淺談大數據時代下檔案管理方式的變革

閆靚

摘 要：檔案管理以其系統性、全面性的特點在社會生產生活發展中起到重要作用，有助于規避風險，提高決策效率。進入新時代以來，科學技術的進步給各行各業帶來了機遇，也帶來了挑戰，檔案管理工作也不例外，云計算、云系統為檔案管理提供了交流與服務的平臺，網絡技術的發展也同樣給檔案工作帶來了一定程度的風險。本文從大數據時代給檔案管理工作帶來的挑戰入手進行詳細分析，提出幾點基于這一背景條件下的檔案管理方式變革策略，望可供參考。

關鍵詞：檔案管理；大數據時代；檔案工作

科學技術的進步帶來生產生活的變革，這種變革體現在社會生活的方方面面，尤其是計算機技術與網絡技術飛速發展帶來的數據信息的急速膨脹，進入21世紀以來，“大數據”的概念逐漸被人們所接受，其具有規模性、多樣性、高速性與價值性，科學預測表明，至21世紀20年代末全球電子形式存儲資料將達到35ZB，十年間將實現40倍增長，這種爆炸式增長是難以想象的，其產生的影響亦是難以估量的，各行各業的管理方式在這一背景下都在發生深刻變革，檔案管理作為一項以資料收集整理保存為基礎的工作，其任務量的改變今非昔比，探究其管理方式的變革措施迫在眉睫。

1 大數據時代給檔案管理工作帶來的挑戰

大數據時代的到來已經在世界范圍內引起廣泛的關注，商業、金融、軍事等領域在這一背景下已經制定了眾多變革策略，檔案管理工作所受到的影響雖然滯后，卻發展迅速，每年已有檔案的數字化量與新增資料的數量呈現幾何級增長趨勢，給檔案管理工作帶來了諸多挑戰。

1.要求轉變檔案管理觀念

相比于傳統檔案管理觀念，大數據時代下的檔案觀具有兩個顯著的特點，即大檔案觀與大服務觀，所謂大檔案觀是指拓寬檔案信息的范疇，將具有保存價值的文件、數據、視頻、音頻等都視作檔案，對前人所遺留下來的文件選擇進行數字化，形成基于信息系統與網絡技術的統一的電子檔案形式。大服務觀是新時代提出的新要求，是以人為本理念的體現，相對于傳統檔案管理工作被動、滯后的特點，大數據時代的檔案服務要求兼具多元化、開放性與先進性，以客戶的實際需求為導向，需要檔案工作人員主動問詢、提供建議，實現智慧型、人文性服務，這對從業人員的綜合素質提出了較高要求。

2.要求提升檔案管理技術手段

大數據時代自身便是以高新技術為依托，在這一背景下實現信息資料的管理也需要技術手段作為支撐。傳統檔案管理方式以紙質檔案為主，從業人員不需掌握各種計算機與網絡相關技術，通過手工方式就可完成檔案資料收集、整理、編目、保存或是銷毀等環節，然而，在以云計算為基礎的大數據時代中，檔案管理將是各種數字技術與信息技術的集合體，要求建立完備的云檔案系統，充分發揮檔案的服務價值。“大數據”對檔案管理技術手段的需求具體表現在以下方面：

①數據存儲容量，隨著數據資料的幾何級爆炸式增長，如何利用有限的條件存儲幾近無限的信息資源成為一個愈來愈明顯的問題，給現有的存儲技術帶來了極大挑戰。同時，數據資料的形式也呈現多樣化發展趨勢，從最初的紙張文件發展為現在的文檔、圖片、視頻、音頻等等，數據結構的多樣化有利于查閱者獲得更生動、更全面的信息，但也進一步加大了數據存儲技術的應用難度，在存儲介質的選擇、數據分類、備份方法等諸多方面都存在不少難題尚未解決。

②數據安全，科技的進步是一把雙刃劍，網絡技術提供了信息存儲與共享的平臺，卻也增大了信息丟失、泄露甚至毀損的可能性，即便是在靜態條件下，計算機硬件設備癱瘓、系統出現故障等情況也時有發生，數據丟失的情況屢見不鮮，且這一風險隨著軟件復雜程度、系統數據規模的提升也在不斷增加，成為威脅檔案安全性的重要因素；而在動態條件下，信息泄露可能性更大，尤其是機密文件、隱私信息，即便在整理與查閱過程中小心謹慎，也不可避免地會在用戶終端上留下痕跡，而這些蛛絲馬跡很可能被惡意利用，成為黑客盜取信息的橋梁。

③數據查閱，海量數據資源需要計算平臺擁有一流的算法與計算能力，具有強大的檢索功能與信息處理功能，其內存大，配置高，這本身就是一種挑戰，而如何在這些紛繁復雜的數據資料中獲得查閱者所需要的信息也是一個值得思考的問題，目前的檔案查詢系統時常出現等待時間過長甚至無法響應的情況，效率較低，故建立大容量搜索引擎是必然趨勢，這也是檔案利用服務首先需要解決的挑戰。

2 大數據時代下檔案管理方式變革策略分析

1.規范檔案管理制度，實現全流程控制

制度是行為的保障，沒有一個科學合理的制度進行約束，管理工作很難有條不紊地進行，因此，實現變革首先應制定大數據時代下的檔案管理規章制度，規范管理行為。大數據背景下，檔案資料繁多、數據種類復雜，需要相應制度對于各個工作環節進行細化，從原始數據采集到加工整理、從信息編纂到上傳云服務平臺，各類管理行為都需要有章可循，變無序行為為有序管理。

2.加大檔案資源整合，實現多方合作

在大數據時代下，信息源復雜，分類困難，目前許多檔案資源仍呈現紙質化和碎片化狀態，彼此之間流通存在困難，需要采用計算機信息化處理系統實現檔案資源整合，使其形成一個完整流通便利的數據庫，進而減少不必要的工作流程。在當前形勢下，云計算與存儲技術是一種較為可靠的方式，通過云計算，數據資源可以得到動態擴展，并且可實現合理配置，為檔案管理系統可擴展性提供了可能。此外，還應注重不同機構之間的配合，實現資源共享，通過技術與人才的多方合作，進一步促進我國檔案事業整體發展。

3.提高檔案管理人員技術水平，強化服務意識

如前文所述，大數據時代下，檔案管理工作內容發生了極大轉變，從手工操作轉變為智能化、人機交互形式，檔案服務也不再滿足于靜態、被動，在這種情況下，檔案管理觀念必須轉變，檔案工作人員素質也繼續提升。檔案管理人員應將自己置于時代潮流中，學習并掌握現代化操作系統與數據模型分析技術，以專業知識和先進技術充實自我，不斷提升業務素質。同時，也應注重服務意識，不同于傳統的“你來我找”形式，而是主動提供優質服務，滿足客戶的個性化、多樣化需求，創設良好的檔案服務體系，真正實現檔案管理為所需服務、為社會服務的功效。

參考文獻

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[2]張芳霖，唐霜.大數據影響下檔案學發展趨勢的思考[J].北京檔案.2014（09）endprint