試論數字化背景下如何加強煙草行業檔案信息化建設

趙鈺

摘 要：煙草行業要實現自身的穩定發展，在檔案信息管理中，應努力實現信息化建設，這是信息化建設的重要組成部分，檔案信息化建設對于促進煙草行業發展具有十分重要的作用，應提高認識和重視程度。但是在檔案信息化建設中，依舊存在諸多問題，檔案信息化建設受到了一定的影響。當前科學技術、數字化發展迅速，在數字化背景下，應努力促進自身信息化發展。本文就數字化背景下加強煙草行業檔案信息化建設進行分析和研究。

關鍵詞：數字化背景；煙草行業；檔案；信息化建設

當前，信息技術發展迅速，利用科學的、高科技的信息技術手段對檔案信息進行收集、整理，促進檔案信息化建設，這是未來煙草行業發展的必經之路，也是檔案工作順利進行的重要手段，煙草行業應利用數字化的軟件和技術對檔案信息進行電子化管理，促進檔案信息化、數字化建設，實現信息資源的共享，促進本行業取得良好的發展效果。

1 數字化背景下加強煙草行業檔案信息化建設的意義

實現檔案信息的數字化能夠提高檔案信息的利用效率，轉變封閉式的檔案管理，使檔案管理部門的職能發生轉變，實現檔案管理部門向信息采集服務發展，實現信息的優化配置，為行業發展提供科學的依據。同時，實現檔案信息化建設是當前檔案管理工作的實際需要，隨著數字化信息技術的快速發展，檔案信息由紙質管理轉變為電子化管理，實現檔案信息的高效管理[1]。

當前煙草行業不斷發展變革，行業內部的檔案資料數量逐漸增多，涉及的范圍也越來越廣，如果依舊利用紙質檔案，會給利用者帶來一定的不便。而利用信息化手段將檔案信息制成電子版，查閱者利用檔案會更加便利，而且能夠保證檔案信息不被損壞，實現檔案信息的自動化管理。

2 煙草行業檔案信息化建設中存在的問題

1、對檔案信息化建設認識不足

目前煙草行業對檔案的信息化建設認識還不足，沒有認識到檔案信息對于促進行業健康發展的重要意義，一些領導認為檔案信息化建設不會給企業帶來巨大的經濟效益，只會花錢，因此被忽視。檔案信息化管理也只是將檔案信息輸入到電腦內，不了解檔案信息化建設的真正意義，不能快速的接受新技術的應用，檔案信息化建設成為空談。

2、檔案信息化標準和規范不到位

當前煙草行業檔案信息建設沒有科學的規劃，信息化建設不到位。信息化建設是由多個部分構成的，實現信息化建設就應由明確的規范和標準，但是大部分單位沒有檔案信息化建設的標準和規范，導致信息化效果不高，各部門各自為政，沒有系統的規劃和管理[2]，使得檔案管理受到影響，不利于檔案管理目標的實現。

3、檔案管理人員、資金、設備不足

煙草行業檔案信息化建設是需要一定的資金、設備、技術以及人員做基礎的，但是目前的檔案管理基礎工作不到位，由于對檔案信息化建設的認識不足，對檔案管理的投入力度也比較小，檔案信息化設備不足，人才的素質能力不高，嚴重制約了檔案信息化建設，煙草行業內部的檔案信息資源不能實現良好的利用和開發。

4、檔案信息管理與其它信息管理脫離

在煙草行業內部，信息管理系統的連接不到位，信息管理系統是由生產、辦公自動化以及檔案管理等系統構成的，但是檔案信息化管理系統不能與其它系統進行有效地銜接[3]，導致信息系統之間不能實現同步建設，數據轉換受到影響，不能正確的提取使用，導致信息系統的正常運行受到影響，其它系統不能與檔案管理系統進行有效銜接，檔案信息不能得到有效地利用。

3 數字化背景下加強檔案信息化建設的有效對策

1、提高對檔案信息化建設的認識

在煙草行業的信息化建設中，檔案信息化建設是十分重要的組成部分，對于促進企業軟實力的增強具有積極地意義。要提高對檔案信息化建設的認識和重視程度，加強檔案信息化建設的投入力度，加強資金、技術以及人員的投入，促進檔案信息化建設的順利推進，強化信息化建設的意識，促進檔案信息實現數字化建設，轉變傳統的檔案管理方法，實現電子檔案信息管理，促進檔案信息管理的順利進行。

2、完善檔案信息管理的制度

為了使檔案信息化的順利建設，應制定完善的檔案管理制度，為檔案管理工作提供科學的依據，使檔案管理工作能夠順利的進行，避免檔案信息化建設中出現混亂的局面，一旦出現問題能夠依據相關的規章制度進行及時的解決。當前信息化技術快速發展，電子檔案實現了良好的發展，應根據行業發展的實際情況建立完善的管理制度，例如電子檔案的收集、管理制度等[4]，對檔案管理人員的考核制度等，促進檔案管理工作的高效進行，實現檔案的信息化建設。

3、提高檔案管理人員的素質能力

要促進煙草行業檔案的信息化建設，應努力提高檔案管理人員的素質能力，檔案的信息化建設是依靠人來完成的，檔案管理人員的信息技術能力是十分重要的影響因素。檔案信息化建設就是利用計算機技術，數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等進行檔案信息的收集、傳遞、儲存以及利用，實現檔案信息資源的共享。這些工作需要高技能的人才進行，因此應加強檔案管理人員的信息技術培訓，強化他們的信息化意識以及水平，促進檔案信息化建設的順利進行。

4、做好檔案信息化的安全管理工作

信息技術快速發展，檔案信息技術逐漸增多，檔案信息的安全問題也成為所要解決的重要問題，在檔案信息化建設中，應努力做好檔案信息化的安全管理工作。在信息化檔案管理工作中，應建立完善的安全保障體系，明確檔案信息化建設中各種安全問題，制定完善的安全防護措施，將檔案信息化安全影響控制在最小范圍內，同時加強安全教育，提高檔案管理人員的安全意識，實現檔案信息化建設的安全、高效進行。

5、實現規范化建設

檔案管理工作應不斷發展和完善，推動檔案信息化建設的規范化進行，促進檔案工作的順利開展。應制定完善的信息化建設標準和規范，實現檔案工作中各種技術以及業務的有效銜接，實現煙草行業的良好的發展。實現規范化和標準化建設是行業發展的必然趨勢，檔案信息的規范化建設有助于促進煙草行業實現健康、持續的發展。同時強化信息技術水平的提升，建立煙草行業檔案信息數據庫，對檔案信息進行及時的查看，實現檔案信息的共享[5]，對電子化信息進行優化處理，對檔案資料進行分類處理，促進信息化發展模式的建立，實現檔案信息的網絡化、數字化建設。

4 結束語

煙草行業的檔案信息化建設是一項比較系統的工作，需要大量的人力、技術以及財力。當前信息技術以及數字化發展迅速，應努力實現檔案信息化建設，提高對檔案信息化建設的認識和重視程度，采取有效地措施加強檔案信息化建設，完善檔案信息管理的制度，提高檔案管理人員的素質能力，做好檔案信息化的安全管理工作，實現檔案信息的數字化處理，促進煙草行業信息資源的優化配置，促進煙草行業檔案信息化建設的順利實現。

參考文獻

[1]溫陽春.淺談加強煙草行業檔案信息化建設的途徑[J].現代交際.2013.4（5）：40-41.

[2]孫亞紅.淺談數字化時代下如何加強煙草行業檔案信息化建設[J].蘭臺世界.2013.6（S2）：61-62.

[3]李國民.煙草行業檔案信息化建設中存在的問題及其對策[J].檔案.2011.6（5）：59-60.

[4]張秀華.煙草行業檔案信息化建設的實踐與思考[J].科技資訊.2013.14（30）：149-150.

[5]付志瓊.淺談煙草行業檔案信息化建設中的新難點及對策[J].湖北檔案.2014.2（12）：17-18.