辦公自動化管理研究

張伶俐

一、引言

隨著計算機、信息技術的迅猛發展，辦公方式和辦公條件發生巨大的變化，越來越多的企事業單位需要高效、節約型的現代化自動辦公系統。信息化管理系統推動了社會的快速發展，辦公自動化管理系統在整個信號化管理系統中舉足輕重。通過計算機網絡技術與現代辦公有機結合，更好地規范企業管理、提高工作效率、降低勞動強度、節約成本，實現企業信息管理自動化，做到企業內部信息交互與資源共享。

辦公自動化系統主要由計算機設備、信息平臺、網絡資源、辦公設備等元素組成，其內涵和外延都隨著信息技術行業的發展而不斷豐富，其基本內容包括：電子郵件、文件處理、數據處理、信息管理、資源共享、申報考核和網絡會議等。辦公自動化已經逐步演化成一門新興的學科，許多高校已經開設相關課程，涉及計算機多媒體、電子信息化、行政管理、人機工程等領域，為企事業單位現代化自動辦公系統的建設提供優質的解決方案。

二、辦公自動化系統的發展

辦公自動化的概念最早是在20世紀50年代提出的，隨著計算機新技術、新結構的發展，辦公自動化系統目前已經發展成集信息技術、系統基礎、通訊技術、科學技術等于一體的綜合性系統。70年代中期，為了應對辦公量急劇增加對企業生產率產生影響的問題，結合當時已經迅猛發展的計算機技術，辦公自動化逐步得到廣泛應用。

辦公自動化發展至今，大致可以分為三個階段：

1.第一階段主要以單體計算機、打字機、傳真機、復印機等辦公套件為核心的辦公自動化，通過在個人PC上安裝辦公軟件（OFFICE系列），實現文字、數據的處理。此階段的自動化辦公缺乏相應的通信平臺，資源信息無法共享，無法實現遠程協同辦公。

2.第二階段是以網絡信息化管理為核心的辦公自動化，隨著網絡化技術的快速發展，辦公自動化發展為以非結構化數據的工作流為存儲和處理對象，以E-mail、文檔上傳、復制下載、群組協同工作等技術手段為支撐，實現數據、文檔處理的網絡化、自動化、無紙化，降低工作強度，提高工作效率。此階段的辦公自動化系統建立和完善了各部門間的協同工作和信息共享機制。

3.第三階段是以知識為核心的決策支持型辦公自動系統，建立在網絡信息管理級基礎上，細化到工作流中每一個單元運用知識的過程。決策支持型辦公系統通過網絡通信系統和數據庫，針對辦公中需要決策的問題，構建決策數字模型，由計算機做出并執行相應的決策程序。此階段的辦公自動化系統以新的知識管理技術為基礎，實現實時通信、知識的學習與共享，員工可以隨時隨地地與專家進行網上實時交流，提高員工在辦公自動化系統中的主動性和創新能力。

三、辦公自動化系統建設的必要性

節約型社會是現今科學發展觀的內在要求，是構建和諧社會的重要組成部分，因此，辦公自動化管理成為當今企事業單位發展的必然要求。辦公自動化對我國的經濟發展，提高管理和決策水平，促進社會進步和“四化”建設都將起到重要的作用。

1.節約資源、提高工作效率。辦公自動化系統模塊含日常管理、信息發布、文件與檔案管理、遠程交流等，通過信息轉換使各部門間資源得到共享，避免在人工操作過程中造成信息的丟失或混淆，節約成本，實現部分無紙化辦公，提高工作效率。目前我院日常工作安排和最新通知文件都是通過OA辦公系統公示，病人病歷和相關治療方案在計算機內錄入并進行網絡上傳，方便各個科室及病人了解病情發展情況，提高各部門辦公效率和管理水平，促進醫院日常業務工作的規范化、電子化、科學化，最終實現網絡“無紙化”辦公。

2.建立電子文檔，實現網絡查詢。利用辦公自動化系統做好文件管理工作，實現文件管理全程電子化，包括文件的起草、審核、簽發等電子化工作，通過相關查詢模塊根據需要制定跨數據庫跨服務器的查詢功能，使各部門間信息得到共享，便于領導或者病人隨時查詢相關信息。近年來，我院已經實現網上預約、網上查詢、網上支付等功能，進一步提升醫院管理水平，提高醫療服務質量。

四、現階段辦公自動化存在的問題

我國自動化辦公系統發展大致經歷40多年，已經建成多種辦公自動化系統，特別是以知識為核心的決策支持型辦公自動系統正在逐步建成。但從辦公自動化系統的發展現狀和未來需求來看，OA系統仍然存在以下一些困擾和問題；

1.辦公人員思想需要轉變，業務素質需要提高。辦公自動化、智能化是社會發展的必然趨勢，是時代發展的必然要求，是單位提高自身競爭力的必然途徑。許多企事業單位管理人員和工作人員由于習慣、年齡差異等原因，不愿接受新事物、不愿改變舊的習慣，始終抱著傳統辦公理念不放，甚至不能熟練的操作電腦，在一定程度上限制辦公自動化的發展。

2.重硬輕軟，對辦公自動化系統內涵理解不透。隨著辦公自動化系統建設的推進，許多企事業單位重視硬件設備的投資而忽視軟件平臺的建設，沒有協調好硬件與軟件的關系，對信息化辦公自動化系統內涵理解不清，麻木地加大硬件投入力度，批量采購電腦、服務器、路由器、交換機等，但相對應的EPR、CRM、系統辦公等軟件配套不足，軟件的應用得不到推廣，導致許多設備閑置，使得辦公自動化系統的存在成為擺設。

3.自動化辦公系統安全性不高。自動化辦公中的信息安全體系建設較重要，其中包括系統信息安全、權限控制、文件保密等。由于辦公自動化系統是基于網絡環境建設的，有的單位上外網的計算機甚至多人合用一臺，權限、責任不明，自動化辦公安全規章制度不健全，因此辦公系統很容易遭到外部或者內部的非法入侵和破壞。

五、對策和建議

根據辦公自動化系統建設中出現的問題，現提出以下對策：

1.辦公自動化系統建設要以人為核心，對辦公人員的業務素質要求越來越高，因此要定期組織工作人員進行自動化辦公技術培訓和指導，及時交流工作經驗。所有人員不僅要學習并熟練操作電腦，而且要加強信息化辦公管理系統的學習，轉變工作作風，提高業務素質和工作效率。我院要成立專門的辦公自動化管理機構，培養專業的技術團隊，建立健全管理制度，使全院的醫生、護士都能利用OA系統，提高醫院的辦公效率。

2.辦公自動化建設投入要做到軟硬統籌安排、合理分配。辦公自動化系統建設必須在投入適量的服務器、電腦等硬件設施的基礎上，將“軟件”的開發與應用擺在建設的突出位置。辦公軟件的開發、調試周期比硬件的論證、采購周期要長幾倍，因此一般單位都實行“先軟后硬”。比如我們單位根據各個科室的特殊需求，研發具有相應病情錄入、查詢功等能的軟件，在軟件基本調試完成后，再配備相應的硬件設備。在辦公自動化建設中做到軟硬件的合理投入，才能有效、合理地建設好整個系統工程。

3.隨著辦公自動化系統內涵不斷豐富、開放性不斷提高，日常工作對辦公自動化越發依賴，辦公自動化的信息安全變得十分重要。在辦公自動化建設中，通過信息加密、身份驗證保證文件信息的機密性和完成性；通過權限控制防止非法用戶的侵入；通過防火墻技術防止信息資源的泄露。通過上述技術手段保證辦公自動化系統的安全和正常運行。

辦公自動化經過長期發展已經逐步規范，并且越來越成熟。在市場經濟條件下，辦公自動化可以有效提高單位的工作效率，保證決策的科學性。

參考文獻：

[1]王振.辦公自動化研究綜述[J].論壇專論，2010（11）：4-7.

[2]杜龍.辦公自動化的國內外發展狀況及未來的發展方向[J].電腦知識與技術，2009（3）：2457-2458.

[3]蘇顯文.辦公自動化系統的應用[J].河西學院學報，2012（2）：106-108.