淺析學生資助管理中心檔案的利用服務體系建設

徐春俠

(泰來縣學生資助管理中心 黑龍江 齊齊哈爾 162400)

從學生資助管理中心的檔案利用情況上看，資助內容的完善以及服務體系的建立是相對比較重要的工作內容。相關的檔案信息可以有效的反映出貧困學生的實際情況具有一定的真實性和準確性。而且，檔案資助管理中心檔案的利用和服務體系經得起實踐的檢驗，不僅為學校的檔案管理工作帶來了一定的便利，同時也能夠促進我國的教學工作順利進行。

一、困難學生資助檔案的主要內容分析

(一)困難學生的個人情況

在建立健全學生資助管理中心的檔案體系時，需要對學生的基本情況進行深入了解，其中包括學生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經濟來源渠道等等。學生們首先應該提交準確的證明材料，校方經過核實之后，最終確立資助檔案。

(二)申請審批材料

審批材料的內容包含的非常廣，除了家庭經濟狀況之外，還包括相應的公示情況，學校以及教育部門的審批認定書等等。可見，審批材料具有預定的權威性。

(三)困難學生資助情況

學生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時間內對學生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進行收集和整理，同時保證材料的完整性，還應該對其準確性進行核實。只有這樣才能夠及時地了解學生的資助情況。這種做法也是為了對資助體系進行完善，同時還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。

(四)困難學生個人的成長經歷

在學生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據就是被資助學生每個學期的總體成績，在社會實踐中所獲得的參賽證書以及社會實踐情況。

二、困難學生資助檔案建立與完善策略

(一)明確學生資助檔案材料，保證其真實性和應用價值

在具體的實踐中，對于困難學生進行適當的補助是必要的，不僅可以讓學生們感受到教育的公平和平等，還能夠為學生自身減少負擔，使其能夠積極投身到學習和實踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內容就是對學生所提交的信息進行核實，在保證材料的真實性以及時效性的基礎上，對其采取補助措施。如果材料存在著一定的失真現象，檔案管理的工作力度就會受到嚴重的損害，而且也會威脅到其他學生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對這些檔案信息進行整理和更新，時刻掌握學生的動態信息，提升檔案管理工作和服務的高效性。進而提升檔案資料的整體作用。

(二)及時整理和分析困難學生資助檔案信息

為了對學生資助管理中心的檔案信息進行完善，同時將工作進一步貫徹和落實，需要將這些貧困學生的檔案進行分析和整理。由于學生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學生的基本信息進行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時，還應該根據家庭收入的實際情況來采取科學合理的資助行為?？梢姡瑢W生資助管理中心檔案信息的利用和服務體系的建立為具體的工作打下堅實的基礎，逐漸實現了資助工作高效性和多樣化的工作目標。

(三)遵循信息化原則，實現文本檔案與電子檔案同步

電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學生檔案信息變動處理的特殊性對學生信息的更改變動處理靈活方便對學生各種情況調用簡單快捷，所以經濟困難學生檔案管理應利用現代信息技術建立網絡登記、實時更改、信息發布等功能集于一體的信息網絡系統實現文本檔案與電子檔案的同步發展。

(四)遵循保障性原則，提高管理人員素質

目前由于經濟困難學生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對經濟困難學生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統的檔案理論培訓和業務能力訓練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學生資助檔案工作者要加強理論學習，努力提高自身的業務水平將家庭經濟困難學生檔案做到系統、規范。使家庭經濟困難學生檔案為開展好學生資助工作提供捷徑管理者根據學生的家庭經濟困難學生檔案，可以對學生的家庭經濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，針對性地管理好、用好各級各類學生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學生身上。這不僅對學生、資助中心的管理和發展具有重要作用。

(五)完善資助檔案

設計制作申請表、資金匯總表、資金發放表，采集學生信息數據，建立家庭經濟困難學生檔案，使家庭經濟困難學生審批、資助資金發放程序更加完善、公開、透明。同時，也為審計和監督提供了翔實可靠的依據，進一步規范了資助檔案管理。一方面應配備具有檔案管理知識及認真負責態度的專門人員進行檔案收集和整理，而另一方面應形成良好的制度環境保證相應的設備和資金，促進經濟困難學生檔案管理工作有序而良性發展。

三、結語

總而言之，困難學生檔案工作是資助中心檔案工作中的一個重要組成部分，而家庭經濟困難學生檔案又是資助中心開展家庭經濟困難學生資助工作的重要依據?；诖俗龊觅Y助中心困難學生資助檔案管理工作是關系到國家資助政策是否能有效貫徹落實的頭等重要工作同時也是關系著國家、社會和諧與安定的大事。

［1］李筱，張詠梅，任遠．高校家庭經濟困難學生檔案工作現狀分析及對策［J］．辦公室業務．2012(07)

［2］黃秀玲，朱文良，劉景軍．論普通高校困難生檔案袋的有效設計［J］．現代交際．2011(10)