高校辦公室職能提升研究

楊躍輝

（北京青年政治學院，中國 北京100102）

2014年10月，中共中央辦公廳印發了《關于堅持和完善普通高等學校黨委領導下的校長負責制的實施意見》，明確了高校黨委和校長權責，這也對高校辦公室提出了更高要求，高校辦公室的工作任務越來越繁重，越來越復雜，地位及作用也更加突出。高校管理者必須認識到高校辦公室工作中存在的矛盾和問題，加強建設，改進工作，提高效率，才能確保學校各項工作的順利進行，促進學校又好又快地發展。

1 高校辦公室職能特點

高校辦公室工作具備一般辦公室的特點，但又不同于黨政機關、企事業單位的辦公室工作，具有其自身的特殊性，高校辦公室工作既要遵循一般管理活動的規律，也要結合高校自身運行機制來開展工作。

首先，高校的基本職能是人才培養、科學研究、服務社會和文化傳承，其中，人才培養是高校的首要職能，這就決定了高校辦公室的工作主要是圍繞如何培養社會需要的高素質人才而開展工作，要服務于教學和科研工作，要為學校的教學和科研工作提供優質的服務，高校辦公室需要更多關注學校的教學和科研工作，并要服從和服務于學校的人才培養工作。

其次，高校的主體是廣大教師和學生，高校也是具有高學歷、高職稱的知識分子聚居地，教師和學生是高校辦公室工作的主要服務對象，這與黨政機關和企事業單位的辦公室的服務對象明顯不同，這也要求高校辦公室在工作中要根據服務對象的特點，注意工作中的方式方法，提供人性化服務。

第三，高校作為知識分子較多的地方，也具有濃厚的學術氛圍，而辦公室則扮演行政部門的角色，更多是一個服務部門，高校辦公室工作人員雖然也具有教師身份，但是卻很少從事教學科研工作，就出現了這種現象：在學生眼中是教師，而在教師眼中則為行政服務人員。這種情況在高校以教學科研為中心的大環境下，他們的地位比較尷尬。

一般來說，高校辦公室的職能主要包括以下方面：負責處理學校日常事務；圍繞重點工作開展調查研究；負責黨委會、校長辦公會和黨政聯席會的安排；負責大型活動和會議的籌備和組織協調；負責幫助起草全校性的工作計劃和總結；負責起草學校領導的重要講話及領導講話稿的審核；負責機要和保密工作；負責發文審核及來文處理；負責整體統計工作；負責對外聯絡和上級部門；負責會議決定事項的督辦查辦工作；負責檔案管理工作；負責印鑒使用；以及負責完成學校領導交辦的其他事項。

從高校辦公室所承擔職責來看，辦公室的工作既涉及宏觀運行，又涉及微觀管理，高校辦公室具有綜合、參謀、協調、督辦、服務等職能。

2 高校辦公室工作存在的問題

一是管理觀念較為落后。在辦公室工作中，高校辦公室經常會依賴于習慣性做法和傳統經驗開展工作，容易堅持固有的工作方法，片面看重事務性工作，對工作中新情況、新問題疏于研究，更多是按照領導的要求開展工作，整體工作處于應付日常性瑣碎性事務的低水平狀態，工作缺乏積極性、主動性，限制了辦公室職能的發揮。以筆者工作的北京青年政治學院，在辦公室工作過程中，參謀工作就不夠到位，有可能成為簡單執行決策的從屬部門。

二是內部管理制度不夠健全。高校辦公室存在著工作頭緒多、任務重、要求高的特點，如果缺少健全的管理制度和規范的工作程序，就會影響工作效率。以北京青年政治學院為例，辦公室在辦文、辦會、辦事等工作中，存在著制度不夠健全的問題，辦事程序不夠規范。同時，也存在著有章不循和執行不力的情況。如果不認真解決，就會影響辦公室形象，造成不必要的人力、物力、時間的浪費，甚至造成工作上的失誤。

三是機構設置不夠規范。高校辦公室得內部組織設置、崗位分工都會對辦公室工作產生直接影響。目前，各高校辦公室機構設置情況不盡相同，有的高校辦公室成立若干科室，有的高校只設相關崗位；有的高校辦公室工作人員較多，會存在人浮于事的現象，但是筆者在調查中發現，大多數高校辦公室存在人員編制不足的現象，影響工作的開展。對此，辦公室可采取分層次管理的方式，把工作落實到具體崗位，明確各崗位具體職責。

四是缺乏合理的培訓機制。高校辦公室工作其實專業性很強，理論上來說，其工作人員都應該接受系統的培訓，學習掌握相關的技能與素質，并且在工作過程中要接受繼續教育，更新知識，才能適應高等教育改革發展新形勢的需要。公室工作人員有必要定期接受相關培訓，更新管理理念、工作方式與技術。然而，在我國各高校發展的現階段，這個制度還很不完善。同時，在一些高校也存在著只片面重視專任教師的在職培訓，忽視管理人員的培訓的現象，對管理人員的培訓沒有列入日常工作。

除此之外，高校辦公室工作中還存在著職能發揮不夠充分，工作人員素質不高，工作信息化程度不高等問題。

3 高校辦公室管理科學化的方法

國家中長期教育改革和發展規劃綱要(2010-2020年)明確提出了全面提高高等教育質量、提高人才培養質量、提升科學研究水平、增強社會服務能力、優化結構辦出特色的高等教育發展任務，這是當前及今后一個時期國家教育改革和發展的綱領性意見。面對我國高等教育新的發展階段和新的發展任務，也對高校建設發展提出的新的要求，高校辦公室作為高校工作的重要一環，必須站在當今時代大背景和學校工作大局的戰略高度來分析、審視和找準自身的定位。

一是要加強制度建設，規范各項工作。健全、科學的管理制度是辦公室工作順利開展的基礎，完善制度、規范管理是保障高校辦公室各項工作高效運行的基本前提。高校辦公室工作涉及面廣、零碎的、事務性工作居多，而且要經常面對臨時性和突發性工作，對此，要做到雜而不亂，管理有序，就必須有完善的制度來約束，否則，就有可能造成管理上的無序和混亂，甚至出現非常嚴重的工作失誤。只有不斷加強制度建設，制度創新，做到制度完善、程序合理和責任明確，才能使各項工作都有法可依、有章可循，保證辦公室各項工作高效運轉。另外，在制定完善的制度后，還要嚴格執行各項制度，加強制度本身約束力和透明度，盡量減少人為因素的干擾，接受廣大師生員工及各相關部門的監督。大家只有嚴格遵守制度，辦公室的工作才會忙而不亂。

二是契合黨的群眾路線教育工作精神，加強高校辦公室對各項工作的科學化管理。要不斷強化高校辦公室工作無小事的意識，對辦公室每一項工作都要盡職盡責，更要著眼全局，分清主次，才能確保不出差錯。按照群眾路線教育要求，高校辦公室要做好會議審核工作，進一步精簡會議，控制會議規模和數量；相對固定黨委會、校長辦公會、黨政聯席會的召開時間；合理確定會議形式，縮短會議時間。要規范和簡化公務接待活動，按照上級最新要求，做到“公函接待”，嚴格按規定辦理公務活動；嚴格接待場所的有關規定和標準，勤儉組織大型活動。精簡文件簡報，嚴格控制本部門和高校其他部門的各類文件簡報，控制發文數量，規范發文程序，大力壓縮、合并各類簡報。改善服務態度，培養員工的職業精神，堅決改變“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”、推諉扯皮等不良現象，嚴格執行首問負責、末未發言、服務承諾等制度，提升管理績效。要多提供主動性服務，提高主動參與政務、主動思考、主動創新的意識和能力，通過扎實、認真、仔細的工作，保證高校正常、有序和高效運轉。

三是要建立教育培訓制度，提高工作人員水平。高校辦公室在教育培訓方面具有不可比擬的優勢，既可以最大程度的利用高校內部資源，加強與相關學院的溝通與交流；也可以在各高校辦公室之間交流、交換工作經驗。高校辦公室要結合高校整體發展戰略及發展規劃，依據人員教育培訓需求，及高校相關培訓的政策、財務預算等，擬訂年度培訓計劃，按照高校相關規定，鼓勵員工繼續學習。高校辦公室只有建立起相應的教育培訓制度，才能使所有人員的學習有規可循，不斷提高業務水平。

總之，作為高校工作核心的辦公室，要在高校改革的同時，繼承和改善傳統的管理方法，不斷學習和借鑒先進的管理手段和方法途徑，努力促進辦公室管理水平和服務質量的全面提升，推進高校辦公室管理工作邁上一個新臺階!S

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