軍工科研事業(yè)單位合同管理的風險管理和監(jiān)控

孫 遜

（中國電子科技集團公司第三十八研究所 安徽·合肥 230088）

一、軍工科研事業(yè)單位合同管理概述

合同是當事人在平等的情況下對民事權(quán)利義務關(guān)系進行設(shè)立、變更和終止的協(xié)議。作為一種民事法律行為的合同，是當事人協(xié)商一致形成的產(chǎn)物。依法產(chǎn)生的合同從成立之日起發(fā)揮效用，充分體現(xiàn)了法律約束力。

隨著我國經(jīng)濟制度的深入改革以及依法行政工作的不斷推進，軍工科研事業(yè)單位作為可以獨立享有民事權(quán)利并且承擔民事義務的法人單位，逐年增加了從事民事法律行為過程中簽訂的經(jīng)濟合同，單位面臨的合同風險也在不斷增加，在單位經(jīng)濟管理活動中合同管理已經(jīng)成為重要內(nèi)容。合同管理是指單位為了達到合同目的，根據(jù)有關(guān)法律規(guī)定以及本單位內(nèi)部控制制度，在合同整個工作過程中所采取的一系列行為的總稱。從工作實踐角度分析，合同管理具體包括立項、談判、起草、審批、簽約、執(zhí)行、結(jié)算等主要環(huán)節(jié)與內(nèi)容。

二、軍工科研事業(yè)單位合同管理的具體風險

(一)信息安全風險

合同是商業(yè)秘密的重要內(nèi)容，特別是重要的招標合同、技術(shù)開發(fā)合同等，保密的重要性可想而知。軍工科研事業(yè)單位的很多合同，通常一方面是本單位的商業(yè)秘密，另一方面，很多還是國家秘密。不管是商業(yè)對手，還是間諜機構(gòu)，都會采取各種方法獲得合同信息。因此，軍工科研事業(yè)單位的合同信息安全風險更大。在通信技術(shù)高速發(fā)達的當代，不再通過盜竊合同文本獲得合同信息，網(wǎng)絡(luò)正在逐步成為主要獲取方式。軍工科研事業(yè)單位擁有極高的辦公自動化水平，很多員工都采取計算機處理工作業(yè)務，在互聯(lián)網(wǎng)連接的狀況下，形成了巨大的信息安全風險。

(二)合同訂立風險

合同管理過程中包括兩個方面，分別是訂立與執(zhí)行，在這兩個管理過程中也隱藏著風險。合同訂立風險具體有調(diào)查、談判、合同文本、審核等。其一是合同調(diào)查風險。合同委托人在準備簽訂合同時，由于缺少責任心、缺乏職業(yè)道德甚至收受賄賂等因素，沒有調(diào)查對方當事人的資格，與缺少對應民事權(quán)利能力或沒有特定資質(zhì)的主體簽訂合同。軍工科研事業(yè)單位對產(chǎn)品供方的規(guī)定與限制非常嚴格，需要從具備對應資質(zhì)的主體中挑選合作對象。但實際情況卻是可能與非合格供方簽訂協(xié)議。其二是合同談判風險。軍工科研事業(yè)單位通常擁有專業(yè)的市場負責部門與人員。大部分市場人員維持著良好的客戶關(guān)系，但是缺少專業(yè)系統(tǒng)學習與法律和技術(shù)知識培訓，談判所需的技巧與技術(shù)相對有限，特別是成本上的認知，容易造成在談判過程中出現(xiàn)利益損失。其三是合同文本風險。軍工科研事業(yè)單位的專業(yè)合同，包括對合同文本格式的要求通常十分嚴格。可是在實際操作中，業(yè)務部門的合同辦理人員并不了解這些規(guī)定，或者是沒有嚴格根據(jù)這些規(guī)定辦事，容易形成技術(shù)審核、稽查稅務不合格等系列風險。其四是合同審核風險。合同審核風險來自于兩個方面：一方面是審核合同人員由于工作責任心、專業(yè)素質(zhì)等因素，沒有對合同中存在的不當條款及時發(fā)現(xiàn)，沒有提出科學的修訂建議；另一方面是合同辦理人員沒有根據(jù)審核人員的建議對合同中存在的不當條款進行修改。

(三)合同執(zhí)行風險

合同執(zhí)行風險具體包括履行合同與結(jié)算合同風險。履行合同風險，是訂立合同以后，雙方必須共同遵守誠信基本原則，按照合同規(guī)定的內(nèi)容以及性質(zhì)積極履行各自的權(quán)利與義務。可是實際上存在著合同一方或者雙方?jīng)]有及時履行義務的現(xiàn)象。軍工科研事業(yè)單位擁有很多項目，在研發(fā)過程中時常會與其他單位發(fā)生交集。由于研發(fā)行為自身形成的風險，沒有全面考慮結(jié)果，研發(fā)過程中可能會出現(xiàn)合同沒有約定的事件，針對這些問題，研發(fā)與合同處理人員缺乏有效溝通，沒有迅速簽訂補充協(xié)議，造成隱患頻發(fā)。合同結(jié)算風險，非常容易被忽略，因為處理結(jié)算通常都是財務部門，合同管理部門通常認為這部分責任應當由財務部門負責，進一步造成管理松懈，出現(xiàn)了沒有根據(jù)要求時間、金額或者方式進行收付款等問題。

三、軍工科研事業(yè)單位合同風險管理與監(jiān)控

(一)提升技防與人防技術(shù)水平

首先，應當構(gòu)建物理隔離互聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)部系統(tǒng)，采用高級的防護系統(tǒng)。編輯、審核合同文本都是在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上根據(jù)預設(shè)的流程與權(quán)限實施審批。嚴格禁止移動存儲介質(zhì)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連接。除了需要通過審批的少數(shù)部位以外，將全部內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)外接口進行封閉。對便攜式計算機的使用需要嚴格限制，假如使用，必須安裝防護軟件全程實時監(jiān)控。其次，對于合同本文信息接觸的部門與人員嚴格限制。建立歸口管理合同部門對其全部過程實時監(jiān)控，并且做好保管工作。最后，可以接觸合同的人勢必會了解到有關(guān)信息，有必要對這部分人進行保密安全教育，并簽訂保密責任書。

(二)嚴格根據(jù)合同流程處理訂立業(yè)務

其一是構(gòu)建合格的供方數(shù)據(jù)庫。歸口管理業(yè)務部門與技術(shù)專家溝通，綜合各個部門組成審查機構(gòu)，按照產(chǎn)品技術(shù)與質(zhì)量要求，全面對供貨方的主體資格、資信情況嚴格評審，選擇最理想的合作對象。形成訂貨需求時，可以從合格供貨方數(shù)據(jù)庫中選擇適合的合作對象。其二是構(gòu)建優(yōu)秀的市場團隊。在開始談判以前，安排相關(guān)人員概算項目，可以對產(chǎn)品價值準確定位并且找到盈虧臨界點，確定價格底線。談判開始之前還要搜集對手的相關(guān)材料。同時了解有關(guān)法律、行業(yè)數(shù)據(jù)、同類產(chǎn)品的價格等。談判過程中需要加強重視合同的核心內(nèi)容、主要條款，在重要問題上不能輕易讓步，不要為了促成協(xié)議而讓出核心利益。

(三)內(nèi)外部加強溝通，避免發(fā)生糾紛

其一是構(gòu)建跟蹤調(diào)查履行合同過程表。經(jīng)辦人需要及時溝通內(nèi)部人員了解合同推進情況，注意可能或者已經(jīng)出現(xiàn)的新問題，并且向當事人積極反饋問題，一起對問題協(xié)商解決。其二是不論是合同經(jīng)辦人還是處理業(yè)務人員如果發(fā)現(xiàn)對方單位沒有完全履行合同義務，應當向主管部門及時上報，和對方單位實施交涉，并且暫時停止履行自身義務以便減少損失。最后，假如出現(xiàn)了糾紛，需要根據(jù)違約條款，及時申請訴訟或向仲裁機構(gòu)提交申請由相應部門進行處理。不能長期不采取溝通，也沒有及時申訴。其三是根據(jù)合同構(gòu)建對應的臺賬，對收付款和發(fā)票業(yè)務及時記錄。為了有效防止出現(xiàn)結(jié)算風險，合同經(jīng)辦部門要和財務部門構(gòu)建聯(lián)席制度，積極審核合同進展情況。

四、結(jié)語

結(jié)合軍工科研事業(yè)單位的特點，把握合同管理的主要內(nèi)容，才可以有效對合同管理形成的風險有效管理與監(jiān)控，這也是軍工科研事業(yè)單位所肩負的重要使命。

[1]陳力.科研事業(yè)單位合同管理分析[J].西部財會2014，（8）.

[2]劉永澤，唐大鵬.關(guān)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的幾個問題[J].會計研究，2013，（1）.