社區檔案管理工作的難點與辦法探究

曹玉環

摘 要：近年來，我國城市的體制不斷變革，社區的建設力度也在不斷加強，在推進城市現代化進程、提高人們生活水平、強化民主建設等方面起到了重要的作用。社區檔案是完整而真實的記錄著社區管理工作開展情況的文本資料，直接反映了社區工作的開展情況。本文旨在分析社區檔案管理工作的難點，并分析相應的解決辦法。

關鍵詞：社區檔案；管理工作；難點；辦法

隨著我國文化、經濟、綜合國力等多個方面的發展，城市的體制不斷變革，社區的建設力度也在不斷加強，而社區作為一個城市的基本構成單元，其對于推進城市現代化進程、提高人們生活水平、強化民主建設等占據著不可或缺的地位[1]。社區檔案是完整而真實的記錄著社區管理工作開展情況的文本資料，直接反映了社區工作的開展情況，是評價社區工作的基本。本文旨在分析社區檔案管理工作的難點，并分析相應的解決辦法。

1 社區檔案管理工作的難點

1.1 對檔案的認識不全面，檔案管理的工作不能完全落實

研究發現，許多的社區居委會的工作人員和領導由于平日工作內容繁多復雜，另外還有許多精力都被平日里的考核、檢查所占用，大都不會投入很多精力和時間放在檔案處理工作之中。因此導致這樣兩種現象[2]：（1）檔案一般儲存在工作人員手中，只有有檢查的時候才將檔案拿出來做準備，以便應付檢查，基本上是檢查一次準備一次，為了方便檔案大都不會被裝訂成冊，大多數檔案都處在處置不當的狀態下；（2）許多社區都不會講檔案規劃到平日的標準考核中，導致大多數的檔案管理人員的工作積極性不高，同樣其他崗位的人員也不把檔案管理放在心上，很少主動上交檔案統一管理。

1.2 檔案工作薄弱，檔案缺失嚴重

許多社區的工作條件較差，大多不會設有單獨的檔案管理室；許多社區是有幾個小的居委會組成的，因此會經歷搬家等流動，整個流動過程由于比較雜亂，很多資料由于沒時間打理都會被堆放在庫房里，無人管理，久而久之也許就會被丟棄；檔案由于沒有經系統的規劃，裝訂很容易出現丟失，破損，出現檔案不全，丟失，且電子檔案管理系統還沒有建立起來，對于檔案的保護工作任重道遠。

1.3 檔案員的工作大多不穩定，綜合素質低

社區的工作大都較為復雜，內容較多，比較繁重，然而工作人員又比較少，現在大多是內個人干多個人的事。加之社區換屆都較為頻繁，導致各個崗位上的工作人員變動較快，因此導致許多檔案管理人員在未經過一定培訓的前提下沒有專業的檔案管理知識就進行檔案管理，對檔案工作了解甚少，不能很好的認識到檔案工作的重要性，另外由于社區領導的不重視，使整體的檔案管理人員工作水平一直處在較低的狀態。

2 社區檔案管理工作的辦法

2.1 加強公眾對檔案管理工作的認識

可以通過宣傳的方式，讓大家了解檔案法，認識檔案法的重要性和嚴肅性。可以做海報、條幅宣傳，在人員較多的地方做集會宣傳，印發一些關于檔案工作的法律文件進行宣傳等，進而讓廣大的人民群眾意識到檔案管理在生活中的重要性，同樣也增加社區領導和工作人員的重視。

2.2 領導要重視社區檔案管理工作

可以說要做好檔案工作，沒有各級領導的帶頭支持是紙上談兵的事情。因此我們首要的任務就是做領導的工作，我們可以聯系一些檔案管理的行政部門，做好與這些部門的領導的溝通，說服他們，令他們意識到檔案管理的重要性，使其加大對檔案管理的財政投入，加大檔案工作在社區建設中的分量，給予社區必要的人力、物力、財力的投入，這樣可以使沒有檔案室的單位建立適當的辦公條件，改善工作環境，做好檔案的存放管理工作。將檔案工作放到社區考核內容之中，加大檔案工作的責任性，做好明確關于檔案工作的獎罰措施，使檔案管理人員有更高的工作積極性。

2.3 建立起全面完善的檔案管理模式

規定社區的檔案管理工作要嚴格依照現有的相關法律和規定進行，在收集和管理檔案的過程中要做到全面管理，過程要僅僅有條，不能雜亂，做好分管領導的安排和任命，任命更多的檔案員，必要時可以聘請兼職。強制要求各崗位的工作人員要定期做好檔案的上交工作，整個工作進程要做好層層的把關，不能出現任何環節疏漏。建立起統一的管理制度，加強規范要求。

2.4 加強檔案管理工作人員的綜合素質

檔案工作人員的業務能力和水平直接決定了檔案管理工作的實施，所以應該對社區檔案工作人員進行定期的培訓和考核。培訓方式主要為檔案管理專業人員實地操作、示范、講解；或者有上級檔案行政管理部門開設檔案管理培訓班，并讓檔案管理工作人員積極參加，認真學習管理技術，提高其基礎知識的掌握情況，并訓練其實際工作操作能力，同時激發檔案管理工作人員的工作熱情和主觀能動性，強化其工作的責任意識。

2.5 強化指導和監督工作

大量的實踐顯示，指導工作和監督工作是社區檔案工作順利開展和進行的重要保證，在整個檔案管理的工作中，都需要時刻貫穿著指導和監督工作。指導工作應該根據各個社區工作的基本情況和特點，開展較為適合的指導工作：如果該社區的資金情況較為豐厚，可以聘請一些檔案管理的專業人員，請他們一對一的傳授相關工作者檔案整理、歸檔等方式和經驗；如果該社區的資金相對較為匱乏，那么想過的檔案管理部門應親自指導相關工作者，教授檔案處理方法。同時，在進行指導工作的時候，值得注意的是，應該將檔案利用工作擺放在首要地位，指導社區工作者在檔案歸檔時注意利用檔案，以便更好地為社區人們提供服務，和社區工作的順利開展，促進社區檔案工作的持續發展。

社區工作的順利開展是保障人們生活水平的基本，因此社區的工作人員應該強化日常工作，定期對檔案材料進行整理和歸檔，特別注意收集和整理民政救助、勞動保障、老年保障、殘疾、保險等民生資料[3]，務必保障材料齊全。在社區檔案管理工作中，面臨著多種問題，檔案管理人員應在實踐中積極發現問題、分析問題，并解決問題，努力完善檔案管理工作，促進社區發展。

參考文獻

[1]郝丹丹.社區檔案管理工作現狀與發展研究[J].赤子（上中旬），2014，11：241.

[2]辛紅軍.認真做好社區檔案規范化管理工作[J].蘭臺世界，2014，S5：112-113.

[3]錢海峰.社區檔案管理工作的現狀、問題及對策[J].北京檔案，2014，06：30-33.endprint