檔案管理社會化問題分析

高曉慧+楊俊瑋

摘 要：對于企業的發展來說，檔案管理是促進企業發展的重要因素，檔案管理不僅是一個企業曾經發展歷程的記載載體，同時也是企業在過去發展成果分析資料，這為企業未來的發展提供數據信息支持，為企業的發展戰略提供指導，所以創新檔案管理形式對于企業來說至關重要。企業檔案管理社會化模式能夠提高檔案管理的質量和水平，確保檔案資料的真實性和完善性，所以有必要對檔案管理社會化問題進行研究。

關鍵詞：檔案管理；社會化；質量；水平

企業檔案管理是企業日常生產經營過程中的重要內容，檔案資料能夠為企業的發展提供數據分析和數據支持，其影響十分深遠。隨著社會經濟的發展，傳統的檔案管理形式已無法滿足社會經濟發展的需求，這不僅影響了企業的發展，同時也不利于檔案管理發展。近年來的檔案管理社會化模式實踐運用取得了較好的成果，能夠提高管理的效率和質量，節約企業的管理成本，對企業的發展有積極的作用。

1 檔案管理社會化模式的必要性分析

企業的檔案信息是企業相關信息的憑證和載體，如果企業的檔案管理制度方面存在較大的缺失，那么檔案管理的質量和水平必然不高，還會出現各類風險問題，如檔案信息泄露、檔案信息無序管理、檔案信息缺乏真實性等。一個科學的檔案管理模式同時也是體現企業綜合實力的關鍵內容，隨著社會經濟發展，人們的需求不斷提高，對企業的要求也越來越高，所以企業對內部各部門的要求也越來越高，滯后的檔案管理模式不僅管理的質量和效率低下，還會造成檔案管理的可信度不高，極大的影響了企業的發展，所以改進傳統檔案管理模式就顯得尤為必要。

自從我國實施改革開發政策以來，經濟得到快速發展的同時人們的觀念也發生了巨大的改變，企業的人員逐漸朝著社會自由人方向發展，人員的自由度得到了極大的提升，使得企業內部的人員流動性提高，人員流動性提高導致人員檔案信息也呈現著巨大的流動性，這樣使得企業的檔案管理難度和復雜度進一步提升，但是企業人員的檔案信息又是企業確定人員身份信息的重要資料，如果在此期間由于檔案管理工作不到位不僅會影響到企業的發展，同時也影響到人員的發展，可見完善或者創新檔案管理工作制度和工作內容成為了當前企業亟需重視的問題。而企業檔案管理社會化不僅能夠保證人事管理工作的科學合理性，而且能夠保證人力資源科學流通，同時采用這種模式能夠確保人事檔案信息的完整性和真實性，即人員的檔案信息是客觀存在并真實公正的，切實體現人員綜合素質，這和傳統檔案管理模式有較大的區別，以往很多企業為了留住關鍵性人才，就利用檔案來扶持人員，但是后續人員和企業的矛盾會越來越深，不利于企業的發展，所以運用檔案管理社會化是必然的趨勢。

2 檔案管理社會化模式分析

2.1 科學化管理

傳統檔案管理中存在的管理手段落后、管理軟硬件設備落后、管理理念落后等問題都無法滿足現代化的檔案網絡化管理的需求，也給企業的檔案管理帶來了消極的影響，而檔案管理社會化模式完全的避免了上述問題，相關結構提高檔案管理的質量和真實性，采用了網絡化數據管理模式，這樣就極大的提高了管理的效率，確保檔案數據的準確性，此外利用網絡平臺還為流動性高的人員提供了極為方便的檔案管理服務，簡化了檔案管理的程序，提高管理水平。

2.2 集中化管理

檔案管理社會化最為明顯的特點就是集中化管理，這也是保證檔案管理社會化的首要工作，作為經濟時代誕生的產物，檔案管理社會化和傳統的檔案管理有明顯的區別，傳統管理模式會根據人員的文化程度和級別進行劃分，主要由企業內部相關部門管理，這樣極容易出現管理混亂的現象，而檔案管理社會化是由相關的檔案管理機構統一集中管理，這樣就能夠有效的避免管理混亂現象，并且相關機構無論是管理制度上還是管理手段上都要優于企業內部的檔案管理。

2.3 杜絕檔案自帶

在檔案管理過程中，檔案管理社會化模式拒絕人員自帶檔案，這主要是因為一旦人員自帶檔案不僅容易導致人員檔案流失，還為機構的檔案管理帶來較大的麻煩。目前有的企業由于檔案認識不深刻，人員的檔案保存在人員手中，使得現實生活中出現了很多棄檔，檔案的流失對人員的影響極大，無論是社會保險業務還是人員的升遷都和檔案有很大的關系，一旦出現檔案流失，對人員的發展極為不利，所以在檔案社會化模式中，堅決杜絕此類情況出現，并規范化的管理人員檔案。

3 當前檔案管理的建議

檔案是一個人的歷史證明，其對人的發展有至關重要的作用，因此國家對于檔案管理顯得更為重視，根據目前檔案管理的形式來看，檔案管理科學化、集中化以及嚴禁人員自帶檔案都是對檔案的保護，確保檔案的完整和真實有效，以發揮出檔案應用的作用，因此針對這種現狀，作者認為當前檔案管理的思路無疑是正確的，但是目前在實施過程中還是存在著一定的問題，作者在此的建議如下：目前的檔案管理依托于計算機信息技術和網絡技術，這些技術是實現檔案管理科學和集中化的保證，因此有必要加強計算機軟硬件的建設工作，這樣才能確保檔案管理系統能夠高效并穩定的運行，保證檔案數據和信息的安全，確保其能夠為人服務；而對于當前檔案自帶的情況，作者認為有必要加強檔案相關知識宣傳工作，出現檔案自帶并遺失的問題主要是因為個人在檔案知識方面的匱乏以及不重視導致的，加強檔案宣傳能夠拓寬個人的檔案知識，提高人員的意識，這能夠有效的避免人員自帶檔案的情況出現，就算有個別現象因為意識的提高對檔案的保護也更加重視。

4 結束語

檔案信息無論對于人員還是企業來說都極為重要，傳統的檔案管理模式由于存在著一定的問題無法滿足現代化社會的需求，本文就主要分析了傳統檔案管理中存在的不足，對比的分析了檔案管理社會化運用的必要性和優勢，在此基礎上探討了檔案管理社會化模式的特點，其有利于人員的發展和企業的發展。

參考文獻

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