中職院校人事檔案管理中的問題和對策

林亞男

摘 要：人事檔案的管理工作對企事業單位來說，都是其發展中的基礎性工作，尤其是對于中職院校，管理好人事檔案，對中職院校的人力資源開發有著積極的推動作用。隨著社會經濟的不斷發展，尤其是當前互聯網技術的普及以及大數據時代的來臨，中職院校現有的人事檔案的模式已經逐漸的滯后于發展需要，因此分析當前的主要問題，尋找出路與對策，提升中職院校的人事檔案的管理水平具有重要的實踐意義和緊迫性。本文以中職院校的人事檔案為例，在分析問題的基礎上提出了管理對策。

關鍵詞：人事檔案；風險；管理；安全

管理好中職院校的人事檔案，對于院校的人力資源開發有著重要的推動作用，但隨著院校人事隊伍的不斷擴大，現有的管理模式已經逐漸滯后于發展需要，制約了人事管理的發展，本文就著重探討中職院校中人事檔案的管理問題和對策。

1 中職院校人事檔案管理的突出問題

1.1 管理認知偏離、制度缺失

首先，人事檔案工作在中職院校中仍然沒有得到應有的重視，并沒有將人事檔案的工作列入議事日程，對人事檔案的管理涉及到的人力、物力、財力的投入不足，對人事檔案的“重藏輕用”現象仍然十分普遍，管理層對待人事檔案一直都停留在說起來重要，排起來次要，用起來忘掉”的局面。

其次，檔案的立卷不夠規范，案卷質量明顯不足，檔案的材料內容容易發生偏差。對年齡、工齡、黨齡和學歷的記載經常前后不一，有些人事的年齡越填越小，參加工作時間越填越早、文化程度越填越高，造成信息的錯亂。

第三，檔案用紙規格仍未統一，較早的檔案材料的統一規定必須要使用16 開辦公用紙，但是大部分的材料已經允許使用A4 打印紙，由于紙張大小的不統一，使得部分材料在裝訂時不便。

第四，檔案材料短缺。集中體現在履歷表缺少、表彰和處分的資料丟失或是未加蓋公章。

最后，由于人事資料的不斷積累，許多信息過于陳舊，并且沒有突出重點，例如就個人履歷、社會關系、政治面貌方面的檔案記錄較多，但是反映出個人素質、技術能力方面的材料不足，這些都影響了檔案的質量，有些院校仍然采用的是傳統的手工管理操作，并沒有引入電子信息化的管理手段，工作效率低下，嚴重滯后于檔案管理的現代化需求、信息化需求和科學化管理水平。

1.2 人事檔案內容失真

無論是什么類型的檔案材料，真實性是其最核心的內容，這對人事檔案來說尤其重要，毫無疑問當人事檔案的內容失真，必然影響到中職院校的人力資源的開發工作。

現狀突出的問題是許多資料的材料歸檔不明確，有些不該歸檔的歸檔了，有些該歸檔的卻零零碎碎沒有合理回檔或及時歸檔，有些檔案的記錄內容也是十分矛盾，前后一步，公歷和農歷混淆，入團時間和入黨時間混淆，姓名和曾用名混淆等，這些都給檔案管理的材料帶來了較大的麻煩，尤其是對于常用名，經常混淆同名同姓的資料檔案，檔案中的考核內容大部分都只記錄優點，對缺點未有記錄，只強調業績，沒有顯示過失。這些問題的根源在于許多人員在填材料時就沒有實事求是，從自身利益出發，不顧人事檔案管理工作的效益。而人事管理部門也并為就材料的真實性加以審核，沒有及時的發現問題，導致人事檔案一錯再錯。

1.3 人才流動日趨頻繁，“棄檔不顧”現象

隨著經濟的不斷發展，近幾年人才市場的流動變得更為頻繁，而人員的大量流動帶來的檔案管理問題也逐漸凸顯。隨著我國教育體制的改革，中職教育進入了快速發展的階段，使得教師出現了一定的缺口，人才流動頻繁使得許多學校為了競爭得到高素質的人才，對人事檔案工作進行可以的忽略，形成了“棄檔不顧”現象。造成原單位有檔無人，現單位卻有人無檔的人檔分離的局面。

1.4 管理手段不足

隨著互聯網技術的不斷發展，引入信息化的管理手段是人事檔案管理的發展趨勢，人事檔案電子化可以有效的提升工作效率，避免了傳統的手工操作的紕漏，提升人事檔案的管理質量。但是就目前來說，中職院校的人事檔案的管理采用信息化手段管理的仍然是少數，一方面投入的資金不足，一方面及時投入了資金，無論是硬件還是軟件都不足以支撐信息化服務。

1.5 忽視檔案的開發利用

目前檔案利用工作存在著較大的被動性，都是等待領導安排，或是上級來了具體的任務，相關的工作人員才去突擊性的整理調閱文件資料，缺乏檔案資源開發與利用的管理機制

2 中職院校人事檔案管理的提升措施

2.1 完善檔案管理制度

完善《收集制度》，明確資料收集范圍和要求，充實檔案資料，體現檔案材料的全面性。完善《鑒別歸檔制度》，對材料進行有效的鑒別，查漏補缺，存真去假。完善《保管保密制度》，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全。完善《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。

2.2 重質量，抓管理

高校人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。

2.3 引入信息化技術管理

采用信息化的手段管理人事檔案，建立檔案數據資料庫，完善軟件和硬件的基礎設施支撐，形成人事檔案數據庫系統，使檔案數據化、信息化，實現檔案的借閱、查閱、歸檔、統計等工作的微機操作，快速、準確、全面提供人事信息，實現人事檔案管理利用先進的計算機技術和科學的檢索系統進行動態管理，改變過去單靠紙質檔案了解檔案信息的傳統方式，確保檔案信息的真實性和準確性，不斷提高工作效率和質量。

3 結語

隨著我國教育事業改革的持續推進，學校人事制度也不斷的改革創新，如何更好的管理人事檔案，為院校提供人才隊伍力量，是檔案管理中的熱點問題。尤其是中職院校，人事檔案反映的是在人事管理中形成的個人的經歷、才能、工作狀況、獎懲情況的一種原始性的文件記錄，對于人事的任免、員工的考核起到重要的依據和參考作用。本文著重探討了人事檔案的管理工作，為解決問題提出了建議和思考。

參考文獻

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[2]田曉瓊.新時期人事檔案管理應強化還是弱化 [J].檔案學研究.2007（02）