社區檔案管理工作探析

徐 麗

(大慶市讓胡路區旭園社區工作站 黑龍江 大慶 163000)

隨著我國經濟體制改革的深入發展，社區結構和社會各階層的生活方式都發生了巨大的變化，在新的時代背景下，為適應新形勢的發展要求，社區發展正面臨著考驗。社區檔案是在城市社區建設活動中形成的，對于社區發展有著不可估量的作用。管好及使用好社區檔案，對于提升社區規范化管理，完善社區各項服務功能，保障社區良好發展勢態，促進城市精神文明和物質文明建設都具有重要的現實意義。

一、社區檔案的形成及特點

社區是若干社會群體或社會組織聚集在某一個領域里所形成的一個生活上相互關聯的大集體，是社會有機體最基本的內容，是宏觀社會的縮影。我國正面臨一個嶄新的發展機遇，無論是經濟發展還是政治、文化發展都有可能上升一個新的高度，在這樣的發展趨勢下，作為社會基本單位的社區，更是發展改革的重點。隨著社會主義管理體制改革的不斷深化，社區作為基層組織在實現經濟和社會協調發展、解決基層各種社會問題、維護社會穩定、加強基層政權建設等方面發揮了重要的作用。在這個過程中，社區檔案作為社區發展的見證者應運而生。在新農村建設和城市改革的背景下，社區的形成有著很多諸如村落合并、房屋拆遷、政策推動等具有重大的歷史性變革的事件參雜其中。在社區建設過程中，社區也會形成自己的文化、經濟基礎，發展出自己的社區精神、人文關懷，社區從形成到建設再到成熟發展的過程，都離不開檔案的收集、整合和管理。檔案記錄了社區的成長之路，記錄了社區中人們生活的點點滴滴，記錄了社區的舊貌與新顏。所以說，社區檔案的形成，就是一個社區發展的軌跡，它是一個社區過去的縮影，也是社區展望未來的跳板。社區檔案是依托于社區發展起來，在其發展過程中形成了一套自己的發展的特點，主要包括在以下幾點方面:

(一)社區檔案內容紛繁復雜。社區就是一個小社會，麻雀雖小五臟俱全，社區作為一個為居民服務的組織體系，幾乎包含社區居民平時生活所需的一切基礎設備、組織機構、文娛設施等等。無論是小到社區居民的家長里短、鄰里糾紛，還是大到社區內部重大政策及決策，都需要記錄在案，存檔歸案，而且社區檔案不僅僅包括文字資料，社區所獲得過的獎狀、證書、獎杯、獎牌、錦旗以及辦公樓、住宅樓等實物也是社區檔案的一部分，內容雜亂而繁多，這對于檔案管理者是個不小的挑戰。

(二)社區檔案涉及范圍廣。社區作為一個綜合性較強的組織體系，職責范圍比較廣，會與社會各界都保持一個比較密切的聯系，包括社區內部的居民委員會、業主委員會和黨群組織，還包括所在地的黨組織、民政、公安、司法、文化、衛生、社保、教育等部門。另外，社區內居住著各式各樣的人群，有普通的工薪階層也有社會名流，在他們身上發生的大事小事有時也是檔案整理的一部分。在社區檔案中，不管是黨建工作、居民自治、社區服務等方面的檔案，還是綜合治理、環境衛生、文化教育等方面的檔案，除了本社區形成的，上級政府下發的有關本社區的同類問題的文件材料也要歸檔保存。這也充分說明了社區檔案管理涉及范圍之廣、工作量之大。

(三)社區檔案形成周期差異大。社區檔案的形成是來源于該社區的發展歷程的，而社區的形成包括建設、發展、維護、管理等方方面面，是一個長期的過程。因此，社區檔案形成的周期也就相對比較長。而對于社會保障、救助、醫療等服務體系的建立和形成，需要的時間相對較短，檔案的建立也就比較快。這就需要檔案管理者努力跟進社區的發展步伐，針對社區不同發展階段的情況，按照檔案資料的周期性特點，及時收集整理，確保檔案資料的完整性和可靠性，盡可能全面準確的建立檔案資料庫。

二、加強社區檔案管理工作的幾點建議

(一)加大宣傳力度，提升社區檔案管理工作的意識。要想改變社區檔案管理工作不受重視的現狀，就要先從改變社區領導的態度下手。社區檔案發展環境的好壞取決于領導的態度和意見，只有上級領導足夠重視，才能激發出基層工作人員的工作熱情。社區工作人員應利用社區內一切可以利用的資源加強宣傳，例如設計社區內的宣傳專欄、印發宣傳品、觀看影視資料等多種形式向社會宣傳相關的政策法規，使人們真正認識到加強社區檔案管理的迫切性，只有認識到檔案的重要性和檔案在社區工作中的重要作用，才能從思想中真正認識到加強社區檔案工作的刻不容緩。

(二)加強專業培訓，提高工作人員專業素質。社區的檔案管理人員一般情況下都不是檔案管理的專業人士，他們可能來自不同階層，有著不同的文化背景，檔案管理能力也有很大差別。因此，定期開展一些有關檔案管理的培訓課是很有必要的，不僅能夠提高檔案管理人員的專業素質，激發他們的工作熱情，提升他們的管理能力，而且對于檔案資料的建立、社區專門人才的培養以及新型社區的發展都具有重要意義。

(三)完善社區檔案管理機制，提高檔案利用率。加強社區檔案管理工作，社區居委會要建立充分的自我發展機制，要勇于打破傳統的檔案管理方式，創新發展思路，走出一條不同于以往的新的發展道路。傳統的檔案管理，全部是人工收集整理資料，既費時又費力，而且隨時都有可能出錯，存在漏頁、缺碼、分類不完整等諸多問題。當今是一個信息化的時代，隨著計算機和網絡技術的普及，利用計算機處理和整理檔案信息，已是大勢所趨。如果能在社區內大范圍的實現自動化管理，將會對社區的檔案管理工作有很大的幫助，不僅能夠節約人手、提高檔案管理工作效率，而且還能夠更好的發揮檔案的價值，提高檔案的利用率。很多社區只注重檔案整理數量的多少，往往忽視對檔案資料的利用，很容易造成社區檔案的千篇一律。這就需要檔案人員深入挖掘研究本社區內的特色檔案，發展出具有利用價值的檔案資料，來引導社區的發展方向，開拓社區的發展思路，汲取長處，擯棄糟粕，揚長避短，走出一條具有本社區特色的發展道路，以此來強化社區檔案的利用效果。

(四)加大檔案管理工作的資金投入。資金充足是做好檔案管理工作的前提，有了充足的資金，就可以為檔案的管理工作購進大批的基礎設備，有利于檔案資料得到更好的儲存和保護。也可以利用這些資金定期安排一些檔案工作人員的培訓課程，提升工作人員的專業素養，培養一批專業化的檔案管理人才，促進社區檔案管理工作的長足發展。