淺談檔案的數(shù)字化管理工作

吳曉麗

(寧安市水土保持委員會(huì)辦公室 黑龍江 寧安 157400)

計(jì)算機(jī)的飛速發(fā)展帶來(lái)了新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理的發(fā)展。越來(lái)越多的信息開(kāi)始進(jìn)行數(shù)字化歸檔。這種方式一方面是便于管理，容易查找。另一方面是比較容易輸入以及采錄等工作，這樣就帶人們進(jìn)入了前所未有的信息社會(huì)。但是同樣也存在著一些現(xiàn)階段難以突破的難題。比如說(shuō)限制在計(jì)算機(jī)里，容易受到病毒及黑客的進(jìn)攻。為了更好地開(kāi)發(fā)利用檔案資源，促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，下面筆者就帶大家了解新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理。

一、檔案的數(shù)字化管理的內(nèi)涵

檔案的數(shù)字化管理其實(shí)就在我們每個(gè)人的身邊。比如說(shuō)現(xiàn)在經(jīng)常提到的電子檔案，以及指紋錄入等，這些都屬于檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容。下面筆者就簡(jiǎn)單的針對(duì)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用以及檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)等方面做一個(gè)介紹。

1．檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用。檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)階段的應(yīng)用非常普遍。它的出現(xiàn)一方面解決了紙質(zhì)檔案的不容易保存，查找困難，局限性大等一些難題。還增設(shè)了指紋錄入DNA 采集等比較先進(jìn)的新形勢(shì)的檔案。這樣看來(lái)，檔案的數(shù)字化管理應(yīng)用會(huì)越來(lái)越廣泛的。紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)暴露，一方面是推動(dòng)了數(shù)字化管理的發(fā)展，另一方面也是比較長(zhǎng)時(shí)間的促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。可以說(shuō)傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)非常明確，但是也不能完全的拋棄，畢竟傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點(diǎn)也是存在的。這樣就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細(xì)斟酌，什么樣的檔案需要數(shù)字化。

2．檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)。檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)非常多，大致可以分為三點(diǎn):提高經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)等。每一點(diǎn)也是非常容易理解的。提高經(jīng)濟(jì)效益簡(jiǎn)而言之就是改變了過(guò)去一直用的是紙質(zhì)版的檔案，管理檔案的人員非常多，而且數(shù)字化檔案的管理相對(duì)比較簡(jiǎn)單方便，不僅僅是節(jié)約了管理成本，節(jié)省了檔案的空間儲(chǔ)備，而且閱讀與查找起來(lái)還非常的方便快捷。提高辦公效率主要體現(xiàn)在信息的傳遞上。不僅僅是查找較為方便，而且在異地調(diào)檔案的時(shí)候，非常容易的發(fā)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理大大提高相關(guān)人員的工作效率。可以說(shuō)真正的足不出戶就能辦成事情了。這樣還將文件的實(shí)體保管變成了一種最新形勢(shì)的信息中心。增強(qiáng)檔案原件保護(hù)就是在紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒅螅瑱n案的使用就會(huì)相對(duì)比較安全，保管起來(lái)，也就比較省時(shí)省力。對(duì)于歷史久遠(yuǎn)的檔案的保管，顯得尤為突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為，可以說(shuō)增謙了檔案原件的一些保護(hù)。

3．檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀。檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀也是非常不樂(lè)觀的。比如說(shuō)現(xiàn)階段的黑客的介入以及電腦病毒的傳播，非常機(jī)密的數(shù)字管理的檔案就會(huì)非常容易被網(wǎng)上盜取。比如說(shuō)在網(wǎng)上非常容易就查到了一個(gè)人的出身年月，以及身份證號(hào)碼等一些信息，這樣的話，這個(gè)人的一些隱私就會(huì)被泄露，而這些也就不能被稱作隱私了，人們將毫無(wú)隱私可言。相關(guān)的技術(shù)人員的工作技術(shù)水平不過(guò)關(guān)，經(jīng)常會(huì)被一些比較低級(jí)的電腦問(wèn)題所困擾。提高工作人員的電腦知識(shí)是現(xiàn)階段的檔案數(shù)字化管理的一個(gè)非常重要的方面，不能一有問(wèn)題就請(qǐng)專家過(guò)來(lái)解決。而且現(xiàn)階段的工作人員的素質(zhì)也是得得到提升，一旦出現(xiàn)檔案的泄露，得全方面的找原因。

二、新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理體系

新時(shí)期的檔案數(shù)字化管理體系正在建設(shè)當(dāng)中。有些非常重要的地方需要提及的。比如說(shuō)很大程度上是不能拋棄了傳統(tǒng)檔案的。盡管現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)非常多，但是傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點(diǎn)也是不容忽視的。下面筆者就針對(duì)新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理體系做一個(gè)簡(jiǎn)單的介紹。

1．不能拋棄傳統(tǒng)檔案。檔案的傳統(tǒng)紙質(zhì)的部分有時(shí)候還是需要保留下來(lái)的，并不是一切都用電子版就能解決的。要充分考慮到現(xiàn)階段的特點(diǎn)，什么樣的檔案需要數(shù)字化，什么樣的檔案得需要保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)版得需要相關(guān)的技術(shù)人員充分的考慮到位。有較高利用價(jià)值的檔案需要進(jìn)行數(shù)字化，這樣可以防止珍貴的檔案被損壞以及丟失。相對(duì)于這樣的決斷相關(guān)的部門(mén)得做出明確的要求，具體的什么樣的檔案需要數(shù)字化都要與一個(gè)相對(duì)硬性的標(biāo)準(zhǔn)。

2．檔案的數(shù)字化規(guī)劃。檔案的數(shù)字化規(guī)劃是非常重要的。比如說(shuō)檔案的數(shù)字化是一相對(duì)較大的工程，得需要知道具體的花費(fèi)預(yù)算是多少，考慮到投入的資金與產(chǎn)出的效益是不是成正比等。當(dāng)然這里也是需要知道什么樣的檔案需要進(jìn)行數(shù)字化才能產(chǎn)生更大的產(chǎn)值的問(wèn)題。

3．歷史檔案的價(jià)值非常大。對(duì)于歷史檔案得需要進(jìn)行數(shù)字化管理，這樣才能更好的保護(hù)歷史檔案的價(jià)值。它里面的不單單是一個(gè)檔案的問(wèn)題，跟重要的是檔案的自身價(jià)值比較大。并且數(shù)字檔案中也得體現(xiàn)出更新的次數(shù)等問(wèn)題。不能只顯示最新的狀態(tài)。這樣就會(huì)大大的減損了檔案數(shù)字化的作用。

4．檔案數(shù)字化的成本核算。檔案的成本核算也是非常重要的。對(duì)于沒(méi)有必要或者是沒(méi)有價(jià)值進(jìn)行數(shù)字化的檔案可以不進(jìn)行數(shù)字化，這樣就可以很大程度上節(jié)省了成本。而且現(xiàn)階段對(duì)于珍藏已久的檔案進(jìn)行數(shù)字化就需要非常大的一個(gè)投入，那么這個(gè)投入的值與不值就得需要成本的核算。如果不加強(qiáng)核算，不考慮轉(zhuǎn)換以及后續(xù)維護(hù)成本而盲目對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年后完全無(wú)法使用，這將是一筆極大浪費(fèi)，這樣的話就得不償失了。

5．傳統(tǒng)與現(xiàn)在數(shù)字化管理相結(jié)合。現(xiàn)在最合理的規(guī)劃方案就是要合理的將傳統(tǒng)與現(xiàn)在的數(shù)字化管理相結(jié)合。無(wú)論是但用哪一個(gè)，都不能足夠的說(shuō)明問(wèn)題的時(shí)候，就兩個(gè)都采用。再就是由于現(xiàn)階段的數(shù)字化的程度還不是很高。數(shù)字化的技術(shù)還不是非常的先進(jìn)，只有最大限度的保證檔案的真實(shí)性、完整性與安全性才是最重要的。

綜上所述，現(xiàn)在的數(shù)字化管理的也是越來(lái)越規(guī)范，越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。但是存在的問(wèn)題也是非常多的。只要相關(guān)的技術(shù)人員能夠重視檔案的管理以及相應(yīng)的體系的建立，相信我國(guó)的新時(shí)期檔案數(shù)字化管理水平會(huì)越來(lái)越好。這樣的管理也節(jié)省了非常多的人力物力，也減少了非常大的工作量。非常便于信息的錄入提取以及信息的查詢。本文中提到的相關(guān)的體系的建立還是需要更多的工作人員的努力。希望我國(guó)的檔案的數(shù)字化管理體系越來(lái)越好。