關于機關檔案管理工作的探討

朱 丹

(齊齊哈爾市建華區環境衛生管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

一、當前機關檔案管理工作存在的問題

(一)人才隊伍建設滯后

在當前我國檔案管理人員培養工作中，高校檔案管理專業設置的時間較短，這就導致專業的檔案管理人才相對數量較少，從而導致人才供給受到一定的限制。同時在當前機關單位中，檔案管理人員多沒有經過專業的檔案知識學習，缺乏專業背景，這就導致檔案管理人員在具體工作過程中，由于理論知識及實踐技能較少，再加之制定相應的培訓及再教育機制，這就導致機關檔案管理隊伍整體素質較低，專業能力不高，而且結構組成缺乏科學性。另外在機關單位中，對于檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，這就導致檔案部門經費較少，這對于檔案管理專業人才的配置和培養也帶來了較大的制約作用。

(二)缺乏完善的規章制度

目前很大一部分機關檔案管理工作都處于粗放式的管理模式下，不僅相應的管理制度缺失，而且崗位職責及規章制度都不完善，這就導致檔案資料在歸檔時往往審查不嚴格，材料不完整及缺乏認真性，造假現象較為常見，使檔案的真實性和完整性受到較大的影響。

(三)管理模式相對落后，信息化水平較低

目前大多數機關單位在檔案管理工作還沿用傳統的管理模式，機關檔案多以紙質為主，檔案信息化水平相對較低。雖然紙質檔案曾經起到了重要憑證和記錄的作用，但在當前信息化時代，紙質檔案由于存在重復利用、歸檔工作量大及保管苛刻等諸多弊端，被數字化和電子檔案取代已成為必然的趨勢。

二、改進機關檔案管理工作的具體策略

(一)加強組織建設，打造機關檔案管理專業隊伍

隨著時代的快速發展，傳統的機關檔案管理模式越來越無法適應當前社會發展的需求，這就對檔案檔案管理工作提出了更高的要求，需要具有高素質的人地來管理機關檔案。所以作為當前新時期的機關檔案管理工作人員，必然努力提高自身的綜合素質，與時俱進，能夠與當前機關事業發展要求相適應。檔案工作作為一項具有較強技術性及專業性的工作，工作中任何一個環節對理論和技術都具有較高的要求，所以當前機關單位在錄用檔案管理人員時，需要選擇具有專業檔案背景的專業人才，這些人員由于經過專業化的檔案理論和實踐知識學習，能夠更好的勝任檔案管理工作，有利檔案管理質量的提升。另外，還要加強對現有檔案工作人員的培訓和繼續教育，確保檔案管理人員能夠在學習過程中加快理念的轉變，更好的對自身知識結構進行更新，掌握現代化的檔案管理方法和手段，從而確保機關檔案管理整體水平的提升。

(二)完善制度建設，強化制度執行實效

新的歷史條件下，機關檔案管理工作欲尋求自身的突破，實現科學可持續發展，必須堅持用制度管人管事，沒有制度就無所謂管理，建立健全各項機關檔案管理規章制度，是實現機關檔案管理工作科學化和規范化的題中之義。首先，完善機關檔案管理責任制度，落實崗位職責分工，切實扭轉機關檔案管理工作人員責任心不強，失職、瀆職行為，強化檔案材料收集管理和及時移交歸檔的力度。其次，完善競爭上崗制度，選拔專業人才，充實機關檔案管理工作崗位，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。第三，完善機關檔案管理經費支付預算制度，保障檔案管理耗材供給，保證教育培訓經費，從硬件和軟件兩個方面不斷提升檔案管理的現代化水平和服務質量。

(三)創新管理模式，提高機關檔案信息化水平

信息技術的飛越發展帶來了傳統生產方式、生產模式的巨大變革，傳統的檔案管理模式與檔案管理平臺已不能滿足社會的發展和時代的需要。積極運用現代科技文明的成果，創新檔案數字化管理手段，提高機關檔案管理信息化水平，是實現機關檔案管理工作可持續發展的必由之路，也是提高其服務質量和效率的重要途徑。

(四)拓展管理平臺，構建機關檔案數據庫系統

機關檔案數據庫平臺建設是充分利用數字信息技術，進一步提升檔案管理水平及推動檔案管理向現代化、信息化轉型的重要舉措。

首先，通過檔案信息數字化的過程，把檔案信息轉化為能夠為計算機識別的二進制代碼，并將這些數字代碼統一存儲，以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉換成數字信息。

其次，將已轉換的數字信息錄入數據庫管理平臺，進一步轉化為機讀數據，錄入過程需要嚴格的校對審核，確保數據庫存儲的數據準確無誤并被計算機完全識別。

第三，數據庫檔案業務環節的內部調整

(1)簡化整理工作，即采用一系列方法使檔案簡化有序，從而解決檔案的零亂與管理和利用的系統化要求之間的矛盾，便于檔案實體管理與查找利用;

(2)深化檢索工作，為檔案查詢者提供高效便捷的信息服務;

(3)數據的保管和保護工作，數據庫存儲載體須配置防塵、除塵，防磁場和電場的設施，并嚴格防范計算機病毒，確保數據安全。

三、結束語

目前我國處于信息化時代，這就對機關檔案管理工作提出了更高的要求，需要機關檔案管理工作在從傳統的管理模式中脫離開來，利用現代化的科技成果及管理理念來加強檔案管理工作，做到與時俱進，加快推動機關檔案管理人才隊伍建設，確保機關檔案管理工作規范化、制度化和信息化的實現，使其能夠與當前信息化社會發展需求更好的適應。

［1］劉子芳，劉沛江機關檔案工作的有效組織與管理［J］．檔案管理，2013－05－15 ．

［2］郭泳雅淺談如何提高機關檔案管理工作水平［J］．辦公室業務，2013－09－05．