對企業檔案信息化建設對策的研究探討

岳繼云

摘 要：加強企業檔案信息化建設是企業提升市場競爭力的重要手段，對企業發展有著重要的作用，本文通過對企業檔案信息化概念、企業檔案信息化建設的重要性、發展現狀和解決對策進行了介紹和分析，希望能夠對企業檔案信息化的建設提出一些參考和依據。

關鍵詞：企業檔案；信息化；對策研究；企業建設

在信息化時代的今天，企業的信息化建設已經成為了企業現代化管理機制建設的重要環節。特別是企業檔案的信息化建設是企業提升檔案管理水平，適應社會發展的必然選擇。如何利用現代信息技術、抓住機遇、提高檔案管理水平，開啟新的檔案管理模式是每一個企業管理人員都需要思考的問題。

1 相關概念介紹

1.1 企業信息化的含義

企業信息化是指運用各種信息技術手段，結合先進的管理理念，對企業內部的員工、資產和其他資源進行配置和整合，使企業組織結構和經營管理模式得到優化，從而使企業的管理更加規范化，提高企業的效益和競爭力。

1.2 企業檔案信息化的含義

企業檔案信息化是指企業在遵守法律法規的前提下，運用先進的管理理念和科學的管理方法，依靠現代信息技術，對企業的檔案信息進行發掘和整合，提高企業檔案信息的利用率，為企業的生產和發展提供服務。

2 企業檔案信息化建設的重要性

2.1 企業檔案信息化建設是國家檔案信息化建設的重要組成

企業是市場經濟的重要組成部分，是推動經濟發展的重要力量。特別是國企等大中型企業是國民經濟發展的中堅力量。而近年來中小型企業發展強勁，在穩定市場經濟方面發揮了積極的作用。中小型企業獨具的優勢帶來各種改革成果為大型企業改革提供了寶貴的經驗。

企業的檔案是企業日常經營管理過程中的各種重要信息的累積，是進行總結、創新的重要依據，有著重要的參考價值。各個行業中的大小企業見證了中國經濟的發展歷程，因此，企業檔案也是國家檔案資源中不可缺少的一部分。

2.2 企業積累的科技檔案具有生產力屬性

科學技術就是生產力，科學技術在企業生產中的應用可以對生產方式和生產效率進行優化，轉化為生產力。而這些在生產實踐中獲得的科學技術得以傳承的載體就是科技檔案，企業的科技檔案往往是幾代研發和技術人員的智慧結晶。企業可以通過科技檔案中的信息總結經驗、開拓思路，進一步加強創新；同時，企業也可以直接應用一些檔案信息中的先進技術，節省生產的成本，創造更多的利潤。

2.3 企業檔案信息化建設是企業信息資源規劃的關鍵環節

在信息化時代的今天，各行各業都日益加深了對信息資源的依賴。人們傾向于通過電腦讀取信息，這一趨勢使傳統的檔案管理模式已經無法滿足企業的新需求。越來越多的企業認識到這一問題，開始對企業的信息資源進行規劃和整合，盡可能的開發企業的信息資源，利用多層次的管理系統為企業的各項工作提供有力的支撐。

3 企業檔案信息化建設的發展現狀

3.1 企業檔案信息化建設過程中的制度建設

企業檔案信息化建設同樣離不開制度建設的支持，只有在規范化的制度下，行業的發展才能持久有序。《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》的實施使企業檔案信息化建設開始有法可循，但在實際的工作中，由于執法不嚴等現象的存在，一些企業并沒有嚴格按照規范要求進行工作。在監督、執法方面仍然需要進一步加強才能保障企業檔案信息化建設順利進行。

3.2 相關配套設施的建設現狀

對于一些發展歷程較長的企業檔案管理部門來說，還是有很大一部分在使用傳統的手工操作。但是這種操作耗費時間長，無法使企業各部門的工作高效運轉，這會阻礙企業的發展。但是對于新興行業來說，例如科技公司和銀行系統，企業內部系統數字化水平比較高，公司員工的計算機技術也比較高。因此，這些新興行業的企業檔案信息化建設大多領先于其他行業。

3.3 企業工作人員素質現狀

應該說，高水平的人才配伍是企業檔案信息化建設最為重要的一個部分。但是，大多企業檔案信息化管理人員多數沒有從事過專業的編程工作，甚至沒有經過專業的計算機技術的培訓。一些企業的工作人員信息化素養很低，操作計算機的熟練度不夠，分類檔案信息和檢索信息都很不專業，整合信息資源的能力有限，無法適應企業的需求。企業的管理人員應該充分意識到企業檔案信息化建設對于經濟效益和企業發展的重要作用，大力支持這項工作，在企業中培養一批高素質的信息化管理人才。

4 企業檔案信息化建設的對策

4.1 樹立企業檔案信息化觀念

加強企業檔案信息化建設的首要步驟是轉變傳統的觀念，加強企業的信息化意識。辦公自動化、辦公系統無紙化使檔案轉向了數字化的發展，檔案管理人員要利用信息化技術整合檔案資源。這些轉變都要求企業的工作人員認清企業檔案信息化的發展趨勢，適應新型的工作模式。

4.2 建立健全企業管理制度與法律規章

企業檔案具有一定的法律效力，因此信息化檔案真實的情況下，其法律憑證的作用也應該得到法律的承認，這其中涉及的法律法規都應該有所完善和改變。同時，企業也應該明確自己進行檔案信息化建設的目的，確定并完善自己的管理體制。

4.3 合理配置企業檔案信息化人才

企業檔案信息化建設需要具有專業的信息化知識人才，人才的質量會影響企業檔案信息化在企業中作用的發揮。因此， 還要引進懂得最新技術的專門人才， 以使企業檔案隊伍的人員配置趨于合理， 滿足企業檔案信息化建設的需要。

總結：隨著信息化水平的不斷提高，企業檔案信息化建設還將不斷的面臨新的問題和挑戰。未來企業檔案信息化的建設將更加新穎化、通用化、專業化、平臺化。這需要企業轉變自身的觀念，引進專業的人才，利用科學技術來適應時代的發展。同時，國家也應當完善相應的法律法規加強對企業的監督。

參考文獻

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