改制時期國企檔案管理工作探究

汪蓉

摘 要：檔案管理是國有企業管理工作的重要內容，國有企業改制時的檔案工作帶有非常明顯的時代特點；國企改革檔案工作的指導思想和原則；國企檔案管理工作中問題的解決策略。

關鍵詞：特點；指導思想和原則；解決策略

檔案管理是國有企業管理工作的重要內容，在一定意義上來說，國有企業的檔案管理工作影響著企業的長遠發展。在國有企業的檔案管理中要進行管理模式的優化和創新，確保檔案管理工作的健康發展。做好國有企業的檔案管理工作是落實科學發展觀、構建和諧企業的基礎和保障。

在國有企業轉化為企業集團的過程中，國有企業的檔案工作出現了某些“滑坡”，我們應該正確對待這種暫時的現象。

1 企業改制是一個“過渡時期”，這個時期的國有企業的檔案工作必然會帶有非常明顯的時代特點，主要表現為以下幾個方面

1、上級主管部門大多發生了變化，新的管理體制正在逐步形成之中，如何適應這一新的體制要求，對企業檔案實施有效的管理，還有待于不斷探索和努力地積累經驗。

2、生產經營方向呈現出多元化的發展趨，因而檔案的結構、成份與內容也有了很大的變化，圍繞企業經營的檔案增多，改變了企業檔案門類單一，內容貧匱的狀況。

3、企業活動領域的擴大，必然使檔案的形成范圍和利用范圍擴大。為了解決企業的各種糾紛，維護企業的合法權益，相當多的企業利用檔案，通過國家法律來調整企業內、外部的關系。

4、在企業職能機構調整過程中，對企業內部的檔案管理機構的設置方面有了很大的隨意性。檔案意識較強的法人，機構設置趨于合理，人員配置也比較科學，企業的檔案工作也得到了加強。當然，部分企業法人對檔案認識不高，檔案業務人員調動頻繁，也削弱了企業檔案工作。

以上這些特點，給企業檔案工作和管理帶來了新的困難，也促使我們必須對企業的檔案檔案工作進行改革。

2 國企改革檔案工作的指導思想和原則

企業改革檔案工作的指導思想是以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面貫徹落實科學發展觀，以人為本，與時俱進，增強法制觀念，維護企業完整與安全，為構建社會主義和諧社會提供服務。

企業檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分，對于維護國家檔案資源的完整與安全，保護企業商業秘密和企業職工合法權益，增強企業核心競爭力，促進國有企業改革與發展，具有十分重要的意義。為此，國有企業改革檔案工作應遒循以下原則：

依法原則。《檔案法》是我國檔案工作的基本法，任何部門和機構都應在《檔案法》規定的權利、義務范圍內開展檔案工作，企業改革檔案工作也應如此。有關法規規章對企業工作也有明確規定，企業檔案部門應充分利用這些法律武器，理直氣壯、大張旗鼓地學習、宣傳、貫徹《檔案法》及其他法規規章，通過深入貫徹學習，提高企業廣大干部職工特別是企業法人代表的檔案法制意識，使企業領導者和廣大職工熟悉自己應負的法律責任，把做好檔案工作當作一種自學的法律行為；使企業在發生改制破產等重大變化時，能夠妥善處置、保存并悼念有關檔案材料，避免檔案資產的流失，有效維護企業職工的合法權益。

合理處置原則。不論企業改制還是破產，都將涉及到檔案處置，為了保證國有企業檔案的流失，各企業在改制、破產工作中，都方興未艾按照國家及本市關于國有企業改制及破產檔案處置的有關要求，及時并合理處置有關檔案。在檔案處置工作中，要進一步解放思想，更新觀念，轉變思路，堅持以人為本，樹立“人的檔案最重要、最有價值”、“群眾至上、人民最大”的觀念，不斷實踐，不斷突破，使檔案處置工作更加符合科學發展觀的要求。

分級管理原則。“統一領導，分級管理”是我國檔案工作的基本原則。企業檔案工作也應遒循。國有企業改制后，企業與政府之間，企業與企業之間不再是行政命令式的關系，而是新型的資產紐帶聯系。但是，國有企業檔案工作仍要按照“統一領導，分級管理”的原則開展，特別是企業集團要依據資產與產權關系紐帶，分組負責管理和指導所屬機構以及控股企業的檔案工作，確保企業檔案工作規范有序進行。

服務原則。國有企業在改制及生產經營活動中需要大量的檔案信息資源，作為開展工作的憑證和依據性材料，檔案部門應在維護企業和保密規定的前提下，充分開發企業信息資源，積極為的各項活動提供服務，發揮檔案的作用和價值。

3 國企檔案管理工作中問題的解決策略

1、加強對檔案管理工作的認識

首先，要提升對檔案重要性的認識，切實意識到檔案作為企業經營活動中重要的信息資源，是企業發展中的無形資產，于國有企業的生產經營具有重要的參考價值。其次，要具有責任思想。國有企業的相關領導應加大對檔案管理工作重要性的認識，加大對檔案管理部門的資金投入，并認真貫徹落實相關的檔案管理制度，將責任落實到人，積極承擔起檔案收集、整理、存檔等一系列工作，提高檔案的利用率，實現檔案的價值。

2、規范和創新管理模式

首先，應該健全國企檔案管理的接受和征集制度。國企檔案管理部門必須改變傳統管理模式，不能坐等其他部門自覺上交檔案文件，而應該增強主動意識和宣傳力度，創新管理方式，進行事前監控收發文件、上門收集等，將不斷擴充和更新的檔案文件及時歸檔。其次，應該擴展檔案收集的范圍，在收集傳統紙質檔案的同時，還要將與企業生產經營活動相關的各種視頻、影像、獎杯等有記載價值的載體記錄和收集上來。再次，應該加強檔案管理的信息化和網絡化進程，打造系統的電子檔案管理數據庫，利用信息技術和網絡功能的輻射，促進檔案信息資源的內部共享。信息化能提高國企檔案管理工作的效率，使檔案管理者脫離復雜的手工操作，讓他們能不斷探究檔案管理的經驗和規律，提高自身的檔案管理水平。同時，檔案管理的信息化創新方式，能為檔案利用者搭建便捷、快速服務的平臺，有利于他們查詢和利用檔案資料，提高檔案服務的水平和質量。

3、加強檔案管理工作隊伍建設

首先，國企管理者要把好用人關，能提高檔案管理工作人員的入門標準，選擇高學歷、有耐心、敬業意識強的現代化人才，檔案管理人員要經過公正、嚴格的考試和競爭，經過培訓再上崗就業。給檔案管理者高度的重視和待遇上的公平，避免人才的不斷流失，保證在崗人員的穩定性。其次，國企要定期開展檔案管理人員的培訓和學習工作，健全檔案管理人員的培訓機制。例如與高校或者網絡大學建立聯系，讓檔案管理者進行實體或網絡遠程培訓，不斷學習先進的檔案管理經驗。檔案管理人員也要主動鉆研業務，對信息化和網絡化等技術進行學習和應用，增強職業道德感，提高檔案管理的責任心，使工作更加科學、細致。

4、提高檔案管理工作的綜合水平

不論是何種形式的檔案，都具有一定的意義，例如可以對企業當前的生產經營活動提供決策依據。而要想充分發揮檔案的價值，就需要國企的檔案管理工作人員能夠有效掌握各類檔案的性質，熟悉企業的發展動態和檔案利用需求，通過變被動服務為主動服務、事后服務為超前服務的方式來合理地為企業的發展貢獻力量。

5、促進檔案管理一體化

現代化管理手段和服務方式的應用，需要企業在檔案管理過程中，樹立一體化意識。實現企業文檔一體化的實質，主要是融合現代的文秘制度和企業的檔案管理工作，加強對企業的文檔管理控制，保證企業檔案管理工作流程的科學化和合理化。企業檔案是企業在社會經濟發展過程中的一種歷史記錄，在企業的發展中占有重要的位置，發揮了重要的作用。實現企業檔案管理的文檔一體化，需要企業的文書工作人員保持較強的檔案意識，在文書流轉的過程中及時做好不同文本的保存和上繳工作，檔案管理工作人員也應該經常的指導文書工作人員的檔案管理工作，保證文書工作人員對歸檔范圍有明確的了解。

6、充分發揮檔案運用功能

新時期，必須加強領導的決策對于檔案管理工作的影響及作用，提高檔案管理的有效性，充分實現其價值和作用。工作人員應提供檔案資料，不斷挖掘檔案資源，讓檔案價值從靜止狀態轉變為動態，使其滯后性轉變為超前性，從而實現檔案工作價值。檔案管理還可依托信息網絡來充分發揮檔案的運用功能，強化檔案設施建設，讓檔案資源得以共享，特別是在辦公自動化實現后，檔案部門就可從后臺向前臺轉變，檔案管理部門可成為電子文件檔案收集、管理與存儲基地，以及配送、整合及利用基地，讓信息資源實現全時段與全區域共享，并發揮檔案運用效能。

綜上所述，國企檔案中對企業的各種經營行為有明確記錄，檔案管理是企業重要的常規管理工作，為企業重大決策提供數據信息。在新形勢下，必須創新檔案管理方式，積極進行信息化和網絡化建設，加快電子檔案的管理進程，促進我國國有企業進一步發展。

參考文獻

[1]柴雪潔：《國有企業改制過程中檔案管理工作改革的必要性和發展趨勢》