企業(yè)采購成本內(nèi)部控制有效性分析

吳鋒

摘 要：采購是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的推動力，降低生產(chǎn)成本、增加產(chǎn)品利潤、提高企業(yè)效益都需要通過加強(qiáng)采購成本內(nèi)部控制來實(shí)現(xiàn)。文章分析了采購成本內(nèi)部控制的重要性，從采購成本內(nèi)部控制失衡的危害探討當(dāng)前企業(yè)采購成本內(nèi)部控制體系普遍存在的問題，并提出相應(yīng)的完善措施，以期為企業(yè)采購成本內(nèi)部控制有效性提供更科學(xué)的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：采購成本；內(nèi)部控制；有效措施

企業(yè)以創(chuàng)造利潤為價(jià)值追求，實(shí)現(xiàn)利潤最大化就是企業(yè)開展各項(xiàng)活動的最終目的。在如今經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展、信息高度開放的時(shí)代，企業(yè)面臨的市場競爭也越來越激烈。為了能在激烈的市場競爭中保持穩(wěn)步提升的企業(yè)效益，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理尤其是采購成本的內(nèi)部控制尤為關(guān)鍵。采購是企業(yè)運(yùn)營過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，如果能更好地實(shí)現(xiàn)對采購成本的控制與管理，不僅能有效降低企業(yè)運(yùn)營成本，還能增加企業(yè)經(jīng)營效益和市場競爭力，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提與保障。

一、采購成本內(nèi)部控制的重要性

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營主要包括三個(gè)環(huán)節(jié)：供應(yīng)、生產(chǎn)和銷售，采購就是供應(yīng)環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容。物資采購的工作質(zhì)量和工作效率對企業(yè)整合內(nèi)外資源、降低經(jīng)營成本、加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控乃至維持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展都具有重大意義。要降低采購環(huán)節(jié)的費(fèi)用支出，就必須對采購成本進(jìn)行有效的控制。采購成本的內(nèi)部控制就是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資采購的過程加以指導(dǎo)、調(diào)節(jié)和監(jiān)督，并且對反饋信息進(jìn)行全面的分析與掌握。企業(yè)在進(jìn)行采購時(shí)都會事先制定一個(gè)成本目標(biāo)，成本控制就是在預(yù)定的成本目標(biāo)范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào)控，通過對生產(chǎn)材料及資源耗費(fèi)程度的計(jì)算、監(jiān)督和考察，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購成本中不合理的地方，予以正確的指導(dǎo)并加以限制，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)降低生產(chǎn)成本、提高經(jīng)營效益的目的。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，企業(yè)采購環(huán)節(jié)的采購總成本一般占到產(chǎn)品總成本的50%以上，也就是說，企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制到位的話，就能顯著擴(kuò)大企業(yè)的盈利空間，實(shí)現(xiàn)更大化的經(jīng)濟(jì)利益。其次，企業(yè)采購業(yè)務(wù)的優(yōu)劣也與企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量有著必然關(guān)系，而產(chǎn)品質(zhì)量又直接影響著企業(yè)利潤的高低和企業(yè)形象的塑造。因此，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)步健康發(fā)展的態(tài)勢，必須要建立起一個(gè)完善而系統(tǒng)的采購成本內(nèi)部控制體系，良好的采購成本內(nèi)部控制體系可以使企業(yè)財(cái)務(wù)信息更加真實(shí)準(zhǔn)確，能夠在很大程度上規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定出正確的經(jīng)營決策，更好地適應(yīng)市場環(huán)境的發(fā)展與變化。嚴(yán)格執(zhí)行采購成本內(nèi)部控制，也是避免企業(yè)發(fā)生不必要的經(jīng)濟(jì)損失，造成財(cái)政危機(jī)的有力手段。

二、采購成本內(nèi)部控制失衡的危害

采購成本內(nèi)部控制對企業(yè)經(jīng)營管理的重要性是毋庸置疑的，一旦采購成本內(nèi)部控制失衡，就必然造成企業(yè)不可挽回的財(cái)政損失。從目前許多知名企業(yè)對于采購成本內(nèi)部控制體系的完善程度及執(zhí)行力度來看，還存在著明顯的漏洞和不足之處，有章不循、有法不依、監(jiān)督不嚴(yán)、執(zhí)行缺失的情況普遍存在，這種企業(yè)內(nèi)部控制失衡、管理功能弱化、控制效力低下的現(xiàn)狀嚴(yán)重制約了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和持續(xù)發(fā)展。

1.資本虧損，市場運(yùn)行效率降低

企業(yè)采購成本內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，如果對采購成本的控制、監(jiān)督及約束機(jī)制不能得到有效的實(shí)施，必然會影響到整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制職能的發(fā)揮。在企業(yè)采購成本內(nèi)部管理失衡的情況下，企業(yè)財(cái)務(wù)控制管理功能就會日漸減弱，采購、運(yùn)輸及財(cái)務(wù)監(jiān)督職責(zé)也會變得不明確，企業(yè)采購成本內(nèi)部控制管理體系形同虛設(shè)，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失嚴(yán)重，資產(chǎn)管理混亂，財(cái)務(wù)會計(jì)信息失真現(xiàn)象頻發(fā)，這不僅對公司形象有很大影響，更會嚴(yán)重降低公司資本市場運(yùn)行效率。

2.競爭力減弱，企業(yè)經(jīng)營失敗

企業(yè)采購成本內(nèi)部控制體系是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的原動力，其構(gòu)建的根本目標(biāo)是為了給企業(yè)持續(xù)運(yùn)營提供必要的支持和保障。采購成本內(nèi)部控制體系制定不完善或是執(zhí)行不到位都會造成采購成本內(nèi)部控制體系的失衡，造成企業(yè)的市場競爭力大打折扣，經(jīng)濟(jì)效益出現(xiàn)下滑，如果不及時(shí)加以制度上的完善和效力上的提升，就必然會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營的失敗。中航油新加坡公司的期貨投資虧損以及銀廣夏公司的財(cái)務(wù)舞弊事件都是最好的實(shí)例證明。從這些事件反映出來的問題可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)采購成本內(nèi)部控制對企業(yè)經(jīng)營管理的影響非常重大且深遠(yuǎn)，無論是從企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益考慮，還是從企業(yè)長遠(yuǎn)的可持續(xù)發(fā)展出發(fā)，我們都必須對企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行深刻的思考。

三、采購成本內(nèi)部控制中存在的問題

1.職權(quán)分配不合理，采購內(nèi)部控制制度不完善

目前，許多企業(yè)都存在著企業(yè)采購職權(quán)分配不清晰或是不合理的情況，采購成本內(nèi)部控制制度的建設(shè)尚不到位。因?yàn)槠髽I(yè)采購成本內(nèi)部控制體系的不完善，導(dǎo)致企業(yè)在進(jìn)行采購時(shí)缺乏有效的約束和依據(jù)，因而采購成本無法得到有效的縮減，加重了企業(yè)的財(cái)政支出。再加之不少企業(yè)采購環(huán)節(jié)中負(fù)責(zé)采購的專職人員職權(quán)分配存在不合理的地方，沒有對不相容的崗位進(jìn)行分離，給企業(yè)采購環(huán)節(jié)滋生腐敗現(xiàn)象提供了溫床，大大影響了企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的有效性。

2.審查監(jiān)督不到位，采購工作績效考核質(zhì)量低

雖然不少企業(yè)已經(jīng)逐步意識到了采購成本內(nèi)部管理的重要性，也對采購工作的內(nèi)部監(jiān)督環(huán)節(jié)和績效考核制度制定了一系列的標(biāo)準(zhǔn)，但是企業(yè)采購的內(nèi)部監(jiān)督力度仍然不高，相關(guān)流程也沒有得到進(jìn)一步的完善與落實(shí)，甚至某些企業(yè)為了圖方便直接省略掉了采購環(huán)節(jié)的簽字審批過程。除此之外，還有一個(gè)明顯的問題在于多數(shù)企業(yè)對采購工作的績效考核指標(biāo)還停留在采購產(chǎn)品的價(jià)格、質(zhì)量和及時(shí)性等方面，缺乏對采購工作的內(nèi)部控制指標(biāo)的考評，這就導(dǎo)致企業(yè)采購環(huán)節(jié)的執(zhí)行部門和監(jiān)管部門職責(zé)模糊，采購監(jiān)管審查機(jī)制效力不大，采購成本無法得到有效的控制。

3.采購預(yù)算不完善，沒有健全的供應(yīng)商管理體系

企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的有效性與采購價(jià)格以及供應(yīng)商管理工作的質(zhì)量有直接的關(guān)系。部分企業(yè)采購預(yù)算并不完善，對于采購成本的預(yù)算管理執(zhí)行力度明顯不夠，缺乏對采購產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、時(shí)效性等關(guān)鍵因素的掌控，企業(yè)中沒有形成健全的供應(yīng)商管理體系，也沒有建立起相應(yīng)的供應(yīng)商管理機(jī)制，這種供求關(guān)系的不穩(wěn)定給企業(yè)采購帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也不很利于企業(yè)對采購成本的內(nèi)部控制與管理。

四、企業(yè)采購成本內(nèi)部控制有效策略

1.強(qiáng)化企業(yè)采購內(nèi)部控制意識

要加強(qiáng)企業(yè)采購成本內(nèi)部控制有效性，首先要注重對企業(yè)采購部門內(nèi)部控制意識的培養(yǎng)，通對企業(yè)采購環(huán)節(jié)存在的不規(guī)范、不合理的地方進(jìn)行分析，理論結(jié)合實(shí)際對采購人員進(jìn)行培養(yǎng)和教育，將相關(guān)工作人員的薪資與之直接掛鉤，將采購成本內(nèi)部控制的有效性作為業(yè)績考核標(biāo)準(zhǔn)的一部分，以此強(qiáng)化采購人員的內(nèi)部控制意識，切實(shí)增強(qiáng)企業(yè)采購成本內(nèi)部控制工作的執(zhí)行力度。

2.落實(shí)采購內(nèi)部控制管理制度

企業(yè)應(yīng)建立起完善的采購成本內(nèi)部控制制度，從采購預(yù)算機(jī)制、采購定價(jià)機(jī)制、采購供應(yīng)機(jī)制等方面切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)對采購成本內(nèi)部控制的有效性。通過對產(chǎn)品采購質(zhì)量、價(jià)格、標(biāo)準(zhǔn)的層層把關(guān)，有效杜絕采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)漏和貪污現(xiàn)象。對采購價(jià)格要進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，確保采購成本的合理性。對金額投入較大的采購項(xiàng)目進(jìn)行議價(jià)采購或是公開招標(biāo)采購，將采購的范圍擴(kuò)寬，爭取實(shí)現(xiàn)采購商品質(zhì)量和價(jià)格的最優(yōu)化，同時(shí)避免不正當(dāng)?shù)慕灰捉o企業(yè)帶來損失，從根本上降低企業(yè)的采購成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.加大采購成本內(nèi)部控制監(jiān)管力度

對采購職權(quán)進(jìn)行合理、明確的分配，將市場采購權(quán)、價(jià)格控制權(quán)及質(zhì)量驗(yàn)收權(quán)三權(quán)分離，各職權(quán)負(fù)責(zé)人都嚴(yán)格按照采購成本內(nèi)部控制體系的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行本職工作。其次，對所有所有外購材料要統(tǒng)一采購驗(yàn)收，統(tǒng)一審核結(jié)算，統(tǒng)一轉(zhuǎn)帳付款，但是對這三個(gè)模塊采購費(fèi)用的要分開控制，避免財(cái)務(wù)上出現(xiàn)漏洞。最后，對采購產(chǎn)品的品種、數(shù)量及質(zhì)量等硬件指標(biāo)進(jìn)行透明處理，產(chǎn)品供應(yīng)商之間的價(jià)格競爭程序公開，采購?fù)瓿珊蠼Y(jié)果也要公開，對整個(gè)采購過程涉及到的合同簽訂一定要精準(zhǔn)到位，確保手續(xù)與簽字齊全，保證采購成本的真實(shí)性和可靠性，將企業(yè)采購成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。對采購過程中出現(xiàn)的貪污或賬目模糊的情況一定要嚴(yán)格處理，建立并完備與采購成本內(nèi)部控制體系相適應(yīng)的懲罰措施，以制度要求采購人員廉潔奉公，杜絕采購腐敗滋生。

五、結(jié)束語

采購是企業(yè)經(jīng)營活動中的重要環(huán)節(jié)也是首要環(huán)節(jié)，企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的有效性對企業(yè)最終利潤的形成有著直接影響作用。作為企業(yè)運(yùn)營管理的起點(diǎn)和源動力，企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的提高是企業(yè)改革與發(fā)展的要求，也是企業(yè)在激烈的市場競爭中始終保持優(yōu)勢，得到長足發(fā)展的必然前提。因此，企業(yè)在進(jìn)行采購工作時(shí)，必須建立起完善的采購成本內(nèi)部控制體系，并確立相應(yīng)的強(qiáng)制執(zhí)行和監(jiān)管機(jī)制，確保企業(yè)采購全過程都處于受控狀態(tài)，讓采購工作有章可循，有法可依，促進(jìn)企業(yè)采購工作規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效益的最大化。

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