淺談仲裁檔案電腦管理制度的措施及建議

郭 雷

(穆棱市勞動仲裁院 黑龍江 穆棱 157500 )

一、電腦中的文件對仲裁案卷管理工作產生的影響

一是以前傳統的仲裁案卷工作以普通的白紙文件為材料工作對象，而有了計算機后，電腦中的文件取代了以往的白紙為主的文字材料，它是由作者直接寫在專門辦公軟件上，并在word 上進行修改，一旦完成后，馬上存到電腦系統數據庫中，由專業計算機人員掌握。白紙式的檔案管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程如仲裁案卷的立卷歸檔制度。仲裁文件的立卷歸檔工作是仲裁檔案工作流程的起點，也是仲裁院專職文書工作和專職檔案工作的結合點，仲裁案卷形成后，由仲裁文書部門收集歸檔后，交專業檔案管理部門，一年一般歸檔二次。而計算機文件隨時產生，每時每刻都能變，安全存放在電腦中。因此，它對電腦有很強的依賴性。如果想要歸檔，必須以存盤形式移交，歸檔界限也不能只是“具有保存完整價值”的文件，還應包括此文件的閱讀功能甚至更高級系統。二是電腦文件信息與它主體的可分開性，仲裁檔案分類也可能被模糊分類整理所取代，因為仲裁檔案分類的結果只能體現一種從性聯系，因為排列的方式是簡單手動操作管理仲裁檔案的需要，但在當今由電腦管理所有文件的大背景下，檔案文件的形式發生了變化，仲裁文件可以通過電腦系統進行迅速、有效、多層次的按順序排列，不再需要對它進行象普通白紙文件那樣的簡單整理分類。不同的客戶可以根據不同的需要，利用電腦自動化系統對電腦上的文件進行自由分類組合。三是電腦里的文件保存價值同時取決于仲裁案件其我價值的實現，其判斷的程序、本身的內容及價值都發生很大變化，原來的仲裁檔案價值也將隨之擴大，要分析電腦中的文件的操作系統。要根據以前的檔案價值鑒定理論，仲裁文件應依據自我價值和價值確定保管其中的期限，而電腦中的文件一是由于方便完成，將產生比以往更多的文件，二是由于客戶的需要，數據信息不斷地改進和加入，因此很難確定一個完整的保管年限，況且電腦中文件的自身價值還不能保證。因此，其確認、管理方法更無法來下結論。

二、做好仲裁檔案電腦管理制度的措施及建議

為了更好地發揮仲裁檔案的作用，著力加強和規范勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，進一步完善仲裁電腦中的檔案管理可以按照以下辦法:一是實現電腦中的仲裁檔案管理由一個人專門負責。做好仲裁電腦中的文件歸檔處理工作，實施電腦文件管理長遠目標。通過技術加工處理，將已歸檔的電腦中的文件改為在電腦中可閱讀文件，即只能讀不能改寫的文件，從而區別和保護電腦文件的最原始結構，保證電腦文件的可靠性，使之與象白紙文件一樣發揮效用。同時設置專門檔案員具體負責檔案文書材料的整理、立卷、歸檔、保管等工作。將檔案管理責任落實到個人，有利于提高立卷、歸檔的質量和效率，杜絕結案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不歸檔等現象。二是使檔案管理向多個方向發展。伴著電子文件的加入，仲裁檔案種類在豐富化，其簡單工作和基礎工作也都具有各自的特點了。因此，在原有結構基礎上，又增加了一項檔案電腦信息內容，就構成多種空間，形成了電腦化的管理結構。推進仲裁檔案整理規范化。仲裁檔案做到一案一卷，分正卷、副卷兩部分立卷。在組卷整理時，做好材料的篩選、檢查和修補工作，確保材料齊全、手續完備、格式規范。正、副卷均按照案卷目錄將各類文稿排序、編碼、組卷、裝訂，做到科學編目、利于檢索。三是嚴格仲裁檔案保管制度。仲裁檔案實行統一保管、專人負責，檔案管理員定期對歸檔情況進行檢查，按照規定的保管期限保管仲裁檔案。仲裁檔案管理人員要忠于職守、熟悉法律業務、嚴格把關、嚴守秘密，積極認真地做好仲裁人事檔案的收集、整理、計算機錄入、轉遞、保管和統計等工作。檔案收集要嚴把歸檔質量關，收集和轉遞應做到及時、完整、手續完備;整理要求對歸檔手案卷及時蓋歸檔章，核定保管期限;計算機錄入要將年度仲裁行政文書、業務等檔案全部輸入計算機，并打印成索引目錄、全引目錄;保管要做到月檢查、年清點，統計工作要做到數據準確、內容完整，上報及時并將報表歸檔保存。建立健全仲裁檔案內外查閱、借調等檔案使用制度。建立檔案利用臺賬，嚴格查閱、借調登記制度和歸還檔案驗收手續。四是管理仲裁檔案人員知識構成的改革近在眼前。仲裁檔案人員要適應電子技術和檔案事業的近幾年發展趨勢必須采取積極措施做好更新知識，適應新的電腦技術的成果，使專職檔案人員擁有豐富的專業知識，以適應在新形勢下仲裁發展的需要。

三、結語

加快仲裁檔案人員知識的培訓和創新，多種途徑、多個層次培養檔案人才，是仲裁檔案工作迎接這場電子信息變革最根本的辦法。在仲裁院領導的高度重視和細致部署下，通過以上幾個方面的努力，必將實現仲裁檔案管理規范化，更好地發揮仲裁檔案的作用，為人民群眾提供方便。

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