淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題

王建偉 劉永亮

摘 要：文書檔案管理是單位發展歷程的簡單縮影，也是衡量單位辦公室管理發展水平的一條重要標準，其管理水平的高低在一定程度上對檔案資料的完整性以及質量的好壞具有重要的影響。因此，加強對辦公室文書檔案管理工作的重視，建立起長期有效的管理工作程序的制度至關重要。本文從分析辦公室文書檔案的特點著手，深入探討了目前辦公室文書檔案管理過程中存在的問題，并提出了相對應的優化策略以供參考。

關鍵詞：辦公室；文書檔案管理；問題及策略

文書檔案管理工作是辦公室基礎管理工作的重要組成部分，為單位的管理和發展提供了有利的支撐和保障。文書檔案主要產生于團體、機關、企事業單位的日常行政管理事務活動過程中，是將通用的文書轉化為部分檔案資料后的習慣性稱謂，具有重要的保存價值。為此，要加強對文書管理工作的標準化和規范化建設，提高文書檔案的使用價值，這是新時代背景下對辦公室文書檔案管理工作提出的新挑戰和新要求。

1 辦公室文書檔案管理的基本特點

辦公室文書檔案管理工作具有自身獨有的特點，具體表現在：其一，文書檔案管理工作主要是對資料的收集與保管；其二，文書檔案的產生于辦公室文書工作；其三，辦公室文書檔案管理工作是將復雜并且豐富的文書工作進行更加細致化的管理【1】。辦公室文書檔案不僅將紙作為信息的載體，記錄著發生的事件及過程以及物品的存檔等，因此文書檔案管理工作的重點就是信息的收集以整合，并對其進行分類管理和保存。

2 辦公室文書檔案管理過程中存在的問題

2.1 對辦公室文書檔案管理建設的力度不夠

一般而言，用于存放辦公室文檔資料的地方大多處于建筑底層，里面空間較小，而且地面容易潮濕，通風不好，在這樣一種環境下非常不利于文書檔案資料的長久保存，長期以往會對文書檔案造成一定程度的損害。出現這種狀況的原因主要是由于當前部分領導對檔案管理工作的不夠重視，導致對辦公室文書檔案管理的硬件設施建設的投入力度不夠，嚴重影響了辦公室文書檔案管理工作的良好發展。

2.2 辦公室文書檔案管理人員職業能力不足

由于大多企事業單位在辦公室文書檔案管理工作方面缺乏必要的宣傳和重視，使得部分管理人員在日常的工作過程中對自身的職責明確不清，出現了部分工作失職的現象。加之，文書檔案管理工作本身工作量較大，管理人員在實際操作過程中又表現出能力不足，缺乏足夠的耐心和責任心，最終導致文書檔案管理工作出現了滯后和混亂的局面。

2.3 缺乏規范化的辦公室文書檔案管理工作機制

正所謂“沒有規矩難成方圓”，通過制定合理的規范機制，能夠有效明確工作人員的各項職責，有利于日常工作持續有效的開展。然而，針對目前我國辦公室文書檔案管理的現狀可知，由于領導對檔案管理工作的不夠重視，使得辦公室文書檔案管理工作沒有建立起規范化的管理機制，文書檔案管理工作無章可循。由于缺乏一定的懲戒機制，工作人員的主人翁意識薄弱，對待工作更是采取懈怠的態度，對文書檔案管理工作的發展具有嚴重的阻礙作用，難以滿跟上時代發展和前進的步伐【2】。

3 優化辦公室文書檔案管理的策略

3.1 加強辦公室文書檔案管理工作的規范化建設

要實現高水平地辦公室文書檔案資料的管理就應該不斷加強對文書檔案管理工作的規范化建設，而要加強文書檔案管理工作的規范化建設重點就在于要建立起合理的管理機制和規范。為此，領導要全面提高對公室文書檔案管理工作重視，制定出嚴明合理的文書檔案資料管理機制和規范，明確管理人員的工作職責，確定管理工作的各項規范和要求，對于工作失職的現象要進行相應程度的懲罰，以此來增強人們的對待文檔管理工作的警戒，全面提高文檔管理工作的質量和成效。

3.2 提高文書檔案管理人員的職業能力水平

文書檔案管理人員作為文書檔案管理工作的主體，其職業能力水平的高低對于文書檔案管理工作的好壞具有重要的影響，所以必須借助各類渠道來全面提高文書檔案管理人員的職業能力水平。具體來說，可以從以下兩個方法著手：第一，吸納專業化的人才來從事文書檔案管理工作，即企事業單位在招收新人才的過程中要有目的地進行，嚴格把關，爭取能夠將在文檔管理方面擁有異常突出能力的人才吸收進來；第二，對現有的管理人員加強培訓。企事業單位可以通過專家授課、專業培訓、校企合作等各類方式來加強對在職工作人員的培養，不斷提升他們自身的素質和能力，使其能夠跟上時代發展的步伐。

3 激發文書檔案管理人員工作的積極性

要想激發文書檔案管理人員工作的積極性，首先領導要加強對文書檔案管理工作的重視，時常對文書檔案管理工作人員給予一定的關懷，使得管理人員在心理感受到自身工作崗位的重要性，其次要設立一定的工作獎懲制度，對于工作認真負責，工作成效顯著的員工進行一定的物質或者精神獎勵，不斷激發他們的學習熱情。相反，對與工作態度散漫，工作成效較差的管理人員進行一定的懲罰，是其充分認識到自身的錯誤，一邊在日后的工作中加以改正。通過這樣的一種方式，定會對文書檔案管理工作產生積極地促進作用【3】。

4 結語

辦公室文書管理工作是檔案管理工作的基礎，故而企事業單位要想充分發展和利用自身的信息，一定要全面加強對辦公室文書檔案管理工作的重視。雖然，目前我國的辦公室文書檔案管理工作面臨著諸多的問題，但通過一定的優化措施能夠加以有效解決。為此，新時代背景下，要加強對辦公室文書檔案管理工作的規范化建設，明確管理人員的工作職責，確定管理工作的各項規范和要求；其次要注重提高文書檔案管理人員的職業能力水平，使其能夠跟上時代發展的步伐；最后要不斷激發文書檔案管理人員工作的積極性，從而不斷促進我國辦公室文書檔案管理工作持續健康地發展。

參考文獻

[1]周韻. 論文書檔案質量[J]. 山東交通科技. 2002（04）

[2]李克. 淺談文書檔案的計算機管理[J]. 科學之友. 2012（11）

[3]孟祥云. 談機關文書檔案的管理[J]. 水利天地. 1994（03）

[4]夏毓芳. 談賬外文書檔案材料的收集[J]. 當代建設. 2002（05）

[5]孫萍. 電力勘測設計單位文書檔案利用及現代化管理[J]. 電力勘測設計. 2004（01）