醫院檔案管理之我見

張蕾

摘 要：檔案作為歷史真跡、第一手材料，其所具有的憑證和參考作用，在醫院管理中的地位日漸突出。醫院檔案門類繁雜，涉及到的科研、設備、公文、臨床醫技、基建等檔案都對醫院發展起著重要作用。近年來醫院檔案業務管理水平也確實有所提高，但是相較醫療、科研等工作，醫院檔案管理工作還是沒有得到應有的重視。一些醫院檔案室條件差，管理人員業務不熟練，造成檔案材料收集、保管、利用都不到位。因此仍需進一步改進、加強。

關鍵詞：醫院；檔案管理

1 醫院檔案工作管理現狀

1、管理體制不健全，沒有本行業統一規范的管理標準。醫院檔案管理有著不同于其他行業檔案管理的特點，但是目前為止，醫院檔案管理工作并沒有自己特定的具有行業特點的規范標準，一般都是依據當地檔案管理機關制定的標準，各自制定自己醫院的規范標準。這樣就具有廣泛的個體差異，影響先進的電子管理軟件等管理模式的開發應用。

2、檔案收集整理后，僅僅是束之高閣，沒有發揮應有的利用價值。大量業務檔案比較分散，比如人事科檔案在人事科保存，病案在醫務科保存，科研學術檔案在科教科保存，財務科檔案在財務科保存。還有一些零散檔案，分散在各業務科室，一旦發生丟失損毀，往往無法挽回。

3、醫院檔案管理偏重于病歷檔案的管理，而對其他檔案比較輕視。因為病歷檔案應用頻率較高，數量大，直接面對病人及家屬，一旦丟失往往會受到外界責難，社會影響較大，因此醫院往往下大力氣把病案室的硬件、軟件都配備的較齊全。而對醫院檔案室，因為醫院檔案主要是對內開放，發生丟失社會影響小，因此疏于整治，往往連起碼的溫度、濕度、光照控制都不達標。

4、專職檔案管理人員數量少，素質不高。

許多醫院檔案管理人員往往都是有辦公室工作人員兼職，無法將精力完全放在檔案的管理和開發利用上。盡管檔案局經常組織檔案業務培訓，但是由于從醫院領導層就對檔案管理工作不夠重視，檔案管理人員往往處于被動應付的狀態，檔案人員對檔案法等有關業務知識學習不夠，專業素質不高，法制意識不強。

2 如何加強醫院檔案管理

1、健全檔案管理制度，制定醫院行業統一管理制度。 要建立符合醫院實際需要的健全的檔案管理機構，并要有利于開展檔案工作。同時要建立健全檔案管理制度，并將其納入醫院目標管理考核中來。這樣才能提高全院對檔案管理工作的重視。

要發展檔案現代化管理技術。科技創新大大方便了檔案的管理和利用。必須及時將各類新技術運用到檔案管理工作中來。隨著科技發展，醫院各方面工作都已經有了新變化，產生的檔案形式也漸漸發生變化。傳統的人工管理不適合現階段的醫院檔案管理工作，必須解放思想，與時具進，進入計算機管理、網絡管理模式。

2、檔案的開發利用才是檔案整理的根本目的，必須將檔案的參考利用價值充分開發出來。或是由于檔案管理人員害怕檔案丟失而對于檔案的查閱利用程序過于繁瑣，或是由于醫院各部門對于檔案的價值沒有充分認識，當前醫院檔案的參考利用價值不高是普遍現象。

首先應當形成完善的檔案利用制度。不能只對領導或者少數職能科室放開檔案，一線科室和普通職工都有按規定查閱檔案的權利。其次要簡化借閱手續，多利用電子手段查閱檔案，這樣不但便于查閱，更有利于保護紙質檔案的完好。

另外，應對醫院檔案統一管理。分散管理的話，各部門沒有相應的檔案管理知識，一旦發覺檔案對本部門眼下沒有利用價值，往往隨意丟棄，因此不利于檔案的保存、查閱。檔案應該是集中統一保管，全院共享的信息資源，集中統一保管一則有利于使檔案資源得到標準化的保存，二則有利于使醫院檔案形成完整的信息資源體系，提高了檔案價值，也有利于全院各部門的查閱利用，而不是僅僅供生成檔案的部門使用。

3、檔案管理要與時具進，提高軟硬件實力。許多醫院寧愿多花錢給病案室更新設備，提高保存條件，也不愿意給醫院檔案室配備各類保存設施。導致同一家醫院的檔案室和病案室差距較大的現象。主要原因，自然是對于病案的管理、保存年限，有法律上的明確規定。不像醫院檔案，其價值、保存年限純粹由檔案管理員說了算，標準執行起來有較大隨意性。醫院檔案與病歷檔案應當同樣重視，不能一頭輕一頭重。不管從保存、查閱還是利用方面，醫院應該加大資金投入，提高檔案管理軟硬件實力。

4、提高檔案管理員素質，增強專業意識。檔案管理與醫療、科研、教學等工作緊密相連，應提高檔案管理人員素質。要不斷提高其業務水平，同時深入一線，調查了解醫療、教學、科研對檔案工作的實際需求，不斷總結規律，提高檔案管理水平。同時要提高法律觀念，并主動將檔案價值所帶來的經濟效益和社會效益傳達到臨床一線。提高全院上下的檔案意識。

3 強化檔案服務功能，拓寬檔案服務領域

檔案管理的最終目的是利用。是否能最大限度開發利用檔案信息資源，時期發揮潛在價值，是衡量醫院檔案管理工作合格與否的重要標準。檔案工作者要多渠道、多途徑開發檔案信息資源，變被動為主動，重保存更重利用，并積極與同級醫院溝通交流，互相學習，使檔案信息利用走向開放，為醫院領導決策提供良好檔案信息參考，為醫院發展提供最優質的服務。

總之，醫院檔案管理有著鮮明的行業特點，不能簡單地混同于其他行業。衛生行政部門應當在當地檔案管理部門的指導下，有計劃地整理、制定出符合本行業特點的檔案管理制度，引導醫院用現代化管理手段做好檔案管理工作。