妙用WPS表格軟件巧找文件

文/湖南省株洲縣人民政府辦公室　譚偉軍　韋金晶

妙用WPS表格軟件巧找文件

文/湖南省株洲縣人民政府辦公室譚偉軍韋金晶

本文將就政府機關工作中如何使用WPS表格軟件快速、準確地查找文件這一技巧進行詳細介紹。

WPS；表格軟件；使用技巧

在當代信息電子化時代，將傳統的紙質文字材料轉化為電子文檔的形式，既可以快速、便捷地進行查找，也便于資料的整理、修改、篩選和保存，這是一名合格文秘工作者的必備技能。在海量的電子文件中，如何快速、準確查找所需文件，就需要文秘工作者掌握辦公軟件的相關技巧。本文將就縣政府辦公室工作中如何使用WPS表格軟件快速、準確地查找文件這一技巧進行詳細介紹。

一、制作文件查找的表格目錄

使用WPS表格軟件進行文件查找最關鍵的步驟就是制作文件查找的表格目錄，縣政府辦公室是縣政府綜合管理全縣經濟建設和社會發展事業，主管縣政府日常政務工作，實施行政指揮和監督，參與國民經濟進行宏觀調控的職能部門。根據縣政府辦公室內設機構的主要職能，舉幾種例來說明表格目錄的設計：

（一）文秘室文件查找表格的目錄設計。文秘室主要負責的文件有：縣政府和縣政府辦的文件、布告、通告等文稿的起草或修改，及時搞好文號登記；負責文件（含機要文件）和資料的收發、打印、核對、送閱、催辦、清退、立卷以及檔案的保管工作；負責收集整理月度政府重點工作安排表；

負責縣政府常務會議、縣長辦公會議記錄，按要求寫出會議紀要，并及時打印、送閱、分發。根據文秘室的機構職能可以設計如下表格目錄來快速查找文件：

發文機關文號標 題緊急程度處理時間辦理結果存儲位置

（二）經濟研究室文件查找表格的目錄設計。經濟研究室主要負責起草縣政府主要領導的大會報告、講話、匯報材料；負責全縣經濟及社會發展情況綜合；根據縣政府主要領導的安排和各個時期的中心工作，開展專題調研活動，為領導決策提供參考意見；協助領導撰寫專題理論文章。在設計經濟研究室文件查找的表格目錄時可以包括如下內容：

時 間文件類型標 題完成時限完成結果存儲位置

（三）督查室文件查找表格的目錄設計。督查室主要負責上級和縣政府重大決策，重要工作部署貫徹落實的督促檢查和情況綜合，并及時通報全縣重大工作的進展情況；負責上級和縣政府領導重要批示和交辦事項的督辦及落實情況的督促檢查；負責縣政府領導決定事項的督促辦理；負責縣政府重要督查活動的組織安排工作；負責組織對縣政府系統各部門、各單位的年度目標管理考核工作。因此督查室的文件查找表格目錄可以如此設計：

督查時間部門單位督辦內容督辦時限督查結果存儲位置

（四）信息室文件查找表格的目錄設計。信息室主要負責組織貫徹落實上級部門關于信息化工作的方針、政策，研究制定全縣信息化發展戰略、規劃及政策文件；負責全縣信息化的統籌規劃、指導協調和監督管理；負責全縣統一的政府網絡平臺建設，整合各部門信息資源，加快電子政務建設步伐，促進各個業務系統的互聯互通；負責縣政府公眾信息網建設管理；負責全縣信息產業市場的監督和管理。因此設計表格目錄時可以包括如下內容：

時 間部門單位信息標題處理結果存儲位置

從上面幾個例子中來看，制作文件查找表格的目錄可以根據各個部門、單位以及科室的職能來設計，從而達到快速便捷地進行文件查找，以便于對資料進行整理、修改、篩選和保存；其次每一個表格都包含“存儲位置”欄目，這是為查找文件做準備的。

二、添加文件查找的路徑

打開設置好的WPS表格，（以文秘室文件查找表格為例），按表格目錄填寫好文件相關的信息資料。在表格的“存儲位置”一欄中，使用WPS軟件中的“超鏈接”功能找到相關文件的地址，點擊“確定”按鈕后即可自動添加文件的地址。如省政府辦下發的《關于2013年度全省加速推進新型工業化考核結果的通報》一文的地址是“D:縣政府辦文件16”。最后保存該表格即可完成文件查找路徑的添加步驟。

三、查找文件

在完成查找文件表格目錄的制作和添加文件查找的路徑后，接下來的步驟就是查找文件。查找文件有兩種方式：

1.打開表格后，如果知道待查文件的路徑，可以直接在“存儲位置”欄中單擊該文件的地址，即可彈出文件的文本內容。這種查找方式一步到位，避免了層層打開文件夾找文件的繁瑣步驟。

2.如果不知道待查文件的路徑，我們首先可以通過WPS軟件自帶的“查找”工具來找到待查文件的路徑。操作方式如下：選中表格目錄某一欄的全部內容或者選中該表格全部內容，點擊打開WPS的“查找”工具，在彈出的對話框“查找內容（N）”中輸入你所要查找文件的某一欄資料，以圖1為例，如查找縣政府辦印發的“株縣政人〔2014〕5號”文件《關于×××同志職務任免的通知》的內容，可以在“查找內容（N）”欄中輸入“株縣政人〔2014〕5號”也可以輸入標題欄中的“關于×××同志職務任免的通知”。點擊“查找全部”按鈕，WPS軟件將會自動幫你查找到該條記錄。接下來點擊“存儲位置”下的文件地址，即可打開該文件的文本信息。

綜上所述，即為利用WPS表格軟件查找文件的方法，希望能夠幫助從事辦公室工作的同志對文件進行快速、準確地查找以節約辦公時間，提高工作效率，出色完成領導安排的工作任務。