完善醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制

徐偉亞

（南京鼓樓醫(yī)院財(cái)務(wù)處 江蘇 南京 210008）

一、引言

合同管理是對合同的審批、簽訂、履行全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、控制、調(diào)節(jié)和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)檢查等管理活動(dòng)。我院作為大型三甲醫(yī)院，日常業(yè)務(wù)涉及各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，每年訂立合同上千份，總計(jì)金額億元以上。合同作為經(jīng)營活動(dòng)的載體，合同管理的水平反應(yīng)了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)質(zhì)量的高低。不同于企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)大多涉及購銷合同，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同復(fù)雜，按內(nèi)容分類：設(shè)備軟件采購合同、維保合同、行政物資采購合同、科研協(xié)作協(xié)議、臨床藥物試驗(yàn)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。

二、目前醫(yī)院的合同管理程序的缺陷

目前醫(yī)院的合同管理仍采用傳統(tǒng)模式下的簡化管理程序。在這種模式下對合同實(shí)行分級授權(quán)和審批制度，對不同金額和種類的合同，領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)級別不同。明確合同管理的職責(zé)分工。合同擬定與審核，審核與執(zhí)行崗位分離，形成制約監(jiān)督機(jī)制。各環(huán)節(jié)確認(rèn)前一環(huán)節(jié)簽字即可使合同流程運(yùn)轉(zhuǎn)下去。在合同量比較少的情況下這種模式雖然投入少，成本低，仍可以有效的管理，而且方式靈活，比較節(jié)約人力成本。但是當(dāng)合同數(shù)量多，類型繁復(fù)的時(shí)候各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)的現(xiàn)象就顯現(xiàn)出來。整個(gè)合同管理流程長，溝通不到位，影響合同履行質(zhì)量。當(dāng)相關(guān)崗位人員流動(dòng)的時(shí)候，容易出現(xiàn)交接不清的現(xiàn)象。同時(shí)，這種程序最大的缺點(diǎn)是缺少考核，也就是合同管理只能讓業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)下去，對醫(yī)院經(jīng)營的幫助不大，對今后訂立合同的借鑒意義不大，使合同管理流于形式，也是對各種有用信息的浪費(fèi)。

三、如何完善合同管理內(nèi)部控制制度

日常合同管理工作動(dòng)態(tài)性非常強(qiáng)，可是在如此大量且金額巨大的情況下，傳統(tǒng)方式對其進(jìn)行管理已經(jīng)非常吃力。因此需要完善合同管理內(nèi)部控制制度，達(dá)到合同管理流程順暢、合同履行到位、合同信息歸檔科學(xué)合理、同時(shí)做好對相關(guān)信息的評估和再利用。

首先，要實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)現(xiàn)從申購到履行以及合同履行后的評估都確定負(fù)責(zé)人、環(huán)節(jié)固定、流程明確，使合同管理形成一個(gè)閉合的環(huán)。標(biāo)準(zhǔn)化可以降低合同管理的溝通成本。在合同簽訂過程中經(jīng)常發(fā)生倒簽現(xiàn)象，因事先履行合同，需要付款時(shí)才補(bǔ)簽合同使合同管理失去防范和監(jiān)督做用，造成即使合同履行有瑕疵，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也容易忽略。標(biāo)準(zhǔn)化的程序可以防止合同倒簽。通過標(biāo)準(zhǔn)化可以降低合同履行過程中發(fā)生的成本，保證所有環(huán)節(jié)上的人都能參與到合同中去。比起讓領(lǐng)導(dǎo)了解合同、在合同上簽字，更加重要的是讓合同執(zhí)行人對合同透徹理解，特別是在合同流程都以手工簽字完成的情況下，實(shí)際上每個(gè)環(huán)節(jié)的簽字人不一定完全理解所簽的內(nèi)容。這就造成前期調(diào)研以及進(jìn)行商務(wù)談判時(shí)，相關(guān)人員非常盡責(zé)，為了一個(gè)細(xì)節(jié)甚至微小的利益甲乙雙方多次談判，但在履行過程中，由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有注意到合同文本，憑借提出申購時(shí)的需求描述以及主觀經(jīng)驗(yàn)，造成與合同真正標(biāo)的的質(zhì)量、數(shù)量、質(zhì)保期、履行方式等之間形成差異，影響了合同履行質(zhì)量。所以只有將合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重視合同，對合同不折不扣的完成，才能徹底杜絕合同倒簽、履行不到位等現(xiàn)象。通過標(biāo)準(zhǔn)化的程序使合同相關(guān)人可以在任何一個(gè)環(huán)節(jié)通過反饋的方式了解進(jìn)度、細(xì)節(jié)等，有利于合同履行。

其次，將前期論證與預(yù)算結(jié)合起來。做預(yù)算只能是縱向的經(jīng)濟(jì)或經(jīng)營商的預(yù)期和控制，但橫向與類似單位類似情況或市場行情的比較才是核心。杜絕申購只是從部門需要出發(fā)，論證過于簡單，對行情不夠了解的情況。根據(jù)建立供應(yīng)商庫以及主要設(shè)備信息庫，搜集同類地區(qū)同類設(shè)備等的招標(biāo)結(jié)果信息，掌握市場行情，使預(yù)算更加科學(xué)。力求每一份合同不但滿足每一次業(yè)務(wù)需求，同時(shí)也能對今后醫(yī)院的經(jīng)營有參考作用。

最后，完善的信息系統(tǒng)是合同管理的必要條件。我院與望海合作的合同管理系統(tǒng)對合同管理的完善起到了非常大的作用。該系統(tǒng)從醫(yī)院合同管理實(shí)際出發(fā)，逐步將合同管理相關(guān)的環(huán)節(jié)都納入到系統(tǒng)中來，使合同內(nèi)容信息化，合同流程電子化。目前已將設(shè)備采購合同錄入信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購從合同內(nèi)容到入庫、請款都有路徑可查。包括合同前期信息，如申購單、調(diào)研資料以及會(huì)簽表、合同正式文本等都以附件形式掃描到合同系統(tǒng)中。該系統(tǒng)大大方便了對合同以及相關(guān)資料的查閱、統(tǒng)計(jì)和分析。今后將逐步實(shí)現(xiàn)對所有合同信息化管理，通過設(shè)置系統(tǒng)提醒、引導(dǎo)合同履行進(jìn)度，提供合同預(yù)警分析。通過利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)中已經(jīng)存在的供應(yīng)商字典，可以對供應(yīng)商合同履行情況跟蹤分析，達(dá)到篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，淘汰不合格供應(yīng)商。在合同系統(tǒng)中設(shè)置合同考核表，以表格的形式讓不同環(huán)節(jié)的相關(guān)人員對合同訂立及履行填寫反饋信息，最終對合同履行形成考核數(shù)據(jù)。合同系統(tǒng)還能通過授權(quán)的方式明確查詢權(quán)限，更嚴(yán)格的對合同保密。

[1]徐小燕.規(guī)范合同管理，保障企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展—談內(nèi)部控制在合同管理中的應(yīng)用[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2013，（18）.

[2]殷志昆，王曉燕.國企合同管理制度的優(yōu)化性探究[J].法制博覽，2014，（1）.