傳統文件與電子文件的比較

魏峰

摘 要：電子商務、電子政務的快速發展，促進了電子文件的產生和應用。電子文件與傳統文件相比，有著優越的管理方式和先進的技術手段。本文分析了傳統文件和電子文件的含義和異同，并將二者在應用過程中的差異進行了比較，展示了電子文件的較明顯的優越性。最后提出了電子檔案保管策略，推動電子文件現代化發展。

關鍵詞：傳統文件；電子文件；異同

信息化技術的發展極大推動了電子文件的運用。電子文件大規模代替傳統文件的趨勢不可阻擋。文件保存、流通形式的轉變迫使辦公建設和檔案管理向信息化、自動化的模式轉換。只有清晰的區別傳統文件與電子文件在使用過程中的差別，各自以科學的機制處理，才能保證檔案信息管理工作的順利開展。

1 傳統文件和電子文件的含義

傳統文件即較為原始的文件存儲方法，主要包括紙質文件、音像文件等。其中影音文件包括音像片、錄音、錄像、影片檔案等形式。

電子文件由數字化設備產生，依賴于網絡，它主要以數字化形式保存在磁盤、光盤、網絡云端當中。電子文件的種類很多，包括文本文件、數據文件、圖形文件、程序文件、聲音文件和多媒體文件。

2 傳統文件與電子文件異同

1、共同點

傳統文件和電子文件都是將信息進行一定轉換得來的。再者，二者均對系統有很強的依賴性，與存儲設備共存亡。最后，二者在一定的手段下可相互轉換，將紙質的檔案信息錄入數字設備中，或將電子信息轉化為音像檔案中的照片、音像。

2、不同點

二者技術支持不同。傳統文件由傳統技術支撐，紙質文件由印刷技術推動。音像文件由化學技術和模擬技術支持，包括照片、影片的化學技術和錄音、錄像的模擬電子技術。電子文件使用的則是先進的數字技術，與傳統文件的模擬技術有本質的區別。

二者復制能力不同。傳統文件的復制水平遠遠低于電子文件。傳統文件中的音像檔案由于使用模擬技術，復制只能是有衰減的復制，每復制一次就會有信息的流失；電子文件因其數字技術支持，復制技術為無失真技術。

二者操作性能不同。傳統文件的后期處理較為麻煩，紙質、石碑文字、圖像修改實行性不強，膠片磁帶等剪切、處理操作復雜。而電子文件操作起來快捷方便，準確性高。

二者使用成本不同。紙張、膠片等價格昂貴，重復利用率低；電子文件保存在存儲器中，而目前的存儲器可擦寫次數遠遠滿足用戶需求。并且電子文件的處理成本低，長期使用比較下來，其綜合成本遠遠低于傳統文件。

3 傳統文件與電子文件在應用中的比較

（一）管理上的差異

1、傳統文件的整理需要實體系統之間的聯系，需要建立完善的實體秩序，保障檔案檢索的順利進行。電子文件整理方法需按照相應的管理標準對磁盤載體或網絡云終端進行分類、標引和組合，使電子文件存儲格式科學有序的保存。

2、另外，當前傳統文件的管理有統一的模式；而電子檔案的物理結構和邏輯結構往往不一致，導致文件中的文字、圖像等在載體上的存放不連續，影響正常的顯示輸出，因而需要相關部門制定集中統一的管理模式，促進文件的統一。

3、電子文件管理機制是指協調電子文件管理基本要素之間相互關系、確定運行機理并保障管理目標順利實現的基本原理與方式。電子文件管理更加注重文件生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素的統籌兼顧，強調管理內容和管理要求的無縫連接、系統整合和總體效應。此外，電子文件管理還強調“過程管理”，嚴格控制各個階段操作者的權限，并做到操作留痕，確保電子文件的真實可靠性。

（二）真實性鑒定上的差異

1、傳統文件真實性主要體現在文件辦理過程中的維護和文件歸檔后的維護兩個方面。前者需要控制文件的使用范圍和相關人員的使用權限，后者需要檔案部門采取嚴格的安全措施。電子文件則不同，歸檔前文件形成、傳輸、辦理等過程是維護其真實性的關鍵因素。因此，電子文件一經形成就要立即備份一份給檔案部門歸檔保存。

2、電子文件真實性的鑒定工作包括以下幾個步驟：第一，明確分析各類電子文件的組成要素用以確保文件長期真實性。第二，根據預先的標準格式和模板編輯文件。第三，將電子文件轉換為非數字文件，采用縮微、打印等方式進行保存。第四，電子文件的移動進行記錄，實現數據的記錄和文件的著錄。

（三）安全保護上的差異

1、傳統文件安全性主要依靠庫存環境保障，做好防災措施、加強室內溫濕度控制、做好文件后期處理等方式保護。電子文件保存硬件設備即服務器、終端、存儲設備和網絡設備。這需要保證設備的物理條件，同時相關單位需定期檢修保障設備的正常運行。

2、當前保護電子文件安全保存的主要技術途徑有：防火墻技術、存取權限限制、信息加密、數字水印。數據加密技術即按照確定的加密變換方法處理未經加密的數據，使其成為難以被受權限限制人員查看、修改、盜取。水印法是利用一定的技術方法，將文件所有者的標志口如印簽、花紋等隱藏在電子文件中，保證電子文件拷貝時，標志不被拷去。這些保證了電子文件信息的唯一性。若要保證歸檔期間電子文件在網上的登記時間無法改變，需要使用數字時間印章法，以使電子文件信息的真實性和原始性不受損害。電子文件的安全保護工作仍需在技術上進行深入的研究和應用。另外維護好網絡安全也是對電子文件安全的切實保護。

4 電子文件的應用

從上述傳統文件與電子文件的比較可以看出，電子文件當今利用價值遠遠超過了傳統文件，其技術支持為先進的數字技術，具有可操作性強、復制能力強、操作簡便、準確性強等優勢。人們在辦理公務、處理信息過程中，在生產或科研活動中已愈來愈多的采用電子文件進行歸檔、傳輸和存儲。因此，在檔案管理工作的實際應用中，一定要加快文件由傳統文件到電子文件的轉型。但是，電子文件的管理工作仍然存在很多問題，例如，當前人們沒有充分認識到電子文件的意義和功用；電子文件容易被非法改動和損失；電子文件對網絡軟硬件設備有較強的依賴性，造成電子檔案管理工作的難度加大。

目前我國電子文件已經有了較為成熟的戰略體制，各機構電子文件已經有了廣泛的應用。我覺著還要做好以下幾點：一是要進一步提高研發效益對于電子文件的規范化管理的作用；二是要進一步構建具有我國特色的電子文件管理體系；三是要研究出原創的、本土的電子文件應用和管理理論體系；四是要培養電子文件專業人才，在學位教育、在職培訓等方面加強電子文件管理的內容。只有這樣才能實現電子文件管理的目標即在其整個生命周期有效開發和利用電子文件，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

參考文獻

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