淺析企業檔案信息資源的開放與利用

高夢瀟

檔案管理是一項基礎管理工作，隨著科學技術和管理理念的不斷發展，信息化建設工作不斷加快，檔案工作逐步向信息化技術方面變革。隨著企業改革不斷深化，檔案管理科學化，檔案工作信息化將必然實現，對于煙草行業而言，做好檔案信息資源的開發和利用工作，不僅能為企業創造更多的經濟效益，更在社會的經濟建設發展中有著極其重要的意義。而且，從一定程度上講，企業檔案信息資源的開發與利用更契合企業精益管理的總體要求，是精益管理的重要組成部分，筆者結合自己從事檔案工作的實際感受，對當前檔案信息資源的開發與利用有幾點認識。

一、要牢固樹立檔案管理信息化工作的服務意識

檔案是人類歷史與知識的重要積累，是國家基礎性信息資源的重要組成部分。檔案信息資源的開發利用具有明顯的服務型特征，在此基礎上，檔案工作人員要牢記服務理念，通過多渠道宣傳檔案管理工作，多舉措創造條件，充分體現檔案信息資源的潛在價值。同時，在檔案開發利用過程中將面臨許多的新問題、新情況，要以工作方式和服務模式的創新推進職能轉變、觀念轉變、運行機制轉變和管理服務方式的轉變，充分提高檔案資源的利用率。

二、要增強對檔案信息化開發利用重要性的認識

檔案是人類歷史與知識的重要積累，檔案信息化是國家信息化的重要組成部分，也是推動檔案事業發展的火車頭，加快傳統紙質載體檔存信息資源的數字化進程，是新形勢下檔案工作者肩負的時代重任與神圣職責。作為企業，抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業發展的戰略契機。要真正把檔案資源信息化建設作為公共財富加以開發利用，樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時俱進、開拓創新的管理思路，加大經費投入，大力推動檔案資源信息化建設。檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。

三、要加快檔案管理信息化建設

檔案存在的根本意義在于供人查閱，以獲取想要的信息，檔案存儲數量將直接決定檔案利用價值的高低。檔案管理虛擬化可以通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源，這就在技術層面為無限擴充檔案數量提供了可能。因此，隨著人們對信息檢索需求的不斷提高，檔案資料的信息數字化是先決條件。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子設備將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有進行有效的技術處理，使原始面貌得以還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。

四、要建設綜合型的檔案管理隊伍

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都將實現電子化，檔案管理人員的工作從繁重的手工勞動中解脫了出來，但工作量和工作性質也發生了根本性轉變，這就要求創建一支高素質的檔案信息化管理人才隊伍， 通過對檔案管理人才進行檔案管理技術、信息技術的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，此外，要對當前檔案人員的培訓進行變革，要以信息化檔案工作實際為核心，從時代和行業的發展角度出發，以豐富的課程、科學的格局、專業性的教學來提升信息化檔案工作人員的能力與素質。同時還可以引進檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業檔案信息化管理的要求。

五、要建立規范的檔案管理機制

檔案信息資源開發與利用過程中，要按照實事求是的原則，從實際出發建立規范的管理機制。創新檔案管理制度，檔案管理部門應該根據《檔案信息化管理辦法》的要求，制定適應企業檔案信息化建設的管理制度。一是健全和完善檔案管理信息化業務流程和技術規范，逐一細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，著重關注電子文件和電子檔案的安全保障，確保電子檔案的安全性與完整性。三要統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。

檔案信息資源開發與利用是一項長期、全面、具體的工作，同時也是一個非常艱巨而復雜的過程，需要對信息化檔案的開發與利用有高度的思想重視和艱辛的心理準備，需要企業在發展的過程中充分建立檔案信息制度，需要牢固樹立檔案管理信息化工作的服務意識，形成良好有效的檔案管理，需要建設綜合型的檔案管理隊伍，需要在工作中應做到查缺補漏，開拓創新，打破舊有思維的束縛，對檔案管理工作的具體措施狠抓落實，只有這樣才能使檔案信息化工作得到更好的發展。