目標管理法在檔案管理中的應用初探

汪江

摘 要：本文通過對檔案管理的工作特點和目標管理法的具體涵義進行分析，闡明將目標管理法應用于檔案管理的工作中是一種很好的選擇，能提高檔案管理水平。并且就目標管理法在檔案管理中的具體應用進行了探討。

關鍵詞：目標管理法；檔案管理；應用

1 檔案管理的工作特點

檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的一項工作，其工作有著原則性、保密性、安全性、系統性、創新性等特點，具體體現為：原則性：機構或者個人要查閱、使用檔案，需要經過一定的程序，獲得批準才行。保密性：檔案管理應十分注重保密性，防止一些重要的檔案流出，造成不必要的損失。安全性：按照標準要求對檔案進行管理，定期對檔案進行檢查，確保檔案安全。系統性：要對檔案的搜集、整理、保存、統計、更新、使用等工作進行系統性管理。創新性：對檔案信息資源進行開發創新。

2 當前檔案管理工作的不足

當前對檔案管理工作不足主要有兩方面。首先，管理者思想上重視程度不夠。具體表現為組織很少為檔案員綜合素質的提升提供平臺。檔案工作的特點決定了管理人員要具有一定的政治素質、專業素質等，尤其是政治素質，只有政治素質過硬的員工才能做好保密性和原則性強的檔案管理工作。組織應當為成員的綜合素質的提升創設條件。其次，傳統的檔案管理方式已經滿足不了現代檔案管理的要求，在管理中應該不斷創新，將新的管理方法應用于實際的檔案管理中。

3 目標管理法的涵義

目標管理法又稱為成果管理法.是美國管理大師彼得·德魯克在其所著的<管理學實踐）一書中提出的重要管理思想。目標管理法是以制定和實現目標為中心.由組織的員工共同參與制定具體的、可行的且能客觀衡量績效的目標。在工作中進行自我控制.努力實現工作目標的一種現代管理方法。目標管理法采用行為科學的理論以及人性化的參與方式.由組織高層管理者與下級共同商議組織的目標。并將其具體化。細分到組織的各個部門、層次和成員。將目標與組織的各個部門、層次和成員的責任和成果相聯系.組織的高層管理者激勵下屬去自主地實現目標。高層管理者則注重結果及評價。從而使組織能夠有效運行。

目標管理法具有如下特點：

（1）參與。由組織的員工共同參與制定具體的、可行的且能客觀衡量績效的目標。

（2）授權。管理人員將權力下放，員工在完成自己工作時。也有一定的自主權。

（3）自控。組織的高層管理者激勵下屬去自主地實現目標。下屬在實現目標的過程中以自我管理自我控制為主.

（4）同評。組織的上級和下級共同對下級的工作成果進行評價。

4 目標管理法在檔案管理中的應用

檔案管理工作性質很單一，目標十分明確，有利于考核目標的實施，并且外部環境對目標管理的影響不大，目標的設定沒有必要適應環境的變化，這些特點決定了目標管理法在檔案管理中的適用性，檔案機構管理者采取目標管理法是一項很好的措施。目標管理的參與性特點，讓檔案管理員可以參與工作目標的制定.可以讓管理員更深刻地認識到這項工作的重要性，以及其對保密性和原則性的要求，明確自己的重要職責。目標管理的授權性特點則能進一步激發管理員工作的積極性和主動性。目標管理的自控自管和同評的特點，讓管理員在被高度信任的情景下努力工作.同時提升自己綜合素質。

目標管理法的具體實施方法可以為三個步驟：

（一）、制定目標。

1、是對目標體系進行建立。在對目標管理法進行采用的過程中，注意運用科學的程序對檔案管理員的總目標進行制定，并且將制定好的目標進行細致分解使其具體的落實到每一個管理員的身上，與其相關的目標緊緊相連。在這其間，要注意使每個目標之間具有一定的協調性，從而使目標體系得到完整的建立；

2、是對相對嚴格的目標責任制進行建立。在目標管理法運行的過程中，將總目標進行細致劃分，把目標具體落實到每個管理員的身上。

（二）、實施目標。

1、是注意權限的下放以及自我控制，在對目標進行實施的過程中，相關的高層管理者要注意權限的下放，對管理員工進行充分的授權，使其擁有能夠對目標進行完成的必要權力；另外還要對員工給予充分的信任，在目標是實施方法以及實施途徑上不做過多干預，讓員工自行選擇；

2、是注意實施過程中的控制和檢查，在對工作進行檢查時，一般會使用相關管理員的自查報告以及上級指導巡視的方法進行結合使用。其中，在對其實施過程進行檢查的前提下，還要注意對實施目標中存在的問題以及其相關的進展情況進行反映，比較目標的實際值以及期望值，對目標的具體實施進行動態控制。

（三）、評價目標的成果。

在檔案管理員完成目標后，管理者要按照目標完成評價標準，針對其目標成果評價的方式主要是采用上級評價和自我評價兩者想結合的方式進行的，通過兩者的共同評價得出相應的結果。在評價的過程中，目標成果評價有3個基本指標：“達到程度”、“復雜困難程度”、“努力程度”。

綜上所述，檔案管理工作很重要，檔案管理工作目標相對比較明確，工作環境具有一定的單一性，其考核目標設置相對容易。目標管理法作為一種現代化管理方式，是以目標的制定以及實現為中心進行運行開展的，其在開展的過程中，是由相關的員工對可行的、客觀的、可以客觀衡量績效以及具體的目標進行共同制定，然后在具體的工作中對自我進行控制，對自身制定的目標努力實現。因此，將目標管理法應用于檔案管理的工作中是一種很好的選擇，能提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]黃茜.目標管理法在圖書分編中的應用分析[J].科教導刊（電子版），2013（21）.

[2]劉方方.淺議目標管理法在圖書分編的應用[J].北方文學，2012（6）.信息化，2013，15（2）：194-195.

[3]俞俊毅.基于目標管理的高校教師績效管理體系研究[D].浙江工業大學，2012，23（10）：137-148.

[4]邢艷波.談目標管理法在檔案管理員管理中的應用[J].中國管理