高校秘書工作的現狀與對策

沈朋朋

摘 要： 教學秘書是高校教學管理隊伍中的重要組成部分，主要負責基層教學事務，在教學管理系統中發揮重要作用。同時，高校教學秘書是教學工作正常運轉的中樞，其工作任務繁重，頭緒眾多。本文從高校教學秘書隊伍現狀和存在的主要問題入手，進一步認識教學秘書應具備的必要素質，并結合實際提出加強和改進教學秘書工作的有效措施。

關鍵詞： 教學秘書 現狀 對策對于一所高等院校而言，辦學宗旨是培養具有綜合素質的全面性人才，而要實現這一目標，提高教師的教學質量與教學水平是關鍵，加強教學管理、強化教風與學風建設是提高教學質量的有效途徑，作為高校日常教學管理的基層執行者——教學秘書在日常教學管理中不可缺少，無時無刻與各部門、系部領導、授課老師、學生頻繁聯系，起著教務處、系部領導、教師、學生間聯系的橋梁與紐帶作用，對保證高校教學秩序正常運行起到至關重要的作用。由此可見重視教學秘書工作是加強教學管理、提高教學質量的重要保障。

一、高校教學秘書隊伍的現狀和主要問題

教學秘書工作能否做到高質量、高效率，直接取決于教學秘書隊伍的工作水平高低。然而，目前教學秘書隊伍的總體狀況不容樂觀。

1.教育管理科學知識缺乏。大多數高校教學秘書與從事管理的專業不一致，導致教學秘書對本專業所開課程的教學大綱、教學計劃、課程設置、學分、學時的分配及本專業學生的特點并不了解，這與協助制訂和實施專業教學計劃，合理編排課表，從事教學管理工作發生了矛盾；學歷層次偏低。大多數教學秘書學歷都在本科以下，整體文化素質不高，對教學秘書必備的一些基本技能和語言文字表達能力、計算機操作能力的掌握仍十分欠缺，難以形成一支具有較高水平的教學管理隊伍，影響教學秘書隊伍結構的優化組合。

2.工作未受到充分重視。目前，這支隊伍的人員構成比較復雜，有剛畢業的學生，有引進人才的家屬，有年輕的，有大齡的，造成隊伍流動過快，新手多，許多人不安心工作。導致這種情況的原因是多方面的：但選拔任用時把關不嚴，培訓深造的機會少，待遇與工作效益不相平衡，職位多年得不到晉升，出現干長干短一個樣，干多干少一個樣，干好干壞一個樣的局面，使教學秘書崗位成了院系中上不去、少不了、只是說起來重要的崗位。

3.教學秘書的工作程序不規范。工作程序指按照一定順序和方法工作的一種規則。規范工作程序是提高工作效率的關鍵。目前，人們往往對教學秘書工作缺乏正確認識和評價，輕視教學秘書在基層教學管理中所能發揮的作用，認識不到優質的管理能出質量、出效益。教學秘書常常處于辦公室事務和教學事務的兩難境地，加之對學生和老師的臨時性的服務工作，使之工作處于混亂之中，沒有計劃性和規范性。由于工作責任重，壓力大，而待遇相對低，造成部分教學秘書心理失衡，對工作沒有熱情，不能積極主動地投入到教學管理事業中。

二、一名合格的高校秘書應具備的素質

高校教學秘書必須跟得上時代步伐，適應教學發展，做好本職工作。要成為一名合格的教學秘書，首先要明確高校教學秘書必須具備的素質。

1.良好的職業道德和服務意識。教學秘書的工作處于高校教務管理工作的最基層，從事具體的教學事務，工作量大，事務繁瑣，時間要求嚴格，稍一疏忽就會直接影響本教學單位甚至高校教學活動的教務管理工作。因此，愛崗敬業、不辭勞苦對教學秘書來說是一項基本要求。教學秘書是連接分院領導和師生的橋梁，是協調部門之間的紐帶，這就要求教學秘書樹立全心全意為教學服務的意識，當好分院領導的參謀和助手，為領導出謀獻策，并辦理具體事務，為分院領導決策提供信息和依據等服務，使之民主化、科學化。教學秘書要服務于師生思想，經常了解和掌握師生的意見和要求，滿腔熱情地為他們排憂解難，以自己的行動贏得大家的理解和尊敬，為高校管理事業和高校發展盡心盡力。

2.較強的交流與協調溝通能力。作為領導、老師與學生溝通的橋梁，教學秘書必須做好與各方面的交流。在教學管理的各項基本職能中，協調是一項綜合性、藝術性的重要職能，教學秘書因工作原因需要經常與教務處、學生處及各院系、各部門聯系，在這些關系中要學會有效溝通。溝通是管理的最為重要的組成部分，只有與人有良好的溝通，才能得到他人的理解和支持，才能得到必要信息，才能獲得他人的鼎力相助；協調是在溝通的基礎上進行的，教學秘書要完成教務處、院（系）領導布置的各項工作。

3.一絲不茍的工作態度。高校教學秘書是教學工作正常運轉的中樞，其工作任務繁重，頭緒眾多，這就要求教學秘書一絲不茍地進行本職工作。認真細致的工作作風是搞好教學管理工作的基本保證，教務工作的特點要求教學秘書具有強烈的責任意識和一絲不茍的工作態度，以保證教務管理工作的規范性。學校工作基本是一學期乃至一學年為一個工作周期，整個學期的工作都非常緊張，任何工作都不能掉以輕心，因為稍有不慎，便會有教學事故發生，所以教學秘書只有具備嚴謹的工作態度、強烈的責任意識，才能保證各項工作順利完成。

4.良好的心理和生理素質。教學秘書的工作量大，事情瑣碎、繁雜，業務繁忙，輔助性大，服務性強，無償勞動多，承擔的責任大。很多學校一個院系即使有上千名學生，也僅有一名教學秘書。這就導致教學秘書任務重，思想壓力大。所以，高校的教學秘書不僅要有較強的業務工作能力，更應該具有良好的心理素質，要在煩瑣的日常工作中，不斷培養自己開朗豁達的性格，時常保持輕松平靜的心態，除了心理素質之外，身體素質也非常重要。人們常說，身體是革命的本錢，有了健康身體，才能做一切我們想做的事情。這就要求我們不斷堅持鍛煉身體，保持健康體魄，這樣才能更好地完成組織上交給自己的任務。

三、提高教學秘書工作質量的對策

針對目前高校教學秘書工作存在的問題，本文提出實踐性、可操作性對策，以提高教學秘書隊伍的整體素質水平和施教能力，優化教學內容和教學方法，以適應現代社會需要。

1.加強業務學習，提高教務管理水平。教學秘書是從事實際教學事務管理的工作者，這就要求教學秘書既具有一定的理論水平，又具有較強的實踐能力。具體來說，教學秘書要掌握一定的教育管理科學和教育科學知識，熟悉高校的各項教學管理規章制度，明確工作職責，掌握教務管理規律，遵守工作程序。只有如此，才能使教學工作有序、有效地進行。善于管理，講求時效，在有限的教學條件下最大限度地提高教學管理水平，保質保量地開展好各項工作。熟悉教務管理系統的操作步驟和操作方法，利用計算機做好學生的學籍管理和成績管理工作，不斷提高工作效益，實現管理的科學化、制度化、規范化。

2.重視教學秘書工作，改善教學秘書的待遇。由于目前高校教職工的工資、福利待遇都與技術職稱或行政職務掛鉤，而教學秘書工作沒有引起人們的足夠重視，因此，在政治待遇、利益分配和職稱評定等方面處于劣勢。學校各級領導要主動關心教學秘書人員的工作、學習和生活，無論在獎金發放、職務晉升、職稱評定方面，還是在開展教學管理、科學研究等問題上，都要建立相應的激勵機制，通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂。同時，在教學管理活動中充分肯定教學秘書的地位和作用，充分調動其工作積極性和主動性，為高等教育事業改革和發展奉獻自己的聰明才智。

3.引入激勵機制，開展教學管理評估和評獎工作。獎優罰劣，優上劣下，開展教學秘書之間的崗位爭優活動。對在工作中推諉拖拉，不負責任，管理能力差，不適合教學秘書這一崗位的人員給予處分或調換其他工作；對工作責任心強，業務水平高，業績突出者給予表彰和獎勵，在職稱評審時可優先考慮；為管理能力突出者提供晉升機會，增強其工作成就感。這能有效調動教學秘書的工作積極性，促進教學管理事業的發展。

總之，教學秘書工作是教學管理的一個環節，學校應采取相應措施，加強教學秘書隊伍建設，提高教學秘書地位，吸引高層次人才到教學秘書崗位上，提高管理隊伍的整體素質，提升管理水平。同時教學秘書要抓緊自身學習，在實踐中總結經驗教訓，不斷提高理論水平和管理能力。只有在管理過程中不斷加強學習，不斷總結經驗，不斷分析新情況、解決新問題，才能使教學秘書在實際工作中不斷提高自身素質，使教務管理走上進一步科學化、現代化、規范化的軌道。

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