新形勢下企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)新

郭麗清

摘??要：企業(yè)管理信息化是時(shí)代對企業(yè)的要求，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和保障，也是檔案工作發(fā)展的必然要求。介紹了檔案管理信息化創(chuàng)新的背景和意義，闡述了企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的概念和存在的問題，分析了檔案管理信息化創(chuàng)新的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);競爭機(jī)制;信息技術(shù)

中圖分類號：G271????????????????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A???????????????DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.14.056

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷增長和信息化的不斷深化，社會對企業(yè)檔案管理信息化的要求不斷提高。但目前企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作中仍存在許多問題，制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。因此，如何對檔案管理信息化進(jìn)行創(chuàng)新成為了工作人員需要解決的問題。下面就此進(jìn)行討論、分析。

1??檔案管理信息化創(chuàng)新的背景

檔案信息化是一種全新的檔案管理模式，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，應(yīng)以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為主要形式，以向社會提供服務(wù)為重心，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化的新時(shí)代，檔案信息化是信息化建設(shè)的一部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展需要的必由之路。檔案資源只有通過信息化提升檔案工作的公共服務(wù)能力，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的使用價(jià)值。服務(wù)是檔案工作的本質(zhì)屬性和根本目標(biāo)，新時(shí)期，只有創(chuàng)新服務(wù)，以服務(wù)謀發(fā)展，將檔案工作廣泛地融入企業(yè)，才能實(shí)現(xiàn)較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

2??企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的概念和存在的問題

2.1??檔案管理創(chuàng)新的概念

檔案管理創(chuàng)新是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為企業(yè)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，其基本內(nèi)容包括檔案的收集、保管、利用和信息化背景下的信息加工和信息輸出。管理創(chuàng)新能激發(fā)創(chuàng)造力，可不斷地開發(fā)出新的工作方式和解決問題的辦法。檔案管理信息化的創(chuàng)新，即不斷根據(jù)市場和社會的變化和發(fā)展，在知識創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，滿足檔案服務(wù)需求，達(dá)到檔案工作服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的目標(biāo)。

2.2??檔案管理中存在的問題

現(xiàn)代科技的廣泛應(yīng)用既為檔案管理工作帶來了方便，也存在一些問題。

2.2.1??檔案管理的保密性和安全性不強(qiáng)

檔案管理的保密性和安全性不強(qiáng)的主要原因有人為因素和技術(shù)因素。檔案部門的工作人員的安全保密意識淡薄，對發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理;電腦病毒橫行，加之黑客的惡意攻擊，導(dǎo)致檔案信息的安全受到威脅。

2.2.2??電子檔案的數(shù)量較多

電子檔案是一種新型檔案載體，我們必須對電子檔案的概念、數(shù)據(jù)處理和網(wǎng)絡(luò)安全等方面認(rèn)真研究、綜合利用，從而擴(kuò)大審視視角，逐步形成一套科學(xué)的電子檔案管理方法，確保檔案管理信息化建設(shè)的健康、有序發(fā)展。

2.2.3??競爭、協(xié)作理念不完善

當(dāng)今社會的各個(gè)領(lǐng)域既存在競爭，也存在協(xié)作，檔案管理工作也不例外。只有引進(jìn)競爭機(jī)制和團(tuán)隊(duì)精神，加強(qiáng)部門間的交流和協(xié)作，普及檔案信息自動化處理和管理技術(shù)，檔案信息資源才能實(shí)現(xiàn)有效開發(fā)和利用，才能更好地服務(wù)于企業(yè)和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

3??檔案管理信息化創(chuàng)新的內(nèi)容

在信息時(shí)代，檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，以適應(yīng)信息化時(shí)代的快速發(fā)展。檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容很多，本文著重探討管理理念、管理技術(shù)、管理機(jī)制和管理服務(wù)四個(gè)方面的信息化創(chuàng)新。

3.1??檔案管理信息化理念創(chuàng)新

檔案管理信息化工作的創(chuàng)新中，首先是信息化管理理念的

創(chuàng)新，要解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理信息化意識。

3.1.1??服務(wù)大局的理念

“服務(wù)先行、以人為本”是做好檔案工作的重要理念。在新時(shí)期，我國的主要任務(wù)依然是加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)發(fā)展為中心，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立服務(wù)大局的意識，使檔案管理有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用，全方位地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

3.1.2??改革服務(wù)理念

在信息化的新形勢下，檔案管理工作要加大改革力度，以開放和服務(wù)為基本思路，克服因循守舊的思想，樹立改革創(chuàng)新意識，采用社會化開放式管理模式，充分發(fā)揮檔案信息化的社會化服務(wù)功能。

3.2??檔案管理信息化技術(shù)創(chuàng)新

信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展是一把雙刃劍，既是檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇，也是新的挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢和手段，充分整合信息資源，從而推動檔案管理信息化建設(shè)。

3.2.1??建立科學(xué)、完善的電子檔案管理制度

技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，檔案管理工作應(yīng)抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，在檔案載體、收集和利用等方面進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，以提高服務(wù)質(zhì)量，使信息技術(shù)在檔案管理信息化創(chuàng)新中發(fā)揮有效的技術(shù)支撐作用。在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，利用電子檔案信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)信息資源的深度開發(fā)和廣泛應(yīng)用，建立科學(xué)、完善的電子檔案管理制度，從而增強(qiáng)服務(wù)手段、擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，以整體優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的資源共享。

3.2.2??建立開放式、交互性的檔案服務(wù)平臺

隨著電子計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新中起著重要的作用。檔案管理信息化技術(shù)創(chuàng)新要運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，積極推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為企業(yè)和社會提供一個(gè)開放式、交互性的檔案服務(wù)平臺。通過此服務(wù)平臺，可完善電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的使用效率和信息輸出量，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理和利用方式，從而更好地推行檔案資源信息化建設(shè)。

3.3??檔案管理信息化機(jī)制創(chuàng)新

在新形勢下，檔案管理機(jī)制需要創(chuàng)新，創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制有利于調(diào)動檔案工作者積極性和創(chuàng)造性，有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。

3.3.1??加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的建設(shè)

檔案信息安全保障體系是檔案實(shí)體和信息安全的重要保證。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)逐步完善檔案信息安全管理體制，落實(shí)信息安全責(zé)任制度，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件的管理，明確安全防范重點(diǎn)，打造切實(shí)可行的檔案信息安全保障體系，確保數(shù)據(jù)和檔案信息系統(tǒng)的安全。

3.3.2??建立獎懲機(jī)制和崗位責(zé)任制

為了形成積極的工作氛圍，檔案管理部門應(yīng)建立高效的獎懲機(jī)制，按照崗位責(zé)任制，制訂詳細(xì)的考核和獎懲辦法，做到獎罰分明，激發(fā)檔案工作者的積極性和責(zé)任心。同時(shí)，還要建立科學(xué)的崗位責(zé)任制，即依據(jù)檔案管理工作的規(guī)律和要求，將各項(xiàng)檔案工作任務(wù)細(xì)化，合理分配，確保每個(gè)部門和每個(gè)工作者的明細(xì)責(zé)任、明確目標(biāo)，并與獎懲機(jī)制緊密結(jié)合，從而提高工作效率和質(zhì)量。

3.4??檔案管理信息化服務(wù)創(chuàng)新

根據(jù)檔案發(fā)展的形勢和服務(wù)需求，檔案管理工作應(yīng)更新服務(wù)理念、完善檔案管理的服務(wù)內(nèi)容。

3.4.1??檔案信息化服務(wù)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)

在信息時(shí)代，檔案信息化服務(wù)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，通過檔案信息的網(wǎng)上檢索，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，這是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路。

隨著企業(yè)信息量的急劇增長，檔案部門無法獨(dú)自完成知識和信息的收集、整理、保存和利用等工作，企業(yè)間應(yīng)協(xié)作競爭、結(jié)盟雙贏。可充分利用信息化手段，建立電子文檔中心，實(shí)現(xiàn)電子文檔的自動上傳。在此情況下，信息覆蓋面更廣、檔案內(nèi)容更豐富。通過電子文檔中心的檔案網(wǎng)站，可向客戶提供有限制性的電子文件查詢、利用服務(wù)。同時(shí)，企業(yè)各部門也可以通過建立自己的網(wǎng)站，提供檔案查詢和資信服務(wù)，使利用者與檔案部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息交流。

3.4.2??創(chuàng)新檔案信息化服務(wù)內(nèi)容

創(chuàng)新檔案信息化的服務(wù)內(nèi)容可從以下4方面入手：①服務(wù)職能的創(chuàng)新由單純的保管型轉(zhuǎn)變?yōu)槔眯汀Ｐ畔⑾到y(tǒng)用戶越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，檔案工作人員必需樹立信息服務(wù)理念，變被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，變封閉式服務(wù)為開放式服務(wù)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。②服務(wù)主體的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)社會化服務(wù)。服務(wù)主體的變化要求加強(qiáng)服務(wù)合作創(chuàng)新，通過協(xié)作和交流，實(shí)現(xiàn)館際互補(bǔ)和聯(lián)機(jī)檢索，達(dá)到服務(wù)主體多元化。同時(shí)，也可為有遠(yuǎn)程信息需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。③服務(wù)方式的創(chuàng)新，由實(shí)體型轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑿停瑢?shí)現(xiàn)深層次開發(fā)，高層次利用。一方面，要充分考慮用戶利用信息的需求，提供面向用戶的信息利用平臺，確保用戶信息利用的效果;另一方面，服務(wù)要做到主動、熱情、準(zhǔn)確、快速，以提高服務(wù)質(zhì)量，縮短用戶與檔案工作的距離，體現(xiàn)檔案服務(wù)工作人性化的特點(diǎn)。④服務(wù)手段的創(chuàng)新，信息系統(tǒng)的深入、廣泛應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。因此，檔案服務(wù)手段由手工型轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)型，信息技術(shù)的廣泛利用已將人工收集、整理、檢索和保存等工作用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)了一條龍服務(wù)。

4??結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的工作，同時(shí)，也是一項(xiàng)長期工程，要做好這項(xiàng)工作，就要有新的工作意識和理念，解決遇到的所有問題，滿足時(shí)代對檔案工作提出的要求，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，一步步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作理論與實(shí)踐的結(jié)合，從而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：張思楠〕

Innovation?of?Enterprise?Archives?Management?Information?under?the?New?Situation

Guo?Liqing

Abstract：?The?enterprise?management?informatization?is?the?requirements?of?the?times?to?the?enterprise;?innovation?of?enterprise?archives?management?informationization?construction?is?the?foundation?and?guarantee?for?the?development?of?modern?enterprises?and?development?of?the?archives?work?is?the?inevitable?requirement.?This?paper?introduces?the?background?and?significance?of?the?innovation?of?archives?management?information，?expounds?the?concept?and?problems?of?enterprise?archives?management?innovation，?and?analyzes?the?contents?of?the?innovation?of?archives?management?information.

Key?words：?enterprise?archives?management;?information?construction;?competition?mechanism;?information?technology