房產檔案信息化管理應用探析

彭曉丹

(大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣房地產管理處 黑龍江 大慶 166200)

隨著住房制度改革的不斷深入和房產交易市場的日益活躍，房產檔案增長速度越來越快，同時，伴隨著城市建設的不斷發展、人們產權意識的日益增強，檔案利用量越來越大，檔案管理日顯重要。本文就對房產檔案逐步實現了信息數據化、管理網絡化基本內容及原則進行了研究，并提出了相關對策，以此來更好地為房地產事業服務。

一、房產檔案信息化管理的基本內容

(一)檔案信息化的概述。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

(二)檔案信息化管理的具體應用。檔案信息化管理就是要求將投標標書、合同、紅線圖、設計合同、設計報建文件、圖紙、電子文檔、營銷合同等通過計算機和網絡技術的方式進行管理，實現各類檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化及檔案信息的高度共享。

(三)房產檔案信息化管理的產生背景。在房地產管理部門中，由于房屋產權產籍檔案的管理方式相對滯后，因而積壓了大量歷史信息需要錄入。要將這些信息在第一時間內全部錄入管理系統并且不能產生誤差，需要大量的時間和大量的人力、物力、財力來完成。傳統的檔案手工管理方式，傳統的以紙質檔案為特征的“卷宗社會”模式，調閱周期很長，已無法有效滿足日益增長的檔案利用工作需求，迫切需要專業化的檔案隊伍，采用先進的信息化技術管理房產檔案。電子檔案具有保存時間長，支持網絡查詢，同時具有標準化程度高，管理成本低，易于保管、共享和分發等一系列顯著優點。社會需求是房產檔案實施信息化管理、提高房產檔案利用服務水平的強大外部推動力。房產檔案管理信息化正是在這一大的背景下提出來的。

(四)房產檔案信息化管理的優點房地產檔案之所以實行網絡化管理。其優點在于:獲取信息快，而且途徑多樣化;實現了圖文的有機結合;查找方便，查詢檢索、修改、復查的速度是過去的傳統操作所無法比擬的;儲存量大、信息儲存能力強;可靠性高、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高房地產檔案管理的效率，也是房地產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。

二、房產檔案信息化管理建設的原則

(一)便捷性。隨著城市房地產交易的日趨火爆，對房地產檔案的查閱要求也日益增多，因此，房地產檔案管理系統首先應該做到滿足日益查閱的各項要求，遵循快捷、準確、方便、易操作的原則，以方便廣大用戶。

(二)安全性。計算機網絡管理帶來工作效率的提高，同時也對其安全管理提出了更高的要求，因此，要做好服務器機房的配置，防火、防雷措施到位;訂立詳盡的責任制度、安全保密制度和完善權限分級體系，設置網絡防火墻，定期進行數據備份，防止數據信息損失;做好防病毒工作等。只有保證系統的安全順利進行，房地產檔案管理現代化的目標才能得以實現。

(三)規范性。要訂立統一的規范和標準貫徹始終，以指導具體工作的實施。諸如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內容、掃描好在電腦中的保存格式等等，這對以后提供利用的效率和準確度起著決定性的作用。

(四)系統性。房地產檔案管理與房產權屬登記管理同屬房地產管理部門的兩個職能，如何將這兩部分更好地結合起來，提高效率，是房地產檔案管理系統的一個極其重要的環節。房產權屬登記的現代化是房地產檔案管理現代化的基礎和前提。在房地產產權交易的管理中要充分利用計算機，對房地產產權登記的收件、初審、復審、審批、發證和財務結算實現現代化的管理，使產權登記過程中收集產生的各種證明直接登記進錄入計算機，再利用其強大的分類組合、檢索、調閱、復查功能來建立完善的房地產檔案管理系統。

三、完善檔案信息化管理的對策

(一)建設高質量的檔案信息數據庫。房地產檔案管理主要包括兩個方面，:檔案原件及檔案數據的管理。檔案原件作為房地產檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數據的來源。房地產檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式，房地產檔案網站作為一種紐帶和橋梁，是實現這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點，為利用者提供一個交流平臺。一方面我們可將房產檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無條件公布在網上，對于有條件利用資料的各級用戶可根據自身的用戶級別查詢相關的房產檔案。另一方面，利用者可將自身的相關問題留在網頁上，房地產檔案管理人員可以及時了解適用者的需求，解答問題，搞好服務，方便群眾。

(二)加大投入建立信息化管理的支撐體系。要保證房產檔案工作現代化的實現，政府應有計劃、有步驟地投入，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟、硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。

(三)建立集中統一的檔案管理網絡。加強對房產檔案工作的集中統一管理，是房產檔案齊全、完整、規范的重要保證。完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明、層層把關。都能保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。

(四)重視人才培養，提高檔案隊伍素質。檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在社會公眾心目中的形象。建設一支精通房地產管理且熟悉計算機知識的專業隊伍，是實現房地產檔案管理現代化的關鍵。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這樣的人才有著很強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作內涵的需要，因此，必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。