高職院校人事檔案創新管理探析

○孫怡

(內蒙古化工職業學院，內蒙古 呼和浩特 010070)

人事檔案是記錄個人德才表現和人生經歷等情況的重要資料，是單位管理、考核、使用人才的重要依據。隨著高職院校綜合水平的不斷提升，原有的人事檔案管理體制已遠遠不能滿足實際需求，如何更有效地發揮它的內在職能，是擺在高職院校面前的又一項重大課題。

一、高職院校人事檔案創新管理的必要性

1．體現自身價值。高校人事檔案的真正價值在于為管理、考核、選拔人才提供高效的信息服務，能為人才資源的合理使用提供信息參考，而檔案管理就是通過各種有效的手段把檔案的內在價值轉化為現實價值，從而體現檔案自身的價值。因此，為實現“人盡其才，才盡其用”，特別是為做好高職院校職稱評定、工資審核、獎勵懲處、離退休審批等人事工作提供保障，要有效開發和利用人事檔案內在的信息資源。同時，不斷強化檔案管理方式方法創新，大大提高人事檔案自身價值，最大限度地發揮人事檔案的本職功能。

2．適應形勢需求。隨著高職院校跨越式的發展和人事制度改革的持續深化，學校人員管理日顯復雜，人員類別日漸繁多，再加上推行干部崗位聘用制度，使得人事檔案材料數量和利用次數激增，傳統的檔案管理模式已不能很好地滿足實際需要。伴隨網絡數據更新節奏的加快，運用現代信息技術逐步進行人事檔案創新管理，加強對檔案資源的高效利用，以適應時代和院校改革發展對檔案工作創新的客觀要求，已成為大多數檔管單位普遍的共識。

二、當前高職院校人事檔案管理現存問題

1．重視程度不夠。因傳統觀念的影響，大多數高職院校領導對人事檔案工作的特殊性缺乏足夠的認識，片面認為人事檔案工作僅僅是要做好諸如歸檔、保管等常規事項，能夠應付日常查檔需求就夠了。近年來，由于事業單位推行崗位聘用制，使得人員編制緊缺，人事檔案一般由人事或組織部門人員兼管，或者是安排一些“素質不高、水平低下”的閑雜人員，并沒有專職的檔管人員，與其他部門相比，人事檔案管理工作不計工作量，檔管人員更多時候講究奉獻精神，領導對待檔管干部的熱情明顯有差距。久而久之，人事檔案的各項工作幾乎難以及時開展，往往是為了應付檢查才倉促去做，造成人事檔案資料難免存在疏漏。

2．管理方法陳舊。目前，大多數高職院校人事檔案管理方法陳舊，還停留在實體管理檔案階段，采用的還是紙制化管理，沒有實現人事檔案的信息電子化。大多數人事檔案管理硬件設施建設標準沒能達到規定要求，檔案架、檔案柜、檔案盒還是木質結構的，更多的時候檔案庫房和辦公室合并辦公，更談不上配備空調、滅火器、彩印機等必需的硬件設備。檔案資料的擺放也是簡單地按照部門人員進行歸類，電腦里面保存的人事資料僅僅包括人員基本信息情況表，部分人員的檔案資料還散落在地面上，人事檔案管理的相關制度沒有上墻公布，僅靠檔管人員口頭說明，缺乏制度保障。

3．信息化水平低下。因資金短缺，在檔案查閱上都是檔管人員通過總目錄查找需要查閱的檔案出處，再從分目錄中的記錄到檔案室中查找實體檔案這樣費時費力的方法進行查詢和檢索。雖然配備了電腦設備，但人事檔案管理還停留在傳統的紙質管理層面，很多人事統計工作只靠手工完成，沒有采用電子文檔和網絡數據庫管理，人事信息從收集到保管等各環節都造成了人力資源的極大浪費。

4．檔案資料審查不嚴。“真實性”是人事檔案的基石，具體表現為材料真實有效、實事求是。然而一些院校在審查鑒定材料時，由于把關不嚴凸顯了兩方面嚴重問題:一是信息不符，資料短缺。如少數教師的參加工作時間、所任職務、重大獎項及榮譽、特別是出生年月等方面信息內容填寫前后不一，內容失真。很多教職工的《干部履歷表》、《工資審批表》、《年度考核登記表》、學籍檔案資料缺失，影響了檔案的管理和干部的使用;二是材料填寫不規范。許多表格填寫不規范，該填寫的地方不填寫，不該填寫的地方卻隨意填上了，需要簽名蓋章的地方卻空白著，部分材料用筆顏色不一樣，涂改現象嚴重。

5．人檔分離現象時有發生。隨著人事制度改革的深入，人才的區域界限逐漸消除，人才流動越來越頻繁、跨越地域的流動越來越普遍。同時，崗位聘用制、人事代理等新的用人制度在高職院校的全面實施，部分高層次人才在“哪里給的條件、待遇好就去哪里”信條的指引下，不斷跳槽各類單位。高職院校也為了引進人才，便采取了先進人后重建檔案的做法，使得各類“跳槽人才”檔案沒有隨人走，學歷檔案和工作檔案分散保存，重建的檔案缺乏必要的審核認定，其真實性無法保障。

三、高職院校人事檔案的創新管理建議

在信息化高速發展的大潮流中，為適應需求，建議高職院對檔案管理工作進行如下五個方面的創新管理。

1．增強對人事檔案管理重要性的認識。高職院校要從上到下達成共識，充分利用新聞、網站、展板、微博、微信等多種渠道加大對檔案管理工作的宣傳，積極組織開展檔案管理知識競賽和專題講座，不斷提高全校教職員工對人事檔案知識的了解，全面增強教職員工的檔案意識。按照上級檔管部門要求，高職院校領導要充分關心人事檔案管理工作，對于人事檔案工作中遇到的種種問題(特別是在人力、財力方面)予以及時解決，保證人事檔案管理工作能夠高效順利開展。

2．提高人事檔管人員綜合素質。因檔案工作具有特殊性，所以人事檔案管理人員需要有較高的綜合素質，包括具備較高的政治素養來保證資料的保密性，還需具備扎實的檔案管理專業知識和良好的工作作風和服務態度。人事檔案管理人員需定期不定期的參加檔案業務知識培訓，不斷學習現代化的管理方法和先進網絡數據庫操作技術，系統掌握人事檔案材料的收集、整理、歸檔等相關規定和程序。

3．健全人事檔案管理相關制度。高職院校應在充分調研學習先進院校檔管辦法的基礎上，從實際出發，草擬相關的人事檔案相關管理制度，如《人事檔案資料收檔管理辦法》、《專項審核制度》、《查借閱規定》、《保密須知》等，并將規章制度以文件形式下發至各部門學習，逐步形成完整的規章制度框架體系，使人事檔案管理做到有章可依，有規可循。人事檔案管理人員要嚴格按照規章制度辦事，以強烈的責任感確保人事檔案的收集、審核、整理、利用、轉遞等環節符合規定要求，發現問題及時更正，嚴防出現違規人事檔案材料。

4．完善信息化硬件和軟件建設。要加大檔案建設資金投入，設立專項經費，購置先進的檔案系統服務器、圖文影像掃描設備、存儲器等硬件設施和規范化的檔案信息管理軟件。在硬件建設上，要根據實際情況，分清輕重緩急，著力解決現實需求。有些資金數目較大的硬件設施，可以分步購買，避免重復投資。在軟件建設上，要注意使用符合國家標準功能齊全的檔案管理軟件，同時還要具備較強的安全監控能力。

5．構建人事檔案信息數據庫。構建人事檔案信息數據庫對提升管理工作效率，減少成本方面具有重要意義。高職院校要重點深化電子信息化檔案管理，增加經費投入，構建人事檔案信息數據庫，借助檔案信息管理軟件對紙質文件進行掃描和錄入，將多年室藏的紙質檔案資源轉化為電子信息資源，并按照檔管標準進行分類整理和匯總，使校園人事檔案數據庫形成一套由數據輸入、整理優化、信息查詢以及系統維護為一體的高智能服務設備。

人事檔案工作是校園管理工作的重要一環，高職院校要審時度勢，正確認識當前面臨的新挑戰，要不斷更新觀念，創新思路，完善相關規章制度，利用現代網絡技術積極構建人事檔案信息數據庫，確保人事檔案管理的制度化和信息化，逐步提高人事檔案管理綜合水平，以便更好地為學校健康發展服務。

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