檔案信息化建設與技術檔案管理的研究

嚴靜怡

摘 要：隨著信息時代的到來，給技術檔案管理工作帶來了新的發展機遇，也對其提出了更高的要求。在這一背景下，應當逐步加快檔案信息建設，并不斷提高檔案管理人員的綜合素質，以此來提升技術檔案管理的工作效率和質量?；诖它c，本文首先概括介紹了檔案信息化與技術檔案，進而闡述了技術檔案管理信息化建設的必要性，最后提出技術檔案管理信息化建設的途徑。

關鍵詞：檔案信息化；技術檔案；檔案管理

一、檔案信息化與技術檔案概述

1.檔案信息化建設

所謂的檔案信息化建設具體是指借助相關的信息技術提升檔案管理工作的現代化水平，結合檔案管理新情況和新理論，確立網絡環境下檔案管理及服務的框架體系和方法，發揮檔案應有的價值，為社會化提供服務。在信息時代到來的今天對檔案管理提出了更高的要求，也為其發展帶來了發展機遇，通過檔案信息化建設，不但有助于檔案從收集、整理、歸檔、利用到銷毀全過程效率和質量的提升，而且還有助于檔案管理成本的降低及檔案安全的保障。

2.技術檔案

技術檔案是各類檔案中最具利用價值的一種，它是企業在進行生產經營活動中形成的具體事務的技術文件。通常情況下，此類檔案大多都是供內部使用，因為其中存在密級限制，一般不會公開發行。技術檔案最為突出的特點就是它的利用價值，其在企業建設、發展中具有不可替代的地位和作用。為使技術檔案的這一價值得以最大程度地發揮，將技術轉變為實際生產力，就必須做好技術檔案的管理工作，這既是前提也是基礎。

二、技術檔案管理信息化建設的必要性

技術檔案本身的利用價值決定了其需要長期保存，檔案管理部門為了避免文檔受潮、蟲蝕、火災等情況，每年都需要投入大量的經費改善檔案存儲環境。同時，技術檔案的查閱較為頻繁，在這一過程中，常常會造成檔案原件受損或是遺失，增大了檔案的管理難度?，F如今，隨著科技的不斷發展和社會的進步，辦公基本實現了自動化和無紙化，基于這一前提，使檔案的生成方式發生了巨大變化，很多技術檔案的起草、歸檔都可在計算機上完成，電子文件成為了技術檔案的主要形態，這類檔案不但在利用方式上與傳統的紙質文檔有著極大的區別，在檔案管理上也有所差異。因此，為進一步提升技術檔案管理的工作效率和質量，必須加快技術檔案管理信息化建設的步伐，由此不但能夠減少管理費用，而且還能避免文檔損壞、遺失等情況的發生。

三、技術檔案管理信息化建設的途徑

1.加強軟硬件及相關設施建設

在技術檔案管理信息化建設過程中，軟件、硬件及相關設施的建設是重要內容，其中軟件主要包括系統和應用軟件兩大類，硬件則包括各種設備，如服務器、路由器、網絡設備等等，相關設施具體是指中心機房內的溫濕度控制設施等等。在檔案信息化建設過程中，上述內容缺一不可，建設時，要采取統籌規劃的建設方法，制定合理可行的發展規劃，按照年度制定工作計劃，并層層落實。由于軟件、硬件的發展速度較快，所以很難找到一勞永逸的建設途徑，為此要本著循序漸進的原則，立足當前、著眼長遠，不可過于貪大求全。首先，要對中心機房進行標準化建設，并預留出足夠的空間。其次，做好基礎網絡環境建設，預留出備份線路及接口。再次，要強化技術支撐，進一步明確技術的輔助作用。需要特別指出的是，在建設軟件、硬件及相關基礎設施時，必須要確保資金到位，切不可因為資金不足而減少設備的投入。

2.確保檔案信息安全

由于技術檔案中有很多密級限制，所以在進行檔案信息化建設的過程中，必須對安全予以足夠的重視。人是檔案管理的主體，必須確保人的安全性，可通過設計身份識別系統，賦予不同身份人員不同的查閱和管理權限，這符合技術檔案保密工作的要求。同時應當在保護原始文件的基礎上，保證初始數字化成果的安全，避免重要數據信息被修改或是刪除，對于數字化的檔案信息資源，則應當進行異質備份，以此來提高其安全性。除此之外，還要確保網絡環境和存儲環境的安全，要制定合理可行的應急減災措施，防止網絡攻擊和失密事件的發生。

3.建立健全檔案信息化標準體系

在技術檔案管理信息化建設的過程中，技術標準體系的建設至關重要，硬件及網絡方面的建設標準，應當從技術檔案的專業角度出發，提出規范化的標準，提升其專業屬性，區別與一般的信息化設施建設標準。而管理與應用軟件，可建立統一的技術標準，對相關技術開發企業可進行分級別的資質認證，爭取實現軟件的互聯互通。同時，在技術檔案信息安全方面，也應當建立相應的標準，對中心機房、技術條件等提出明確的要求。此外，還應健全各種載體的標準體系，進一步明確載體間的關系，并從重視信息內容和便于角度進行考慮，使載體標準適應技術檔案管理信息化建設。

4.提升檔案管理人員的綜合素質

傳統的檔案管理對管理人員的綜合素質要求不高，一般只需要管理人員具備良好的職業素養即可，而檔案信息化建設對檔案管理人員提出了較高的要求，為了確保工作的順利開展，必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質和專業水平。首先，對于年齡偏大的檔案管理人員，應當加強計算機基礎知識方面的技能培訓，使他們可以熟練操作計算機進行檔案管理，這有助于工作效率的提高。其次，單位應當積極引進優秀的管理人才，以此來促進檔案信息化管理模式的推行。再次，可根據技術檔案管理使用的新技術，并結合管理軟件的特點，對在崗的管理人員進行相應的技術培訓，使其了解并掌握基本的操作技能。最后，應對檔案管理人員的結構進行優化，并通過各種途徑調動管理人員的工作積極性，這有助于推動技術檔案管理信息化建設。

四、結語

總而言之，在信息時代到來的今天，對檔案管理工作提出了新的要求，計算機、網絡等技術的發展，則為技術檔案的管理提供了極大的便利條件，通過各種管理軟件的運用，不但能夠提高技術檔案管理的工作效率和質量，而且還能降低管理成本，這對于檔案利用價值的發揮意義重大。為此，必須對技術檔案管理信息化建設予以足夠的重視，并逐步加大相關方面的投入力度，健全各種標準，保障信息安全，提升管理人員的素質，確保信息化建設的有序進行。

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