高校財務檔案信息化管理研究

陳娟娟

（西安工程大學 陜西·西安 710000）

我國檔案管理部門在制定的《全國檔案信息化實施綱要》中就已經將信息化管理列入到檔案建設的規劃當中，能夠取代傳統的財務檔案管理的工作體系，為數字化信息管理提供新的挑戰與創新。因此，以發展信息化檔案管理為目標，充分的運用到高校財務檔案管理工作中去，能夠由傳統的信息化財務檔案管理進行轉型，這也是高校財務檔案管理信息化建設的重點內容。

一、高校財務檔案信息化管理的主要內容

高校財務檔案管理的信息化主要是指業務人員在管理賬目、整理報表、信息采集、管理高校財務檔案時利用互聯網技術，使財務檔案存儲方便、安全性較高、儲存空間較大，運用計算機電子化與信息化技術，提高財務檔案管理效率。因此如何更好的進行財務檔案管理信息化建設進行了總結。

（一）完善財務檔案管理電子化進程

加快財務檔案管理的電子化進程，首先，財務工作人員應該建立效率較高、儲蓄完備的信息化財務檔案數據庫，運用網絡數據庫充足的空間，將以往紙質的財務數據利用互聯網技術合理有序的轉變為電子化文件。其次，為了保證財務檔案數據信息在轉變成電子文件時的準確性，它要求財務人員應該保持著嚴謹認真的工作態度，全面的了解檔案管理流程與計算機電子化技術，從而促使數據庫在保存信息時的精確性，促使數據庫系統穩定運行。

（二）完善網絡信息化設施建設

網絡設施建設平臺和計算機硬件設施是財務檔案管理信息化建設的基礎，網絡信息平臺建設的是否合理直接影響到檔案管理信息化的成果，計算機本身所具備的邏輯與推理功能，可以為工作人員在處理財務信息時帶來一定的方便快捷，減少工作誤差，因此完善網絡信息化建設是至關重要的，它可以加快財務檔案管理信息化的進程，方便業務人員解決財務問題，提高工作效率。

二、高校財務檔案信息化建設的現狀

（一）重紙質檔案，輕電子檔案

財務檔案管理中必須將電子檔案與紙質檔案同步歸檔。但是部分高校財務檔案的管理仍依賴傳統的手工操作，財務信息資源習慣以紙質介質保管，電子檔案管理意識淡薄，對財務數據文件沒有以電子文檔的形式及時備份和歸檔，造成財務信息資源的散失和毀損。

（二）重行為習慣，輕制度規范

高校財務檔案管理人員大多不是科班出身，也沒有進行過專門的業務培訓，因而他們不具備財務方面的知識結構、檔案管理水平較低、對檔案管理軟件的運用能力不夠，僅憑過去的經驗或習慣進行日常財務檔案的管理，沒有將電子檔案納入其管理的范疇，對財務檔案信息載體中的電子文檔、程序文件等無法采取相應的保護措施。

（三）重后續管理，輕前期基礎

原始憑證和記賬憑證的填制和審核、財務報表的編制等前期工作是否及時、真實和完整直接決定財務檔案管理的質量。有些高校因為財務檔案管理工作人員不足，只注重前期的基礎整理管理工作而護士后期的財務檔案移交的管理工作，過程控制意識淡薄，認為原始財務憑證的整理、歸檔工作是可有可無的，不重視對日常財務信息資料的收集處理、歸檔、傳遞和控制等，財務檔案的真實性和完整性難以保證。

（四）重保管，輕利用

管理好財務檔案是為了更好的利用財務檔案。通過對財務數據信息的分析，可以把握高校財務活動的特點，了解高校辦學規模、辦學水平、教學科研狀況及不足之處，有利于學校的健康持續發展。但有些高校對財務檔案重保管輕利用。財務檔案的管理只停留在收集、整理和歸檔等問題上卻忽視了檔案信息的開發與利用，缺少對信息資源的多元化服務的功能，開發利用程度有待提高。

三、高校財務檔案管理信息化建設的途徑

（一）更新觀念、與時俱進

我們在對過去的財務檔案管理工作中主要嘗試的是由排遣的財務工作人員進行管理，其工作人員專業能力補強，大多都是由行政部門的工作人員或是后勤人員來對財務檔案進行整理，并在檔案整理工作中并沒有全面的發揮財務檔案的效用。由此，財務檔案管理在高校的利用率較低，不能全面的為高校的發展提供有效的資源，轉變傳統的財務檔案管理方式對現代化的發展及其重要。我們需要建立新的財務檔案管理理念，不斷的推進高校財務檔案管理的發展。

（二）高度重視，文檔一體

財務檔案管理工作作為高校行政活動的重點內容需要引起高校管理人員足夠的重視，作為高校建設項目重點支持的內容。逐步加大對財務檔案管理工作的支持力度，為檔案管理工作提供便利的條件，能夠在高校管理工作中抓住重點，搞好高校管理工作的基礎，并時刻保持財務檔案的意思，對衛星城的檔案文件資源按照一定的標準與程序積極的加以完善。

（三）確立標準，執行規范

確保財務檔案工作的標準化以及規范化是一項重要的基礎工作，尤其是在現代化的信息環境下。如果高校財務檔案信息的標準不一致，那么對高校的各項數據的采集以及加工和后期的資源共享都會帶來一定的問題。此時就需要各高校的教育部門建立核心的規范，涉及到高校的各項財務管理方面，完全能夠滿足各個院校的信息化管理建設，為各個高校的教育管理部門相互交流以及資源共享提供了良好的環境。

（四）強化法制，保障安全

建設財務檔案管理信息化的法律，需要抓好學校財務的立法規章制度。根據學校財務檔案的需求，對高校的財務檔案進行及時的公布與歸檔和利用，并建立完善的電子檔案管理體系，確保高校的財務檔案能夠更加規范化，為我校的發展提供可靠的依據。

四、結語

高校的財務檔案的信息化管理是一項長期的工作，需要根據高校的每個部門經濟的配合，為高校的發展提供一個重要的方向。身為高校財務檔案管理工作的人員，必須為高校的財務檔案信息化的發展盡自己所能，確定未來高校建設的主要內容和目標，不斷的為高校財務檔案信息化管理的理想方向而努力。

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