新聞檔案信息化管理工作探討

王紅霞

摘要：新聞是滿足人們關注社會動態、掌握國家動態的重要途徑。國家的發展，社會的進步，使得新聞的數量與日俱增。新聞單位為更好地做好大量文字、圖片和形成的影音資料檔案管理工作，進行了有效地探索，并取得了顯著的成績。本文即系統介紹了信息化管理在新聞檔案保管中發揮的重要意義。

關鍵詞：新聞檔案；信息化管理；科學管理

互聯網信息技術地發展對社會各領域都起到了積極的推動作用。新聞檔案保管工作引入互聯網信息管理技術已成為新時期的發展趨勢。越來越多的新聞檔案管理工作者意識到信息化管理的優越性。一定程度上講，提高新聞檔案管理的信息化程度成為新聞工作單位增強市場競爭優勢的有利法寶。

1 新聞檔案管理特點與意義

新聞檔案管理工作具有自身的工作特點，總結起來可以分為三點：第一，新聞檔案的管理需要細致化的歸類。新聞檔案包括文字、圖像、聲音等多種類型的資料。各種類型的新聞資料需要不同的保存方式，這對于新聞檔案管理工作是一項具有挑戰性的工作。第二，新聞檔案涉及方方面面的內容，但在新聞檔案管理中在關注全面性的同時需要把握重點。新聞檔案資料內容豐富、數量巨大，因此做好新聞檔案管理工作，一個重要的工作原則是注重全面、突出重點。第三，新聞檔案管理工作需要隨時隨地做好歸檔工作。新聞資料具有周期短、隨時性的特點。新聞檔案與新聞資料的形成具有密不可分的聯系，新聞資料形成的不確定性對新聞檔案的管理產生一定的困難。新聞檔案具有自身獨有的工作性質，同樣在對新聞工作單位也是不可或缺的工作內容。新聞檔案管理工作對時代信息資料的記載和對歷史資料的追溯具有十分重要的意義。

2 新聞檔案信息化建設的重要性分析

信息化已成為未來社會發展的必然趨勢，隨著時代的進步與發展，傳統的新聞檔案管理工作方法已不適應當前社會發展的需求。計算機技術和多媒體互聯網技術使新聞檔案管理工作發生了翻天覆地的變化。新聞檔案管理用作為實現可持續發展，必須與時俱進，在工作過程中充分發揮電子信息技術的應用價值。但是這并不意味著完全摒棄傳統新聞檔案管理方式。在電子信息技術發展仍不完善的階段，需要協調好紙質文件和電子文件在保存新聞檔案中的作用。信息化管理方式在新聞檔案保存的工作中具有不容忽視的作用。電子信息保存新聞檔案有助于節約存儲空間，便于新聞檔案的查閱。新聞檔案通過光介質和磁介質的形式保存方便歸檔，是優化館藏新聞檔案的重要體現。電子信息技術存檔與紙質存檔相比較不易被折損或者丟失。充分利用電子信息技術做好新聞檔案的歸檔工作，對于提高資源利用率，充分利用人力資源具有重要的意義。建設科學規范的信息化管理機制是當前新聞工作單位實現可持續發展的必然措施。

促進電子信息技術在新聞檔案管理工作中的應用是信息化時代發展的客觀要求。過去的以紙質材料為載體的新聞檔案管理工作方式，不僅需要做好新聞材料的記錄工作，還需要后續的歸檔、存儲、定期整理等工作。傳統工作方式加大了新聞檔案管理工作的任務量，而電子信息技術的出現使這種繁雜的工作程序獲得極大地改觀。對提高新聞檔案管理工作效率，改善新聞檔案管理工作條件發揮著至關重要的作用。在新聞檔案管理工作中普及電子信息技術是新時期新聞檔案管理工作的發展趨勢。

3 新聞檔案信息化管理工作優化途徑

3.1 加大資金投入，促進電子信息技術應用

推進新聞檔案管理工作信息化一個先決條件是新聞工作單位配備齊全的計算機設備。而完善新聞單位計算機設備需要增加計算機設備的投資力度，加強電子信息技術的建立。新聞工作單位促進電子信息技術的應用需要循序漸進展開工作。首先，新聞工作單位為新聞檔案管理工作提供必要的電子信息處理設備。為新聞檔案信息化管理創造條件。其次，做好電子信息設備的后期運行與維修工作。在新聞檔案信息化管理的過程中，應做好預防措施和應急準備，對新聞檔案做好備份工作。一旦電子信息技術出現故障，能夠及時做好維修工作，并且確保新聞檔案資料的安全，避免新聞檔案資料的遺失。最后，建立電子信息的規范化管理機制，以保障新聞檔案信息化管理的有序進行。

3.2 將新聞檔案的被動管理變為主動管理

新聞檔案管理工作與社會多個部門會存在相應的聯系。因此在開展新聞檔案管理工作中應積極尋求政府、社會團體與企業機構的幫助，多部門協調合作，主動進行溝通主動為社會各部門提供服務，提高新聞檔案管理工作質量。舉例來講，新聞檔案管理工作與政府機關部門的積極聯合。政府定期舉辦的經貿洽談會，在會議中會為外商介紹關于本地區經濟、文化、自然環境等方面的狀況，此時新聞檔案即可充分發揮資料充足豐富的優勢，為政府提供具有參考價值的信息內容。同時利用會議內容進一步豐富新聞檔案的資料庫。

3.3 利用膠卷、光盤等形式保存新聞檔案資料

科學技術的發展，計算機技術的進步，為新聞檔案管理工作帶來了全新的管理技術與方法。在過去報紙、雜志、打印稿等紙質材料是新聞資料的主要載體。紙質材料易破損，對新聞檔案管理工作造成不可補救的損失。內存卡、膠卷等新技術的出現，彌補了紙質材料保存新聞檔案的不足，并且節約了新聞檔案資料的存儲空間。科學技術的發展，提高了新聞檔案管理的工作效率，同時減少了資源的浪費，便利了新聞檔案資料的查閱。

3.4 構建新聞檔案管理數據庫

確立管理信息化數據庫是新聞檔案管理信息化的一個重要標志。新聞檔案數據庫的是一項系統性的工作，涵蓋多方面的內容以文字信息和多媒體信息的處理最為突出。新聞檔案信息化管理的數據源主要來自文字信息和多媒體信息。在新聞檔案數據庫中圖像數據與視頻數據管理比較困難，并且存在不能做到及時使用的局限性。新聞檔案管理信息化應用首先應以構建多媒體數據庫為出發點，規范新聞工作單位檔案的管理工作，充分發揮信息化在提高新聞檔案管理工作效率中的積極作用。

3.5 提高新聞檔案管理人員的整體素質

新聞檔案管理人員是有效應用信息化管理技術的主要直接承擔者。新聞檔案的管理工作任務量較大，技術含量較高，這對于新聞檔案管理工作者的素質提出更高的要求。尤其是互聯網信息技術在新聞檔案管理工作中的應用，對負責新聞檔案管理工作的人員來講，需要改變傳統的工作方法，更新工作理念，逐漸適應互聯網信息技術在工作中的運用。新時期傳統的收集、整理、歸檔的工作已不再是新聞檔案管理工作的全部。對于新時代的新聞檔案管理工作者來講，能夠熟悉計算機的操作步驟，掌握科學規范的檔案保管軟件是基本的工作素養。提高新聞檔案管理工作的基本素質，做好新聞檔案管理人員新技術、新方法的培訓工作，必須成為新聞工作單位的常態化機制。

4 結束語

新聞工作單位一個主要的工作內容是新聞檔案的管理。作為新聞檔案管理工作人員應做好兩方面的工作，一是充分開發與利用新聞檔案信息資源；二是，樹立創新意識，改革新聞檔案服務機制。在開展新聞檔案管理工作過程中，積極采用全新的技術方法，提高對新聞信息的分類、加工和處理工作。有效運用網絡信息技術進行新聞檔案管理，提高服務質量，促進新聞檔案管理工作在新時期實現現代化發展，取得更卓越的成績。

參考文獻

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