秘書語言的模糊性分析

王靜欣

（金陵科技學院人文學院，南京 210001）

模糊語言和精確語言是相對的，精確語言語義明確，反映的事物具體形象，模糊語言本身語義不夠明確，外延不具體，界限不明晰，所以不能反映具體、形象的事物。但是，在秘書的日常工作活動中，模糊語言的使用有別于一般的常態語言，模糊語能起到委婉達意、禮貌得體的表達效果。模糊語言是秘書順利完成溝通任務的重要保證，在秘書工作中的重要作用是精確語言不可代替的。

一、語言模糊性的含義

語言的模糊性是語言的本質屬性之一，語言為什么具有模糊性，語言學和哲學領域都在研究，并持有不同的研究結果。英國哲學家羅素認為宇宙是客觀的，是一個不斷變化著的整體，這個整體內部是連續的、不可分割的。他認為宇宙也是混沌的，語言反映客觀事物，當人類的語言不能精確地描繪混沌的客觀事物時，語言就呈現出了模糊性這一特點。羅素否認客觀世界本身的模糊性，但是語言的普遍特性是模糊性。他認為模糊性和精確性一樣，只是語言的特點和表達手段，而非客觀世界和宇宙的特性。從語言模糊性角度出發認為客觀世界也存在模糊性是錯誤的，根源在于混淆了詞的特性與事物的特性。伍鐵平是國內較早研究語言模糊性的學者之一，他主要研究詞語的模糊性，他認為詞是表示概念意義的，語言中許多詞語的概念是模糊的，沒有確定的邊緣界限，這種模糊性是由于詞義的外延界限不確定。外延不確定、內涵不定指在語言運用時就會形成模糊語言。張喬認為，模糊語言是語言交流必不可少的一種具有彈性的語言，這種彈性不但表現在其詞語不確切的意義所指上，還表現在其隨機應變的語言功能上。這種彈性可以隨著語境的變化以及語言使用者的不同而使得語言表達和理解富于變化，從而實現不同的語用功能。模糊語言的語義內涵一般是明確的，外延界限卻不太明確，具有不明確性、不精確性和相對性的特點[1]。例如:“清早”與“傍晚”，“美”與“丑”，“快”與“慢”，再如“好看”“難看”“還好”“還可以”“大概”“過得去”等等，現代漢語中，界限不清晰的詞不多但在工作、日常生活中使用范圍很廣，使用頻率也很高。

二、秘書語言語用特點分析

語言是人類傳遞感情，交流思想的工具，作為職業語言的一種，秘書工作語言一方面體現了語言的精確性，另一方面又通過模糊語言婉轉地表情達意促進了和各個方面的溝通交流。

（一）秘書語言的精確性

1.詞義單一性

秘書工作的主要任務就是溝通上下左右方方面面的關系，工作的特殊性決定了秘書在使用語言時需要用簡單的語言解釋說明清楚復雜的問題。無論是書面語言還是口頭語言，通常情況下只能有一個意義，幾乎不可能有第二個意義。因為秘書工作的性質決定秘書語言不能模棱兩可讓對方捉摸不透，要保證語言傳達的準確性，避免因歧義而造成理解的偏差。例如在擬制公文時要區別“請示”和“報告”的適用范圍，不能把兩者混淆，如把“請示”內容寫到“報告”里去，或者把兩個文種合并為“請示報告”，那就會造成緩辦或漏辦。因為“報告”是向上級領導機關匯報情況的公文，領導機關一般不需要作出批復，而“請示”的事項領導必須及時批復。秘書在使用語言時必須要注意詞義的單一性，準確表達，以免造成誤解出現工作失誤。

2.表意完整性

秘書的工作離不開領導和群眾，秘書傳達領導意圖要求內容完整、條理清晰，切忌對領導意圖一知半解，表達時含混不清，語意不明。在公文寫作中，要想表達準確，就要使用完整的句子保證語意的完整性。例如秘書傳達領導對于某事的態度時，必須明確說明，注意語言的完整性，不能給對方留下遐想的空間，否則，語意不完整，對領導意圖表達不清，就會造成誤解甚至貽誤工作。

（二）秘書語言的模糊性

秘書工作中，既需要精確語言表達清晰完整的意圖，也需要使用模糊語言構建和諧的人際關系。

1.詞語的模糊

指一個詞本身所表達的概念外延不明確，即沒有準確的范圍和界限[2]，表示不同程度“模糊意義”，給自己及對方留下回旋的余地。例如，“我明天要去開一個重要的會。”“重要”是模糊詞語，帶有強烈主觀性色彩的形容詞，我們無法準確地表示到底怎樣才“重要”，也就是說“重要”的外延界限不明確。在現代漢語中，“進一步、重大、基本、更”等都屬于這類。還有一些詞看似明確，實際上沒有確切的外延，比如“現在與將來”“大與小”“高與矮”等，它們之間沒有一個明確的界限，因而它們在使用中都是模糊的。如職工找領導為家屬安排工作，領導說:“你這個雖然屬于特殊情況，但是要經過組織討論研究才能決定。”“研究”是個模糊詞語，意義范圍界限不明確，能研究到什么程度比較模糊，這是常見的一種推脫的方法，利用的是詞語的模糊性。

又如:有位員工要求見經理，秘書說“經理不在辦公室，和人出去了”，這里并沒有特指什么人，“人”是個抽象的詞語，具體語境中沒有年齡、性別、職業等特征的話，它就是一個模糊詞，例句中的“人”是任指。

2.語義的模糊

是指句子中出現一些表示不確切意義的詞或者短語，也就是說有些句子從單個詞看，意義的內涵和外延都很明確，但是從整個句子的句意看卻是模糊的，比如“大概、大約、也許、恐怕、未必、不見得、再說、研究研究、考慮考慮”等都屬于這一類。比如:一公司員工為了出國考察名額想找領導弄清楚到底能不能派自己去，秘書說:“這事，領導還要研究研究。”秘書雖然明確說“領導要研究研究”實際這個回答就是利用了語義上的模糊，既沒有肯定說名額給他，也沒有否定說不會給他，這也是一種迂回的回答方式，在秘書工作中經常出現。

語言交際過程中，既需要精確的語言，同時也需要相對來說模糊的語言[3]。精確語言能夠對客觀事物作出具體準確地描述，在一定語境中，模糊語言也可以表達明確的意義，達到凝練深刻的效果。

三、秘書語言模糊性產生的原因及作用

（一）秘書語言模糊性產生的原因

1.語言本身的模糊性

語言是人類表達客觀世界的工具，語言的模糊性主要是由于客觀事物本身的界限不清楚。盡管秘書使用語言力求精確規范，但是仍避免不了外延不清晰、意義豐富的詞語出現。比如“早”“晚”等表示時間概念的詞在秘書的工作中是經常出現的，但是它們的含義是難以明確界定的。員工上午9點去見總經理，秘書說，你來早了，總經理還沒有來上班。下午5點再去，秘書又說，你來晚了，總經理下班了。上午9點和下午5點是正常的上下班時間，對于員工來講時間正好，對于總經理來講時間范圍不同。

2.秘書人員自身認識不同

客觀世界千變萬化，客觀事物千差萬別，無論人的主觀認識如何深化，客觀世界永遠存在模糊不清的界限。由于不同的文化背景和對同一問題認識上的差異，人們對語言所表達的意義也會有不同的理解。即使是同一個人，在不同的語境中也會產生不同的想法，借助較少的語言來表達更多的語義，從而使語言不受客觀事物或概念的局限，采用抽象概括的方法減少語言單位的使用。

3.語言表達的規定性

語言是一個符號系統，這個系統在表達上有它自身的局限性。客觀事物是具體的、復雜的，而語言則是抽象的、概括的。客觀事物在人腦中的反映是無限的，而語言符號卻總是有限的，有限的語言符號只能概括地反映客觀現實，不可能對具體的行為、動作、性狀都做出精確的在表述，使用模糊語言可以使有限的語言表達出無限的信息量。

（二）秘書語言模糊性的作用

模糊語言可以起到精確語言所沒有的表達效果[4]。秘書工作中模糊語言的作用，可以概況為以下3個方面。

1.可以提高秘書語言表達的靈活性

模糊語言具有很強的表現力，正是在于它具有很強的包容性，能給聽話者留下一個彈性空間，這個空間可以讓聽話者憑借自己的經驗、知識、閱歷、情感等進行聯想與想象、補充，甚至還可以作創造性的還原[5]。秘書在工作中使用模糊語言，可以從不同的角度、不同的方向，表達不方便直接表達的態度和情緒，避免引起、激化矛盾，從而取得良好的溝通效果。如員工找領導想確認崗位調整的結果，秘書回答:“不確定，過一段時間可能會出結果。”這句話使用的就是模糊詞語，顯然秘書沒有具體說哪一天會出結果，但對方能接受，比生硬回答“不知道”更容易讓人接受，也充分體現了秘書解決問題的能力。

2.可以增強秘書語言表達的伸縮性

在秘書工作過程中，交際對象總是想得到具體、準確的答案，但秘書的工作職責要求其不能什么都如實回答，否則容易出現僵局，這時就需要運用模糊語言。比如:單位要評選先進工作者，員工對此非常關注，詢問領導評選結果，秘書回答說:“大家別心急，結果總會公布的，請等公示結果。”評選工作在進行中，秘書當然不能透露任何有關情況，但如果回避這個問題，交流會陷入僵局，秘書用“請等公示結果”這句話，既沒有透露有關情況，又安撫了員工的情緒。

3.符合秘書語言交際中的禮貌性原則

模糊語言在秘書接待工作中被當作一種禮貌語言策略來使用，它常會起到一種意想不到的積極作用[6]。秘書在工作中，多是面對面進行交談，面對特定的人和事務，不可能都做出精確的判斷，不可能每一句話語都作精確的分析，太過精確的語言由于太直白反而讓人難以接受，而模糊語言能避免和減少語言對人直接的刺激，使交際雙方能理解、明確其特定的含義。模糊語言在秘書工作中起到一種禮貌性的作用。例如:客戶打電話來找老總，想盡早商定關于雙方合作的條件。秘書說:“老總現在不在公司，請您放心，老總會在合適的時候請你們過來。”這樣回答既給自己留有選擇的余地，又表達了對對方的尊重和禮貌。

四、秘書使用模糊語言的場合

在秘書工作中，模糊語言和精確語言一樣發揮著重要作用。秘書語言要求表情達意是清晰明確的，交際的雙方能夠理解特定的內涵，因此在使用語言是善于運用模糊詞語或者模糊手法產生的話語，具有很強的技巧性，有時比精確語言更加委婉、靈活，在口語交際中表意更準確，更能準確地反映客觀事實，在公文寫作中行文更簡潔，更符合公文寫作要求。

（一）對于結果不明確的事情盡量使用模糊語

秘書工作中不乏需要領導幫助的人，面對這些人，可以適當運用模糊語言進行溝通交流，抱著安慰勸說的態度，肯定或否定的答復都不符合交際的目的，因為問題不清楚，領導的態度不清楚，比如“領導會考慮的”，這個回答讓來人知道領導了解此事并且有了進一步解決的打算，誰也不會追問考慮的時間是多久。盡管使用的是模糊語，但是都能理解這句話的意思。

（二）對于進行中的事情使用模糊語

許多事情正在進行不方便透露更多的細節，這種情況需要保密或自我保護，比如，某應聘者來電詢問前面面試的結果，秘書回答“經理在國外學習還沒回來，等結果出來，我會及時通知你，這個號碼可以聯絡到你嗎?”此例中秘書不便向應聘者透露招聘的結果，但是向來訪者提供了真實的信息，同時又使用模糊詞語“等結果出來”這樣的模糊語使談話順利進行下去，避免節外生枝，對交際起到了積極的促進作用。

（三）挽救僵局可以使用模糊語

秘書接待客戶時，可以使用一些彈性很大的詞語比如“大概”“不太清楚等，巧妙地避免了直接拒絕對方而產生的尷尬感，可以減輕對方的挫折感，給對方留下回旋的空間及緩沖機會，不直接拒絕，能避免矛盾沖突，所以秘書說話更需要站在別人的立場去思考，給他人也給自己留下可以回旋、補救的余地[7]。例如秘書拒絕客戶“謝謝您對我們公司的信任，合適的時候我們再進一步洽談好么?”秘書沒有直接說“不行”，生硬拒絕客戶，而是用了模糊語言“合適的時候我們再進一步洽談”，此時客戶不至于因為沒有面子而發生不愉快，從而可能失去一個潛在的合作對象。再如下屬單位來請領導出席活動，如果秘書直接拒絕“領導今天有要事，不去了”，就顯得生硬，讓人感覺領導在擺架子。假如秘書換一種說法“領導今天有要事，可能去不了了”，模糊詞語“可能”表達起來比較委婉柔和，不生硬，容易讓人接受。

總的來說，模糊語言在秘書工作中起到了重要作用，充分體現了秘書的交際能力，有利于開展工作，建立和諧的人際關系。在工作中靈活使用模糊語言，可以化解工作中遇到的矛盾，促進工作順利進行。

五、結束語

秘書工作要求語言表述準確，但在一些特殊情況下，模糊語的使用能夠增強語言表達的靈活性，提高語言的表達效果。秘書在溝通交流中，使用模糊語言是一種比較重要的溝通技巧，在合適的場合正確地使用模糊語能夠推動工作，如果使用不當或者表述含混不清就會造成溝通不暢，影響工作，容易使對方誤認為秘書在推卸責任。總之，模糊語言和精確語言一樣可以傳達出各種信息，與秘書工作環境中的人和事務密切相關，所以要充分認識和利用模糊語言，通過模糊語言建立一種新的溝通策略，同時與自己的知識文化相協調，這是秘書取得良好交際效應的需要。

[1] 鐘小安.秘書在接待工作中要善用模糊語言[J].秘書之友，2011（6）:37－39.

[2] 陳韻.論秘書擋駕工作中的模糊語言[J].文學教育（上），2008（11）:112－113.

[3] 朱宇丹.模糊語言語用功能芻議[J].文學教育（下），2010（11）:14－15.

[4] 李清華.淺談模糊語言在秘書工作中的運用[J].辦公室業務，2012（15）.

[5] 莫春姣.口語交際中的模糊語言[J].柳州職業技術學院學報，2005（3）:72－76.

[6] 鐘小安.秘書應巧用模糊語言[J].辦公室業務，2012（2）:29－31.

[7] 吳佳佳.秘書如何說話[J].秘書，2011（4）:14.