淺析企業檔案信息化建設

徐行有

摘 要：新形勢是指事物發展新的態勢，在新形勢下，無論從哪個層面考量，檔案信息化的推進都勢在必行。檔案工作者如何從被動服務者轉為直接參與者，如何做好檔案信息化的推進工作，是新形勢下企業檔案工作面臨的重要課題。本文從企業檔案信息化的必要性檔案信息化建設的實施要點兩方面進行了分析，對企業檔案信息化建設具有積極意義。

關鍵詞：企業；檔案；信息化；建設

企業信息化是目前企業建設與發展的一個重要內容，而企業檔案信息化正是企業信息化建設的一個重要組成部分。所謂企業檔案信息化，是指企業在檔案管理活動中，利用計算機技術，對企業所有檔案信息資源進行有效采集、直至提供利用的全程管理，其覆蓋了企業信息流管理的全部內容。檔案部門作為企業信息收集、整理、保管和傳遞的中心，在大力實施信息化建設的今天，必須抓住機遇，加快檔案信息化建設步伐，這是企業檔案工作發展的方向。

1 企業檔案信息化的必要性

1.1 企業檔案信息化是企業全局信息化發展的需要

現代企業的科研生產、經營管理都完全依賴于各應用信息系統之間的數據交換，企業信息化為企業各項決策提供了可靠的信息和數據支持，使企業資源得到合理配置。目前企業信息化的主要應用系統有：MES 執行制造管理系統，項目管理系統，人才資源管理系統，ERP 應用系統等，企業的研發、采購、生產、加工、銷售等各環節都依賴于各種數據的提取和使用，其中檔案信息是企業科研開發、生產運營中最可靠、最直接的數據信息。因此，檔案信息化的推進對企業的科研生產和運營發揮著至關重要的作用。

1.2 企業檔案信息化是企業內部數據交互的需要

隨著企業信息化的發展，現代企業的運營基本上是建立在應用系統之上，各應用系統會產生不同的數據，如工藝CAPP 數據、PDM 數據、檔案管理系統數據、公文管理系統數據、ERP 系統數據、門戶系統數據、保密管理系統數據等，這些數據及其數據交換成為現代企業運營的重要支撐。在科學技術日新月異的今天，信息技術飛速發展，企業信息化也隨著科技和企業科研生產的需求不斷推進。檔案信息化也應緊跟企業信息化的浪潮，否則，檔案管理系統將會因為無法與企業其他信息系統進行數據信息的交換而變成信息孤島[1]。

1.3 企業檔案信息化是企業科研生產對于數據的需求

1.數據量發生質變。隨著信息技術的發展和企業自身業務流程的擴展，企業產生的檔案數量極速增加；同時，隨著企業科研、生產等各環節流轉的加快，各個環節產生的檔案數量也在極速增加。2.數據形式發生變化。隨著三維仿真設計在各行業中的廣泛應用，大量的三維數據成為企業歸檔文件的重要組成部分。三維數據的存儲方式和利用形式都不同于傳統的二維數據的管理方式。3.載體形式發生變化。隨著信息技術的普及，檔案載體由傳統的紙質形式向各種磁介質、光介質等新型載體轉變，傳統紙質檔案的管理方式已經無法適應現代信息技術產生的各種新載體檔案的管理需求。

2 檔案信息化建設的實施要點

2.1 統一目標，明確而行

企業檔案信息化工作任重而道遠，這就要求從領導層、管理層開始，將其納入到企業信息化的整體規劃之中，堅持技術與管理并重、檔案信息化與企業信息化建設同步實施的原則。檔案信息系統建設目標為：以信息化規劃為指導，結合檔案專業特點，立足于規范管理和提高效率，依托先進的信息技術，注重信息、業務和系統的集成，建立檔案目錄中心，實現檔案信息資源的優化配置及信息共享，提高檔案管理的工作效率和服務水平。這一目標也可形象地概括為：檔案資源數字化、檔案信息結構化、數據傳輸網絡化、檔案管理自動化、信息利用全員化[2]。

2.2 統籌規劃，分步推進

企業檔案信息化建設既然是一項系統工程，那就應該在目標明確后做好統籌規劃，而總體規劃的制定，必須服從企業發展戰略，要根據本企業的發展戰略和檔案信息化建設的客觀規律，制定出符合企業自身實際又切實可行的檔案信息化建設的總體規劃，繼而制定統一的標準、措施、要求，突出重點，分層推進，分步實施，確保企業檔案信息化建設工作的有序進行。這種規劃方式在檔案信息化建設過程中體現出了一定的優勢，有了統一的實施規劃，統一的制度保障，統一的技術支持，檔案信息化建設開展起來就比較順利。同時這種集中分級的管理模式也避免了資源的重復開發和浪費，節省了投資，提高了效率[3]。因此，企業在規劃檔案信息化建設時應從全公司角度通盤考慮，根據全公司的整體情況，做好系統需求及軟硬件配置的設計和有關制度標準的制定，具體實施時則可根據自身實際，采取合理適用、經濟可行的實施方案。

2.3 基于技術，創新管理

從表層看，企業檔案信息化是計算機技術的應用實施過程，然而究其實質，則是一種復雜的融合了現代管理學思想的管理實施過程，其驗證的唯一標準就是其實施后的成效。要保證企業檔案信息化實施后的成效，就要在實施過程中讓信息技術和信息管理“比翼雙飛”，技術是手段，管理創新是關鍵。企業檔案信息化建設要雙管齊下，一方面利用先進的信息技術手段，減少工作量，提高工作效率；另一方面，不斷創新思路，接受新事物，將有效的檔案管理方式與先進的信息相結合，使其發揮最大效用。

2.4 注重管理，完善制度

凡事有法可依則通，有章可循則達。企業檔案信息化建設也應遵循這個準則，以此建立一套完善的企業信息化建設標準規范體系。在遵循國家相關規定的基礎上，結合工作實際，總結經驗，著力開展檔案信息化標準、規范的研究制定工作。堅持從管理性標準、業務性標準、技術性標準三個層面上系統規劃檔案信息化標準體系，先后在公司層面制訂多個制度體系文件，建立一套行之有效的檔案管理制度和規范。這些規章制度和標準規范體系的建立，優化了檔案工作流程，有力地保障了檔案信息化建設的有序開展[4]。

2.5 正確處理高效利用和安全保密的關系

檔案信息系統在提供多方位、多角度、快捷、準確的用戶服務，滿足各類利用需求的同時，決不可忽視安全保密問題，檔案信息對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用權限的。因此，檔案信息化建設中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全，其中包括檔案實體安全和電子信息安全兩部分。傳統的檔案實體安全可通過加強檔案實體流動過程的監控管理予以保證；而電子信息的安全則必須針對電子信息的特點和不安全因素建立信息安全機制，通過加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，使系統及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

3 結束語

大型企業的檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，其涉及的范圍廣、牽涉的前端業務系統多、數據量大并且數據結構復雜，在開展檔案信息化建設之前，應針對自身企業的實際情況、信息化建設的程度，進行深入的調查、分析和科學的論證，制定出檔案信息化發展的總體框架、規劃、具體措施、技術支撐、標準規范以及組織實施，使檔案信息化建設能夠規范、有序、快速地發展。

參考文獻

[1]李敏. 論企業檔案的信息化建設[J]. 科學中國人，2015，06：71.

[2]朱小琳. 企業檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J]. 科技與創新，2015，04：71+74.

[3]封愛萍. 加強企業檔案管理信息化建設的有效策略研究[J]. 中外企業家，2015，05：208+213.

[4]楊昊. 企業檔案管理的信息化建設[J]. 商場現代化，2015，03：121.endprint