強(qiáng)化學(xué)校檔案管理服務(wù)意識(shí)的策略探究

黃桂珍

摘 要：每一所學(xué)校在經(jīng)歷了歲月的洗禮后，都熠熠生輝，對(duì)于學(xué)校而言，在這漫長(zhǎng)的歲月當(dāng)中，學(xué)校經(jīng)過(guò)不斷的發(fā)展提升也留下了很多的寶貴財(cái)富，比如檔案信息。這些信息對(duì)于學(xué)校的重要性不言而喻，，學(xué)校的檔案管理屬于學(xué)校管理工作中一項(xiàng)比較重要的管理任務(wù)，做好學(xué)校檔案管理工作的同時(shí)對(duì)學(xué)校的建設(shè)發(fā)展也有很大的幫助作用。與此同時(shí)也要做好學(xué)校檔案管理的服務(wù)意識(shí)，本文就以強(qiáng)化學(xué)校檔案管理服務(wù)意識(shí)的策略為課題，進(jìn)行簡(jiǎn)單探析。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；檔案管理工作；服務(wù)意識(shí)

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的在人們的工作和生活當(dāng)中變得越來(lái)越重要，因而學(xué)校當(dāng)中的檔案管理工作變得越來(lái)越重要，針對(duì)于以上情況，為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理工作，需要建立檔案的管理體系，按照體制制度對(duì)檔案進(jìn)行合理的規(guī)劃管理，有助于學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中，正確的對(duì)自身的發(fā)展進(jìn)行評(píng)估衡量，對(duì)學(xué)校內(nèi)思想道德建設(shè)的該工作的展開(kāi)也有深刻的影響意義。

1 學(xué)校檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 學(xué)校檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

學(xué)校的檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，就會(huì)出現(xiàn)學(xué)校檔案管理松散，檔案無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)，久而久之，會(huì)造成人們對(duì)于它的遺忘，加上學(xué)校對(duì)于檔案管理上的認(rèn)識(shí)不足，這就出現(xiàn)硬件設(shè)施落后、人員管理水平低、管理積極性不高的現(xiàn)象，這就會(huì)出現(xiàn)學(xué)校檔案管理的松散和混亂現(xiàn)象[1]。

1.2 學(xué)校檔案管理的管理人員的服務(wù)意識(shí)差

學(xué)習(xí)檔案管理部門(mén)的工作人員，管理水平普遍不高，沒(méi)有意識(shí)到自己工作的重要性，服務(wù)意識(shí)較差，與現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。學(xué)校檔案管理工作并沒(méi)有借助于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，經(jīng)常采用的是人工處理的方式，這就造成管理效率緩慢，不能與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)校檔案管理的準(zhǔn)確性差和管理程度較低。另一方面，學(xué)校檔案管理工作不受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的重視，也就出現(xiàn)管理人員對(duì)檔案的不重視和服務(wù)意識(shí)低的現(xiàn)象，此外，人士檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)的人才和培訓(xùn)的學(xué)習(xí)機(jī)制，相互間人事檔案管理人員彼此間的經(jīng)驗(yàn)交流較少，導(dǎo)致管理人員不能達(dá)到檔案管理的需要。

1.3 學(xué)校檔案管理的檔案收集歸檔的水平差

學(xué)校的檔案管理中，管理部門(mén)的一些管理人員因?yàn)閷W(xué)校檔案管理體系的不完善，檔案管理人員無(wú)法按照管理體系制度進(jìn)行檔案的管理，對(duì)于重要的人事檔案比較重視，于是就放在自己的手中，認(rèn)為比較安全和便于查找，但恰恰是因?yàn)檫@種現(xiàn)象的出現(xiàn)，會(huì)造成檔案的提示和檔案的破壞現(xiàn)象，長(zhǎng)期下來(lái)，便會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)信息丟失的情況，不利于學(xué)校檔案的有效管理。此外，學(xué)校檔案的管理收集和檔案的歸檔狀況，并沒(méi)有養(yǎng)成良好的意識(shí)，就出現(xiàn)學(xué)校一些教職工忘記將自己的檔案交給學(xué)校進(jìn)行管理，一方面是學(xué)校檔案管理水平低的原因，另一方面，是學(xué)校教職工歸檔意識(shí)不足的現(xiàn)象導(dǎo)致，由以上兩方面的原因也就出現(xiàn)教職工對(duì)學(xué)校檔案管理工作的信息管理工作的不認(rèn)可，不愿意再將檔案交給學(xué)習(xí)進(jìn)行保管[2]。

2 強(qiáng)化學(xué)校檔案管理服務(wù)意識(shí)的策略

2.1 強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作的服務(wù)重要性的培訓(xùn)

學(xué)校的檔案是記錄學(xué)校發(fā)展的重要依據(jù)載體，對(duì)于學(xué)校的教學(xué)和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也起到了很大的借鑒作用，是學(xué)校發(fā)展的重要參考資料。做好檔案的管理工作，不僅僅能夠?qū)W(xué)校內(nèi)的所有教職工和學(xué)生的合法權(quán)益進(jìn)行有效的維護(hù)，還能幫助學(xué)校在進(jìn)行自身發(fā)展的過(guò)程中的內(nèi)政優(yōu)化、校園建設(shè)等方面提供合理的有效信息。由此可見(jiàn)，學(xué)校管理檔案工作人員的重要性，面對(duì)于出現(xiàn)的檔案管理意識(shí)松散的情況，若要在根本上進(jìn)行檔案管理服務(wù)，就需要先強(qiáng)化檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的有效性建設(shè)。

2.2 學(xué)校檔案管理工作服務(wù)意識(shí)的加強(qiáng)

面對(duì)學(xué)校的檔案管理工作來(lái)講，首先需要對(duì)其檔案意識(shí)進(jìn)行增強(qiáng)，改變傳統(tǒng)的管理思想，增強(qiáng)檔案的管理意識(shí)和學(xué)校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。要強(qiáng)化學(xué)校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不單是口號(hào)而已，要從實(shí)際的行動(dòng)中進(jìn)行檔案管理工作的加強(qiáng)，這個(gè)服務(wù)意識(shí)不單單局限于檔案的管理工作人員，還需要面向整個(gè)學(xué)校進(jìn)行檔案服務(wù)意識(shí)的加強(qiáng)，達(dá)到全校的各個(gè)管理階層服務(wù)意識(shí)，都能從根本上進(jìn)行強(qiáng)化的目的，然后在進(jìn)行各個(gè)部門(mén)工作人員的配合，共同幫助檔案管理人員將檔案管理工作落實(shí)并提高其服務(wù)意識(shí)的目的[3]。

2.3 學(xué)校檔案管理工作主動(dòng)服務(wù)意識(shí)的加強(qiáng)

若是要進(jìn)一步的提高學(xué)校檔案管理工作者的服務(wù)意識(shí)和水平，還需要強(qiáng)化檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員除了對(duì)檔案的管理進(jìn)行歸檔、整理之外，還需要進(jìn)行主動(dòng)的服務(wù)，主動(dòng)的為檔案使用人員著想，為其提供力所能及的服務(wù)，幫助其解決檔案上的力所能及的難題。例如，主動(dòng)給教職工和學(xué)生提供檔案的咨詢(xún)服務(wù)，檔案問(wèn)題的答疑服務(wù)和教授檔案查詢(xún)的相關(guān)方法等。學(xué)校檔案的管理人員，要想提高其服務(wù)意識(shí)還需要對(duì)本職工作技術(shù)水平的提高，對(duì)于檔案歸檔、檔案歸還、檔案查詢(xún)服務(wù)的加強(qiáng)，提高檔案查詢(xún)和利用的滿意度。促使檔案為學(xué)校的工作者提供更大的幫助[4]。

3 強(qiáng)化學(xué)校檔案管理服務(wù)意識(shí)的策略建議

3.1 檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)的提高

提高個(gè)人的素養(yǎng)對(duì)于檔案的管理工作人員來(lái)講本身就是一件提高服務(wù)意識(shí)的重要表現(xiàn)，檔案的管理工作人員不斷的增強(qiáng)自我修養(yǎng)，學(xué)習(xí)檔案管理的新知識(shí)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，在提升個(gè)人的素質(zhì)修養(yǎng)外，對(duì)于管理意識(shí)的強(qiáng)化工作也進(jìn)行了很好的鞏固，以此加強(qiáng)其自身的服務(wù)意識(shí)。

3.2 提高檔案管理的信息化技術(shù)

對(duì)于檔案的管理來(lái)講，除了以上的策略外，還需要借鑒與先進(jìn)的技術(shù)，進(jìn)行科學(xué)化的有效管理，從而增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可應(yīng)用性的提高，而且利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，還能有效的減少工作人員的時(shí)間，提高工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案管理問(wèn)題的了解，可以得知若是要進(jìn)一步的提高學(xué)校檔案管理工作者的服務(wù)意識(shí)和水平，還需要強(qiáng)化檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提高管理人員的積極性，從而使的學(xué)校的檔案管理工作，能夠進(jìn)行不斷的強(qiáng)化和提高。

參考文獻(xiàn)

[1]梁文輝.學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化對(duì)策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（3）：186，197.

[2]段嫏嬛.淺談基于服務(wù)意識(shí)下的高校檔案管理工作[J].讀寫(xiě)算（教育教學(xué)研究），2014，（44）：491，493.

[3]姜淼，李瀚超.淺談新形勢(shì)下的檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際，2014，（8）：43.

[4]孫梅霞.樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，做好檔案管理工作[J].新校園（中旬刊），2014，（2）：44.endprint