關于檔案管理信息化發(fā)展進程分析

陳增途

摘 要：檔案管理信息化發(fā)展是我國當前檔案事業(yè)發(fā)展的一個必然趨勢，而發(fā)展檔案管理信息化具有一系列非常明顯的優(yōu)勢。因此，本文首先在分析了檔案管理信息化建設的重要意義基礎上，對有效推進檔案管理信息化進程的重要途徑進行了探討，希望可以為相關的理論和實踐提供一定的借鑒意義。

關鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展進程；意義；挑戰(zhàn)；途徑

當前，我國信息化水平顯著提升，隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作顯然已經(jīng)不能夠滿足新時期對檔案工作的需求，而檔案管理信息化建設顯然已經(jīng)成為我國未來檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。同樣，促進我國檔案管理信息化建設也具有非常重要的現(xiàn)實意義。通過檔案管理的信息化建設，具有有效實現(xiàn)改善傳統(tǒng)手工管理的不足、提升決策支撐水平等方面的不足的突出優(yōu)勢，因此，有必要采取一系列措施來加快檔案管理信息化的發(fā)展進程，基于該種背景，本文對相關的內(nèi)容進行了探討。

一、檔案管理信息化建設的重要意義

隨著當前信息化建設的加快，其在事業(yè)單位管理工作的各領域中獲得了非常廣泛的應用，電子信息傳輸、電子文件、ERP應用等等，在這種背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足新時期的需求。檔案管理信息化已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。而以計算機網(wǎng)絡技術應用為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)逐步滲透到事業(yè)單位的檔案管理工作中。電子化的檔案管理具有科學規(guī)范的流程，可以體現(xiàn)出檔案管理的重要性，從而實現(xiàn)服務的方便快捷以及資源的高效共享。

因此，實行檔案管理信息化具有以下重要的作用。一是可以有效對傳統(tǒng)的檔案管理工作進行改善，破除傳統(tǒng)的封閉性，實現(xiàn)信息資源的合理配置和科學管理；二是利用檔案管理信息化綜合分析功能，能夠為檔案管理工作提供有效的決策支撐；三是檔案信息化管理可以為技術開發(fā)和知識普及提供智能化的服務，比如，可以提供豐富的具有事業(yè)單位特色的知識，幫助事業(yè)單位進行文化建設等；四是隨著計算機技術的普及，檔案管理人員若要做好檔案管理工作，就需要提前介入到電子文件的管理中，將有用的信息以檔案管理的形式進行管理，以避免出現(xiàn)“時空黑洞”問題。

二、有效推進檔案管理信息化進程的重要途徑

上文已經(jīng)論述，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應當前飛速發(fā)展的檔案管理需求，因此，需要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行變革，采用信息化手段進行管理。

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)陳舊的檔案管理觀念

隨著當前信息化步伐的加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式和模式正在被逐漸改變，檔案管理正在由以手工、實體為手段和對象逐步向著數(shù)字化存儲、自動化管理方向轉(zhuǎn)變。在這種發(fā)展趨勢之下，檔案管理工作者作為檔案管理工作的直接參與者，需要根據(jù)新時期檔案管理工作的需要不斷調(diào)整自己的思想和方法，將新的理念融于到檔案管理工作之中，時刻牢記檔案管理的“服務”核心思想，堅持開拓創(chuàng)新，以切實推進檔案管理工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代發(fā)展的跨越。

2.運用計算機技術推動檔案管理建設

檔案管理信息化需要加強計算機技術在管理過程中的主導地位，積極運用計算機網(wǎng)絡設備、數(shù)據(jù)庫技術等有效推動檔案管理的建設步伐，只有這樣，才能有效發(fā)揮出檔案管理在信息化背景下整理、分析、檢索和應用等多方面的優(yōu)勢。而且可以充分利用計算機的共享功能，實現(xiàn)檔案的收集、整理和歸檔的一體化建設，從而有效提升檔案管理工作的效率，并且可以保證檔案信息的完整性、準確性以及及時性，很好地彌補了人工管理的不足。

3.完善檔案管理信息化的機制改革

信息社會的基本要求便是提供高效、快速的信息服務，因此，需要對一系列管理機制進行改革，以推動檔案管理信息化的步伐。首先，對服務機制進行改革，變革傳統(tǒng)的手工檢索和傳閱信息的服務機制，而建立起數(shù)字化檔案管理為核心的新的服務機制，以提升其運行效率；其次，要強化對檔案信息化進程的資金、人才保障。只有加強檔案管理信息化的資金保障，才能不斷完善檔案管理信息化基礎設施建設，提升其管理服務水平，從而取得更大的社會效益。而對于人才保障來說，要不斷采取措施提高檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)建設，由于檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與則，只有提升他們的綜合素質(zhì)，才能保證檔案管理信息建設的質(zhì)量和效率。而對于檔案管理人員自身來說，也要不斷通過對專業(yè)知識和信息化知識的學習，不斷提升自身的能力，以適應新時期檔案管理工作的發(fā)展需要。

4.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作服務的職能

隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術在現(xiàn)實生活中的普遍應用，檔案事業(yè)發(fā)展的環(huán)境和形勢發(fā)生了很大的變化，不同載體、不同類型的文檔形式進行綜合管理已成為普遍共識，使得電子檔案必然成為未來檔案服務工作重要的組成部分。因此，面對著新時期的發(fā)展需要，必須對傳統(tǒng)檔案管理工作服務的職能實行轉(zhuǎn)變，采用全新的理念來開展檔案管理工作，有效提升檔案管理工作的服務水平。具體來說，一是要通過各種措施提升檔案管理工作人員的服務意識，只有將他們的服務意識增強，才能更好地端正工作人員的服務態(tài)度，從而有效做好檔案管理工作中的檔案來源、檔案使用、檔案歸檔和檔案保管等相關基礎工作；二是可以有效地開展協(xié)調(diào)管理，在實際的工作協(xié)調(diào)好各種關系，快捷地使用戶了解對檔案的各種需求，積極主動地為檔案需求者服務，做到及時、方便、合理、準確。

三、結語

綜上所述，采取有效途徑推動檔案管理信息化的進程，可以有效提升我國檔案管理的現(xiàn)代化水平。筆者認為，在面對新的時期新的問題時，需要相關人員提高重視，不斷進行積極探索，以不斷提升檔案管理水平，從而為檔案管理的發(fā)展做出應有的貢獻，助力我國檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。

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