淺談如何提高事業(yè)單位的檔案管理水平

王 賢

(共青團哈爾濱市團校 黑龍江 哈爾濱 150010)

前言:檔案管理是衡量一個單位主要業(yè)績與管理工作水平的重要標準，同時科學規(guī)范的檔案管理還可方便單位領導的查閱，并依據(jù)所記錄的檔案來全面掌握單位的主要情況，并及時制定相關(guān)策略以及調(diào)整，另外，也可為社會各界對單位業(yè)績與整體情況進行分析提供重要依據(jù)，從而選擇出適合進行合作的機關(guān)，然而隨著現(xiàn)在社會與經(jīng)濟的不斷發(fā)展與進步，對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，只有不斷的創(chuàng)新與改革才能更好的進行檔案管理，雖然檔案工作已經(jīng)在不斷的完善，但是目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作中仍然存在著許多的問題，本文作者針對這些問題進行深入研究，并最終探討出提高單位檔案管理水平的有效策略。

1．我國事業(yè)單位檔案管理方面存在的問題

1．1 對檔案管理的認識方面存在著嚴重的不足

有的事業(yè)單位或是其中某個部門將檔案管理認作是簡單的保管與抄寫的工作，又不能為事業(yè)單位創(chuàng)造收益，對事業(yè)單位無關(guān)緊要，缺乏一定的管理意識，根本不能完全理解寶貴的歷史文化流傳下來的檔案管理工作的重要意義，也正是由于對檔案管理工作的不重視，導致事業(yè)單位在這方面投入的資金嚴重不足，這就讓檔案相關(guān)管理部門缺乏一些基礎的設施，尤其是在現(xiàn)今計算機與互聯(lián)網(wǎng)時代，若是仍然一味采用傳統(tǒng)中人工收集并保存檔案的方法，將嚴重影響到檔案管理的效率。

1．2 檔案管理的相關(guān)制度不夠完善

在目前許多事業(yè)單位中，都沒有一套完完整整的檔案管理制度，有的事業(yè)單位就算建立了檔案管理制度，但是在實際執(zhí)行過程中卻不能依相關(guān)制度辦理，很多事業(yè)單位在檔案的收集、整理以及保管、借閱等方面的制度還不夠完整，再加之管理工作者的一些不負責任的行為，使檔案過分堆積，有的檔案被借走卻沒有及時登記，以至于一段時間后發(fā)生檔案丟失的現(xiàn)象。

1．3 檔案管理的相關(guān)人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

隨著社會發(fā)展對事業(yè)單位檔案管理要求的提高，同時檔案管理人員也應具備一定的專業(yè)素質(zhì)，然而，目前有許多檔案管理人員都未經(jīng)過專業(yè)學習，缺乏一定的專業(yè)知識，不但文化程度較低，而且還缺少學習新鮮事物的積極性。

2．提高事業(yè)單位檔案管理水平的有效策略

2．1 強化對檔案管理的認識

首先，檔案管理的相關(guān)人員必須要強化對事業(yè)單位中檔案管理工作的認識，充分重視起檔案管理的重要作用，加強自身管理工作的使命感與責任感，領導對檔案工作的重視更是有著十分重要的意義。

2．2 建立規(guī)范的檔案管理制度

要做好檔案管理工作，就必須建立起規(guī)范合理的檔案管理體系，完善相應的檔案管理制度，明確各個部門各自的職責所在，并將各部門的檔案進行統(tǒng)一管理，將各部門的檔案管理與其工作考核與發(fā)展科學的聯(lián)系起來，強化相關(guān)管理制度的建設。

2．3 利用現(xiàn)代化手段進行檔案管理

隨著經(jīng)濟與社會科學的不斷發(fā)展與進步，檔案管理工作也應隨著時代而發(fā)展，首先檔案的管理人員不但要有過硬的專業(yè)基礎與全面的理論知識，還要具備良好的職業(yè)道德與盡職盡責的工作態(tài)度，并且能夠利用科學先進技術(shù)作為管理檔案的主要手段與技能，只有這樣才能適應新的檔案管理工作需求;再者由于檔案是用于記錄豐富的信息，傳播著重要的信息資源，但是由于這項工作過于繁雜，因此我們需要學會運用計算機等科技化的設備來幫助我們完成檔案管理，像是傳統(tǒng)的人工立卷，因為每個人的理解能力有所不同，因此對同一個文件可能有著不一樣的理解，這樣就會有可能發(fā)生分類不準的現(xiàn)象，給實際工作帶來很大不便，如果能適當?shù)睦糜嬎銠C進行模擬立卷，可以將屬于條目類別的內(nèi)容打印出來，以此為檢索工具，既可降低人為因素產(chǎn)生的文件歸檔不準的現(xiàn)象，同時又減少了人員工作量并有效提高了檔案管理工作的效率。

2．4 強化檔案管理職員的專業(yè)素質(zhì)

由于目前事業(yè)單位各部門的工作人員都在減少，而工作量卻是有增無減，這給檔案管理工作添加了更大的壓力，所以應當重新調(diào)整檔案人員以及其所在職務，檔案管理人員應該具有一定的創(chuàng)新精神，及時更新自身的管理理念，一改傳統(tǒng)老舊的管理模式，從實際工作中找出更加科學方便的工作捷徑。當然，作為檔案管理人員必須擁有過硬的專業(yè)性知識，這是從事這一工作的根本基礎，只有具備堅實的專業(yè)功底，同時擁有較強的管理能力與服務意識，才能更好的適應新時代檔案管理工作。另外，也正是由于時代的不斷進步，人們生活的模式也在發(fā)生著變化，因此人們對檔案的需求變得更加多樣化，面對這樣的形勢，相關(guān)人員必須針對客戶的不同需求進行資源信息的采集，并不斷更新、優(yōu)化這些檔案資源，提高自身服務意識，主動去發(fā)現(xiàn)客戶，保證為客戶提供信息服務的高質(zhì)量，更加高效的提供服務。

結(jié)束語:

總而言之，隨著我國社會經(jīng)濟與科學的不斷發(fā)展，事業(yè)單位中對檔案的管理工作提出了更高的要求，在這樣的新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作不單要符合事業(yè)單位運行的特點與發(fā)展趨勢，同時還要兼顧到良好的可拓展性，這就要求事業(yè)單位以及內(nèi)部檔案管理相關(guān)人員充分重視檔案管理工作的重要性，建立科學、規(guī)范的檔案管理制度，強化檔案工作人員的專業(yè)知識與創(chuàng)新意識，運用現(xiàn)代化科技手段，為事業(yè)單位在市場的激烈競爭中能夠更好的立足與發(fā)展提供有力保障。