員應積極聯(lián)同各部門對固有的檔案管理工作模式進行優(yōu)化與創(chuàng)新，結(jié)合我國現(xiàn)階段信息化技術(shù)的應用與發(fā)展情況，努力提高城建檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，使先進的信息化技術(shù)能夠?qū)嵺`應用于城建檔案管理工作當中，有效提高城建檔案管理的工作質(zhì)量。

在新時期的社會格局下，信息化技術(shù)逐漸成為了我國社會發(fā)展的重要內(nèi)容之一，針對我國城建檔案管理工作中存在的諸多問題，事業(yè)單位管理人員應積極聯(lián)同各部門開展工作內(nèi)容創(chuàng)新，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)與城建檔案管理工作相結(jié)合，使用掃描儀等先進化的信息技術(shù)軟件，使城建檔案資料能夠快速流轉(zhuǎn)，提高城建部門的資源使用效率。同時，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，

城建部門應加強檔案網(wǎng)站的建設(shè)，充分利用網(wǎng)站的公開性與便捷性，實現(xiàn)部門單位的社會信息公開，為城建項目工程今后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時，網(wǎng)站維護人員還需要開展城建檔案網(wǎng)站，在網(wǎng)站中創(chuàng)設(shè)相應的信息納入系統(tǒng)，使城建檔案資料能夠有效發(fā)布到政府部門的網(wǎng)站上，充分實現(xiàn)資源的高度共享，為城建項目工程今后的發(fā)展營造良好的環(huán)境基礎(chǔ)，更為城建部門今后的社會公眾服務(wù)與經(jīng)濟建設(shè)工作打下扎實的基礎(chǔ)。

2.3 提高城建檔案信息化工作的管理效益

針對我國城建檔案信息化工作中存在的人員素質(zhì)水平問題，檔案管理部門與人事部門應積極采取相關(guān)措施，利用綜合化的網(wǎng)絡(luò)培訓與管理優(yōu)化措施，提高城建檔案信息化工作的管理效益，優(yōu)化城建檔案信息化工作的組織形式，建立高效化的城建檔案管理工作流程。

城建檔案管理部門應積極舉辦與工作相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)培訓，使城建檔案管理人員在網(wǎng)絡(luò)培訓活動中獲得專業(yè)技能與綜合素質(zhì)的提升。同時，檔案管理部門應在實踐工作環(huán)節(jié)實施人性化的管理模式，頒布與制定一系列人性化的服務(wù)條款，例如，檔案信息錄入與管理工作的相關(guān)條例、項目工程信息資源的利用辦法等。通過制定詳盡而又合理的服務(wù)條款，有效提高檔案管理工作的效率，為檔案管理工作人員營造更加優(yōu)質(zhì)化的工作環(huán)境，以此提高城建檔案管理的工作質(zhì)量。

3 結(jié)語

綜上所述，在我國城建檔案管理工作今后的實踐開展過程中，部門管理人員應更加重視檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，并且加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，有效提高我國城建檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻

[1]劉進出.新時期下的城建檔案管理工作[J].信息技術(shù)教育，2013，12（09）：23-24.

[2]楊劍鋒.傳統(tǒng)城建檔案管理工作中存在的問題[J].西北科技大學院報，2012，23（07）：23-25.

[3]何志明，曾偉偉.城建檔案管理工作中的問題分析[J].湖南科技大學院報，2012，12（07）：33-25.