淺談醫院票據的內部控制

呂 娜

（新疆維吾爾自治區胸科醫院 新疆·烏魯木齊 830000）

醫院業務收入辦理的主要窗口在門診收費處以及住院部收費處，在這些地方每天都有大量的現金流轉，賬務風險無時不刻的存在，我們所要抵御風險的能力也需不斷的增強。為了能夠使醫院財務流程順利的進行，有力的抵御賬務風險，為了使醫院票據管理能夠很順暢的運營起來，促進醫院內外部的良性循環，就需要建立一套完整的醫院票據管理控制體系，使之能夠最大限度的規避風險，促進醫院各項事務的有效運行。

一、健全醫院票據管理制度

醫院財務科所使用的行政事業型收款票據，全部來自于國家財政部門統一監制，這些票據性質不同，包括：醫院內部預收款的收據、自治區住院費用結算統一票據、自治區醫院門診統一票據及自治區行政事業單位資金往來結算票據。醫院收費處的收費票據的收入是醫院收入的主要來源，對于這些收費票據，應當進行準確無誤的登記，這些票據是作為醫院財務管理中的重要依據。因此，醫院財務科應時刻加強資金管理，對醫院的收費票據應建立有效的監管制度，不斷地強化醫院財務的內部控制。

二、票據的購置控制

醫院的財務科應建立專門的管理制度，責任到人，委派專職人員，對使用的醫院行政事業型票據進行嚴格的審核，尤其是持有經批準的收費文件、收費許可證和單位介紹信，需要向財政部門申請辦理《票據準購證》。同時，向財政票據管理中心領購票據時，應實時提供《票據準購證》核準的數量、種類及購票方式。

三、票據的管理控制

財務票據統一購置后，醫院財務科應該指定專人負責將統一購置的票據進行核準并驗收入庫，同時，該專職人員應將票據購置的日期、名稱、規格、數量以及起止號等信息一一核對，建立登記簿登記入冊后，整理完畢后設立專柜存放。在對收費票據進行分類的同時，也需對賬本進行分類，依照票據的起止號碼、名稱、領用日期、領用人簽字、數量和規格等信息，都需要填寫完整。專門負責票據管理的專職人員，不僅要對票據建立統一分類賬本，也要開設專門的儲存倉庫，并對倉庫的安全性能、使用性能以及專用柜具進行界定，必須保證票據的安全可靠。在對票據進行存放時，需要將票據分類整理，整齊劃一，以方便取用和盤點。存放票據的專用柜具內必須保持干燥，整潔，防止票據因受潮而發生霉變，導致票據核對有誤，影響財務工作的順利進行。負責票據管理的專職人員如果發生崗位調離或者離職，應將每筆票據及票據使用記錄完完整整的交接給接收人，并提醒接收人熟悉票據管理的各項流程，未辦理移關或移交時有差錯的人員不能調離。

四、收費票據的使用控制

在醫院門診收費處以及住院部收費處，有專門負責收費的工作人員，并且每個收費處都會有統一負責人，我院統稱為“小組長”，醫院的收費票據則是由小組長領取。小組長去醫院財務科領取空白收費票據以及發票時，醫院財務科負責票據管理的工作人員，將小組長領取的票據一一做登記，包括票據的領取數量、起止號、種類等各項要素明細進行詳細的登記，并由小組長在領取票據檢查無誤的情況下，確認簽字已領取。在所領取的票據中，其領取數量會根據其所負責的科室使用量或者個人使用的情況為準，小組長領用票據時，票據號碼是按照從小到大的順序依次領用，不能出現跳號、斷號、亂號的情況，并且使用時也應進行編碼，這種方式更有利于收費票據的使用和方便審核和盤點。在對票據進行注銷時，票據管理的工作人員應提前對所需注銷的票據，按票據的起止號碼進行核對，核對中應特別注意票據有無漏號、作廢發票三聯是否齊全、是否加蓋了票據作廢專用章、退費處理有無經辦人簽字以及科主任簽字等。如果有票據發生退費的情況時，必須將原始收款票據收回，相關科室還應出具退費憑證，以此作為退費的憑證，包括票據編號、日期、病人姓名、收費項目、金額等內容必須與原始票據一致，并貼附于退費票據的背后，退費票據必須放在當日報表票據中，按時上交至醫院財務科出納人員。

五、計算機票據的控制機制

醫院的門診收費處以及住院部收費處，現金流量相比其他科室比較大，因而，國內大部分醫院基本實行計算機收費管理，這種管理方式與其他管理方式不同，具有明顯的特殊性，這種管理方式需要建立完備的監測系統進行實時監控，在建立計算機監控的同時，還應結合相應的管理規章制度，并且明確各崗位工作職責，做到責任到人，并有效對各類上機操作的人員進行培訓，使之熟知計算機收費管理的各項操作規程，因而要求各崗位工作人員，做到各司其職。

醫院所實行的計算機收費系統實行三級安全機制。

第一級，對收費系統進行加密，即每個收費處的收費員設立各自的用戶名，并設置獨立密碼，用戶名和密碼均登錄正確后，系統方可點擊進入，當系統進入后，收費員才能進行日常的收費操作和發票收據的打印。

第二級，授權加密，醫院負責計算機的信息管理中心，派專職人員對門診收費處以及住院部收費處進行計算機收費的操作，在操作之前給予授權，并授權后通過密碼進行下一步的運行，負責計算機收費的人員負責的區域不同，則所管轄的范圍以及所被授予的權限也有一定的限制，不能跨越權限操作，同時，給予的密碼也不能任意更改，如果發生計算機收費系統故障，需要變更權限和密碼的，必須上報相關部門，在相關部門進行審查后，在沒有任何疑問的情況下，再次授權批準后，由醫院信息中心進行操作，變更權限及密碼。

第三級，程序加密，醫院的信息中心，專門負責授權加密的工作人員，不能僅僅是一個人全權負責，計算機收費系統比較嚴謹，應根據不同層級進行加密，且密碼不能同為一個，負責各層級密碼權限的人員應時刻警惕，加強防范。

醫院門診收費處以及住院部收費處的工作人員將收費項目錄入計算機后，便不能隨意的更改，只能對所錄入的收費信息進行查閱，如果錄入收費數據有誤，必須進行更改，須上報醫院相關部門進行審核，審批無誤后經上級同意，由醫院指定工作人員憑借審批單方可進行修改。每個收費處的總負責人（我院稱小組長），必須對所負責的收費處起到監督管理作用，對收費工作人員時刻警醒，醫院的HIS系統能夠將收費工作人員每天的收支情況正確的編入報表內，使小組長能夠通過計算機系統準確的核查到收費情況，收費人員也會數額不差的繳納收費款項。小組長請對收費項目以及金額進行清點的過程中，有權利將無用的收費票據作廢掉，也可以對有錯誤的收費數據進行更正，而負責票據管理的專門管理人員，則權限更大些，他們會將電腦網絡所統計的收費報表與當日所收現金部分進行核對，也可以將小組長作廢的一些票據和修改的收費票據進行一一查閱，這既避免了醫院財務錯賬、漏賬的情況出現，也是對小組長及收費處工作的考核。

六、票據的年檢核銷機制

新疆維吾爾區財政廳，將會每年對收費票據進行一次年檢，每種票據都必須按起止號，從小到大逐號排序，并進行登記造冊，同時，還應將存根類票據的存根專門保管，便于查閱。對于通過年檢的票據，保管時期長久，已無需備存，需要進行銷毀時，應向省財政廳、衛生計生委財務處提出書面申請，經批準后，需在《票據準購證》上按本逐號登記，最后進行統一集中銷毀。