“四個(gè)加強(qiáng)”推動(dòng)基層單位檔案管理科學(xué)化

楊文

檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，是企業(yè)建設(shè)史、成長(zhǎng)史、改革史、發(fā)展史的真實(shí)記錄，是推進(jìn)企業(yè)持續(xù)協(xié)調(diào)共同發(fā)展的可靠憑證，是領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)研究、工作查考的第一手資料?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平高低的重要標(biāo)尺，是企業(yè)的寶貴歷史財(cái)富。

近年來(lái)，煙草商業(yè)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等各個(gè)方面，實(shí)行了一系列富有成效的變革，特別是煙葉生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)行的、卷煙營(yíng)銷(xiāo)推行的市場(chǎng)化取向改革、專(zhuān)賣(mài)管理開(kāi)展的“打私、打假、打真”活動(dòng)，企業(yè)管理實(shí)行的精益管理，等等，推動(dòng)各項(xiàng)工作取得長(zhǎng)足的進(jìn)步。檔案工作作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，在開(kāi)展精益管理的背景下，檔案工作的管理水平、信息化建設(shè)水平、人員技能，越來(lái)越不能適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展的進(jìn)程，越來(lái)越不能滿足企業(yè)改革發(fā)展的需求。

如何提高基層單位的檔案管理水平，切實(shí)以“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的高度責(zé)任感，履行檔案工作“存史、育人、資政”的職能作用，真正發(fā)揮服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的“應(yīng)有之義”，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中亟待解決的問(wèn)題。2014年7月份，山東省檔案局下發(fā)了《》，為檔案管理科學(xué)化指明了方向，明確了路徑。下面，筆者圍繞檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、信息化建設(shè)等方面，談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，必須一以貫之地強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

實(shí)踐證明，堅(jiān)強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)是干好檔案工作的必備前提，這也是2010年淄川區(qū)局（分公司）榮獲全省系統(tǒng)基層單位第一家“省特級(jí)檔案室”的寶貴經(jīng)驗(yàn)。要建立基層單位主要負(fù)責(zé)人聽(tīng)取檔案工作情況匯報(bào)制度，及時(shí)研究解決檔案工作存在的問(wèn)題；要成立基層單位主要負(fù)責(zé)人負(fù)總責(zé)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為各司其職的檔案工作委員會(huì)，搭建起自上而下的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制；要將檔案工作納入所有部門(mén)的職責(zé)范疇，分解到每個(gè)崗位，實(shí)現(xiàn)全員、全方位、全過(guò)程檔案歸集流程；要將檔案工作納入督查督辦工作流程，每月督導(dǎo)檔案工作的進(jìn)度、質(zhì)量，切實(shí)做到檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的“同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核”。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，必須一以貫之地強(qiáng)化制度建設(shè)

健全完善的制度體系是檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化的根本保障。要立足于檔案人員的履職盡責(zé)，著眼于檔案的整理、保密、鑒定、銷(xiāo)毀、利用、庫(kù)房管理及離崗交接等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，健全完善檔案管理和歸集整理制度，切實(shí)構(gòu)建起從形成源頭到整理歸檔，從保管利用到鑒定銷(xiāo)毀全過(guò)程的檔案制度體系。特別是要針對(duì)當(dāng)前檔案工作信息化的特點(diǎn)，圍繞電子檔案的歸檔范圍、整理分工、整理方法、質(zhì)量要求和歸檔時(shí)間，建立健全《電子檔案歸集制度》，切實(shí)從制度上明確檔案信息化建設(shè)的具體要求。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，必須一以貫之地強(qiáng)化信息化建設(shè)

當(dāng)前，大多數(shù)基層單位檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，缺乏現(xiàn)代化、信息化的管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低 ，“實(shí)體檔案管理為主，電子檔案管理為輔”的情況普遍存在。2014年以來(lái)，新版省局（公司）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的上線運(yùn)行，為檔案管理信息化建設(shè)搭建了良好的平臺(tái)。要積極借助省局（公司）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，著錄文書(shū)、會(huì)計(jì)、科技、聲像11類(lèi)電子目錄，確保室存檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，要掃描錄入1983年以來(lái)的文書(shū)檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、人物檔案，同步開(kāi)展硬盤(pán)、光盤(pán)異質(zhì)備份。目前，淄川區(qū)局（分公司）室存的文書(shū)、專(zhuān)業(yè)、聲像、照片、實(shí)物、人物檔案電子化率達(dá)到由原來(lái)的17%提升至80%，為檔案的高效利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，必須一以貫之地強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

近年來(lái)，檔案工作正由簡(jiǎn)單化向系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變，由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理演進(jìn)，由手工管理向信息管理進(jìn)展，著力打造一支素養(yǎng)高、技能強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍，與時(shí)俱進(jìn)地跟上檔案工作發(fā)展的步伐，是一項(xiàng)重大而迫切的任務(wù)。目前，基層單位檔案管理人員存在變動(dòng)頻繁，專(zhuān)業(yè)化程度不高，業(yè)務(wù)技能較弱，持證上崗率偏低的問(wèn)題。要采取集中講授、實(shí)際操作與交流研討的方式，積極開(kāi)展文書(shū)檔案、基建檔案、檔案信息系統(tǒng)等內(nèi)容的培訓(xùn)班；要常態(tài)化地派員參加山東省檔案人員崗位資格培訓(xùn)班；要常態(tài)化地圍繞歸檔范圍、整理規(guī)范、科學(xué)化管理等內(nèi)容，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)；要常態(tài)化地組織基層單位檔案評(píng)選工作，切實(shí)發(fā)揮標(biāo)桿引領(lǐng)的作用。

檔案管理是精益管理的題中之義，做好檔案管理工作，責(zé)任重大、使命光榮，功在當(dāng)代，利在千秋，我們要牢牢把握檔案工作的發(fā)展脈搏，切實(shí)推動(dòng)基層單位基礎(chǔ)管理再上新水平。