新時期高校檔案利用工作的認識和體會

王獻飛

摘 要：高校檔案利用是高校檔案事業發展的動力，如何做好新時期高校檔案利用工作，是擺在我們每個高校檔案工作者面前的重要課題，本人結合自己的工作實踐，對新時期高校檔案利用工作的意義、利用工作方式、目前利用工作存在的不足及如何使檔案利用工作適應新形勢等方面進行了分析探討。

關鍵詞：高校檔案；利用；認識；體會

高校檔案是高校領導及師生員工從事教學、科研及一切管理活動的真實記錄，是學校的寶貴財富。這些檔案之所以被我們采用科學手段保留下來，是因為它具有承載有用信息、記錄歷史經驗及教訓、指導現實工作的重要功能，可以滿足人們對檔案信息資源的利用需求。而檔案的這一功能是通過利用工作體現出來的。各類檔案只有提供利用才能發揮出所含信息的實現指導和歷史研究的巨大作用，實現其自身價值。

早些時候檔案利用工作是直接傳遞檔案信息為各項工作服務的工作，這一工作直接面對用戶，把檔案工作其他環節的工作成果呈現給利用者，他在整個檔案工作中占有極其重要的位置，是全部檔案工作的生命力所在。作為承擔檔案利用第一線任務的利用科學，高校檔案工作者必須對利用工作的重要性具有足夠的認識。下面我就從檔案利用工作的意義、利用工作方式、目前利用工作存在的不足和如何使檔案利用工作適應新形勢等方面，談一下自己的認識和體會。

1 高校檔案利用工作的重要意義

1.1 提供檔案利用是實現檔案工作目的的有效和直接手段

檔案工作包括收集、整理、保管、鑒定、統計、利用及信息化等多個環節的工作，在通過了專兼職檔案干部進行了大量工作之后，才得到寶貴的規范化的檔案信息資源，獲得這些資源的最終目的不是存儲，而是提供利用，是要讓檔案中蘊含的有用信息在指導現實工作和進行歷史研究中發揮作用，高校檔案工作者所從事的提供利用工作正是承擔了這樣的使命，是以不同的方式把檔案信息直接傳遞給利用者，使利用者通過利用檔案，創造出新的物質和精神財富，從而實現了檔案的利用價值，實現了檔案工作的目標。比如為領導決策提供依據性和參考性文件，解決學校大事；為教學評估、實驗室評估、“211”工程驗收、職稱評定，為個人提供學歷、身份、工齡、工資、房產土地所有權等檔案材料，提供可靠地真實依據，解決自身的社會和生活問題。

1.2 檔案利用工作是對外聯系的窗口

檔案利用工作每天面對的是來自校內外的各級各類人員，高校檔案館利用部門是名副其實的窗口單位，我們通過提供各類檔案服務，和各類利用者建立了聯系，又通過他們和他們的所在單位建立了聯系，一方面使利用者了解了我們的檔案工作，擴大了檔案工作的宣傳，另一方面也是我們不斷地了解利用者的需求。只有建立了這樣的聯系，才會使檔案館與利用者形成一種相互依存關系，是檔案工作有所作為，更好的為學校和社會服務，這樣檔案工作才會有新的活力。

1.3 檔案利用工作可以有效促進檔案業務建設

檔案利用工作是檢驗前面各個環節工作質量的一個關口，在提供利用的過程中，可以發現各類檔案是否齊全、完整；電子目錄和檔案實體是否相符等等，據此提出補充、修改、完善意見，這對提高各類檔案的歸檔率和案卷質量必將起到重要的促進作用，因此說，提供利用工作是推動檔案基礎業務建設不斷完善的一種動力。目前高校檔案館在檔案的利用中，要結合各個時期檔案利用工作的特點和規律，對常用的檔案目錄進行了整理，歸納出符合自身的檔案利用特點，在利用中編制各類簡便的檢索工具，如：針對本、專科、成人教育成績單、畢業證號、學位證號、三聯單、博、碩錄取名冊、休學、復學等內容編制檢索工具，裝訂成冊，放在所需庫房，提供查詢；統一學位檔案案卷目錄（博士、碩士）整理了黨群、行政目錄（以前手寫 ）。并對考研題進行加工整理，主要通過按學院、學科合理的進行編序列號，區分年代、分類組裝成盒，做到了隨用隨取。與此同時，又做出了與之配合使用的查考題的目錄索引，一年一本合訂成冊。另外在檔案管理方法上，（在三聯單檔案盒外貼上標簽，注明省份，在不用看案卷目錄的情況下，直接取卷，根據不同時期檔案利用工作的中心，臨時調整不同檔案位置，比如錄取名單等，放在最近的地方，以提高利用效率，過了這個階段又放原位置）利用者填寫成績單小卡片，考研題小卡片等。以上這些做法，在利用過程中節省了時間，減少了人員堆積，使高校檔案館的利用工作方便、快捷、準確、有序。

2 提供檔案利用方式

檔案利用方式是多種多樣的，應當根據需要和條件選擇適應的提供方式，或者多種方式并用。其中主要包括：

2.1 檔案原件外借

這是最基本的服務方式，在檔案工作現代化程度較低的時期，這種方式最常用。這種方式的憑證性、依據性最強，就是在當今信息化時代，也有很多需求是必須提供檔案原件的。這種原件外借具有一定風險，就是丟失和破損的風險，應當慎重提供。必須建立建全制度，做好借、閱的檔案登記與記錄工作，同時對外借檔案要建立催還制度。

2.2 制發檔案復制件

這種方式用的最為普遍，高校檔案館利用部門每天大量的工作都是在提供檔案復制件，如學生成績單、各類的錄取名冊、考研題等等，以前檔案利用部門在工作中更多的是以檔案原件制成復制件，現在經過數字化工作，信息部門對部分利用頻率高的檔案進行掃描、上傳、存儲成了電子全文，就可以在不動原件的情況下，從網上檢索，直接打印出所需檔案復制件，本、專科成績單已經實現了這種檢索利用，是非常便捷的。

2.3 出具證明檔案

目前高校檔案館所提供的檔案信息加工品，主要是根據檔案原件開據的檔案證明和出具學生辦理出國留學等手續所需的中英文對照件。對于高校檔案館來說，這兩種方式每天都是離不開的，工作的關鍵是對原件的查詢一定要真實、準確。

3 目前提供利用工作存在的問題和解決辦法

3.1 存在的問題

主要的問題是利用方式有些滯后，一度固守傳統的服務方式，雖然有些高校檔案管理系統運行已有多年了，但一直沒有在系統上做綜合查詢方面的嘗試，這里除了存在有些工作環節缺乏協調的原因外，主要原因還是缺乏創新意識，沒有激發出改革傳統服務方式的愿望，觀念上沒有適應新形勢，由此造成服務方式上的單一，同時服務上也缺乏主動性。

3.2 解決辦法

（1）增強創新意識，力求多接受新事物，多在信息服務上動腦筋，增強服務的主動性。檔案數字化是高校檔案館今后工作的重心工作，數字化的根本目的是利用，當前應適應館內實際，對新的“管理辦法”和“分類”要認真學習，深刻領會。做好對新的“分類”法的實施準備工作。

（2）積極學習信息化管理技能，力爭在最短的時間內盡快掌握查詢方法，不光學會查詢本、專科成績單，對其各類檔案也要學會檢索，體現檔案綜合查詢，實現檔案查、借、閱的計算機目錄檢索工作，以全新的方式為校內利用者提供快捷的檔案信息服務，發揮檔案在學校各項工作中“無可替代的作用”。

總之，高校檔案利用是高校檔案工作永恒的話題，在高校改革不斷深入和網絡技術快速發展的今天，它賦予了新的內涵，值得我們去深入探索，大膽實踐，我們每一個高校檔案工作者要深入實際，開拓創新，力爭把高校檔案利用工作做好做扎實。