當(dāng)前信息化環(huán)境下企業(yè)的成本控制分析

文/武紅萍

在當(dāng)今激烈的市場競爭背景下，企業(yè)取得發(fā)展的關(guān)鍵除了新形勢條件下的技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新等模式外，傳統(tǒng)的行業(yè)仍然需要通過嚴(yán)格的內(nèi)部控制機(jī)制，確保企業(yè)的生存和發(fā)展。通過信息化技術(shù)手段促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制水平的提高，加強(qiáng)企業(yè)的管理，已經(jīng)成為了越來越多企業(yè)的共識。目前，越來越多的企業(yè)開始引進(jìn)ERP系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)供應(yīng)鏈體系、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、管理職能系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，降低企業(yè)的溝通成本、管理成本。各種各樣的業(yè)務(wù)支持軟件系統(tǒng)呈現(xiàn)出繁榮的景象，推動了企業(yè)信息化技術(shù)的發(fā)展。當(dāng)然，我們也應(yīng)該看到，基于信息化環(huán)境下的企業(yè)成本控制在發(fā)達(dá)經(jīng)濟(jì)體取得了較好的成效，但是在我國仍然處于摸索階段，我國的企業(yè)仍然需要努力摸索出符合自身發(fā)展特點(diǎn)的信息化技術(shù)系統(tǒng)。本文以信息化背景為依托，就改善企業(yè)成本控制現(xiàn)狀，加強(qiáng)企業(yè)成本控制管理水平進(jìn)行著力探析。

一、企業(yè)信息化與企業(yè)成本控制

信息化最先從國防等高精尖領(lǐng)域開始的，隨后在企業(yè)中開始逐步普及，到了現(xiàn)在，社會也已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化。對于企業(yè)而言，開始運(yùn)用信息化技術(shù)對企業(yè)進(jìn)行管理，并不意味著信息化在企業(yè)的終點(diǎn)，相反，正是企業(yè)利用信息化進(jìn)行管理的起點(diǎn)。企業(yè)管理包括方方面面，既包括職能部門的管理，也包括供應(yīng)鏈的管理，還包括業(yè)務(wù)的管理。企業(yè)管理包羅萬象，如果使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，必然行不通了。企業(yè)通過信息化技術(shù)對管理進(jìn)行改造、升級，可以促進(jìn)企業(yè)兩個方向的發(fā)展：一是信息化讓企業(yè)與市場之前的溝通變得更加的高效和快捷，企業(yè)可以運(yùn)用信息化系統(tǒng)及時掌握顧客的需求及動向，從而提高銷售戰(zhàn)略的針對性；二是提升企業(yè)各個部門之間的溝通效率，降低企業(yè)溝通的成本。從這一根本意義上來說，企業(yè)信息化有利于促進(jìn)企業(yè)開展成本控制工作。根據(jù)調(diào)查，企業(yè)開展信息化之后的管理效率較以前提高了50%以上。

二、目前企業(yè)運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行成本控制的具體方法

前文已經(jīng)講到過，目前我國企業(yè)在信息化軟件方面采用較多的是來自于金蝶的ERP系統(tǒng)。由于ERP系統(tǒng)安裝成本、售后成本、操作成本相對較低，目前采用ERP系統(tǒng)的企業(yè)占了我國使用信息化系統(tǒng)企業(yè)的大多數(shù)。對于我國大量的中小企業(yè)而言，來自德國SAP系統(tǒng)仍然屬于可望而不可即的目標(biāo)。對于大型企業(yè)而言，其溝通成本較之于中小企業(yè)更加昂貴，因此，大型企業(yè)常常面臨組織層級過高，信息溝通補(bǔ)償，執(zhí)行力度不夠，市場信息反饋不靈敏等諸多問題，而在現(xiàn)代快速競爭的市場環(huán)境之下，誰先掌握信息，也就意味著誰掌握了發(fā)展的先機(jī)。SAP軟件的管理核心是針對企業(yè)的供應(yīng)鏈系統(tǒng)所設(shè)計(jì)的，這是因?yàn)槠髽I(yè)的成本高低主要受制于供應(yīng)鏈的影響。SAP系統(tǒng)通過合理調(diào)配企業(yè)資源，通過及時共享的信息傳達(dá)，最大化的降低企業(yè)的溝通成本、采購成本、管理成本，成為大型企業(yè)提高競爭力的重要武器。

三、信息化環(huán)境下企業(yè)加強(qiáng)成本控制的策略

在一個企業(yè)當(dāng)中，做好內(nèi)部成本控制并不是一件簡單易行的事情。信息化系統(tǒng)的運(yùn)用也只是企業(yè)進(jìn)行成本控制的結(jié)晶，簡言之，是企業(yè)先有了良好而成本控制機(jī)制，良好的管理，才能做好成本控制工作。無論多么先進(jìn)的信息化系統(tǒng)，都只對企業(yè)的內(nèi)部成本控制工作錦上添花，而不能夠徹底改變一個企業(yè)內(nèi)部成本控制水平。那么，在信息化環(huán)境下，企業(yè)加強(qiáng)陳本控制，有如下幾個方面的策略：

(一)建立健全成本控制管理制度

ERP系統(tǒng)的運(yùn)用建立在企業(yè)良好的成本控制管理制度基礎(chǔ)之上。根據(jù)調(diào)查，那些管理水平較高的企業(yè)，對于ERP系統(tǒng)的滿意度較高，那些本身管理存在較大的問題的企業(yè)反映，ERP并未能顯著改善企業(yè)的內(nèi)部成本控制水平。因此，企業(yè)在代入信息化系統(tǒng)之前，應(yīng)當(dāng)對自身的內(nèi)部控制制度，成本控制機(jī)制進(jìn)行漏洞排查，并予以完善有關(guān)問題。例如，當(dāng)企業(yè)本身在各項(xiàng)工作中，對會計(jì)憑證的審查不嚴(yán)格的時候，其最終的會計(jì)信息就是不真實(shí)的、不準(zhǔn)確的，此時ERP系統(tǒng)所采納的是一個錯誤的信息，再先進(jìn)的科技，也需要人的操作，而規(guī)范人的行為需要良好的制度。當(dāng)然，ERP等信息系統(tǒng)的介入，反過來也可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部成本控制水平的提高。例如，ERP系統(tǒng)設(shè)定了嚴(yán)格的審批流程，如果一項(xiàng)業(yè)務(wù)未能通過流程審批，該項(xiàng)業(yè)務(wù)也無法開展，也就形成了對業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督。

(二)著力提高會計(jì)信息質(zhì)量

提高會計(jì)信息的質(zhì)量，是企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，開展內(nèi)部控制工作的重中之重。企業(yè)在快速變化的市場環(huán)境之中，對新的信息應(yīng)當(dāng)具有高度的敏銳性，對信息的質(zhì)量應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把控，使真實(shí)的信息能夠通過信息化系統(tǒng)及時傳輸?shù)浇?jīng)營決策者手中，以供作出高質(zhì)量的判斷決策。為了提高企業(yè)的會計(jì)信息質(zhì)量，基于信息化背景下，一是要員工熟練掌握信息化系統(tǒng)的操作方式，二是要熟練掌握信息化系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，三是對通過信息化系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)承辦人員提交的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，必須堅(jiān)決要求不予辦理、補(bǔ)正或者檢舉。

(三)加快企業(yè)信息化人才的培養(yǎng)

筆者曾經(jīng)接觸過一些大型上市公司。這些公司基本上采用了ERP信息化系統(tǒng)。信息化系統(tǒng)上線需要經(jīng)過安裝、調(diào)試、售后服務(wù)等幾個方面。對于企業(yè)而言，這些都需要支付高昂的成本，如果通過聘用外部專業(yè)人員進(jìn)行日常的維護(hù)管理，則顯然會大大提高成本。因此，企業(yè)為了更好的熟練使用信息化系統(tǒng)，有必要加快信息化人才的培養(yǎng)：一是配置適當(dāng)?shù)男畔⒒瞬牛瞬胚^少，將無法滿足實(shí)際的需要，人才過多，將會造成人力資源成本過高；二是提高信息化人才的專業(yè)水平，可以采取定向招聘、內(nèi)部培養(yǎng)等多種模式進(jìn)行操作。通過對信息化人才的培養(yǎng)，企業(yè)不僅降低了成本，更有效地提高了管理水平，提升了自身的競爭力。

(四)構(gòu)建權(quán)責(zé)利分明的財(cái)務(wù)管理機(jī)制

在信息化條件下，企業(yè)會計(jì)從業(yè)人員的工作效率將會得到大大的提高，但是在效率提高的同時，也會產(chǎn)生企業(yè)財(cái)務(wù)管理過程中權(quán)責(zé)利不明確的現(xiàn)象發(fā)生。企業(yè)自始至終應(yīng)當(dāng)明確信息化技術(shù)只是輔助企業(yè)進(jìn)行成本控制的重要工具，如果單純意圖通過工具就能解決企業(yè)成本控制方面的問題，顯然是過度理想化的。為了提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理過程中權(quán)責(zé)利的明確性，有必要明確崗位職責(zé)，確立崗位與崗位之間相互監(jiān)督的機(jī)制，確保會計(jì)信息的質(zhì)量，明確責(zé)任人員。

四、結(jié)論

總而言之，企業(yè)實(shí)施信息化有主力提高自己的管理水平，進(jìn)而降低企業(yè)的經(jīng)營管理成本。然而，信息化技術(shù)只是一種輔助的管理工具，企業(yè)要想加強(qiáng)成本控制，還必須從完善相關(guān)制度，培養(yǎng)專業(yè)人才，引入先進(jìn)的信息化管理工具，以及明確企業(yè)財(cái)務(wù)崗位之權(quán)責(zé)利等方面采取措施。

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