淺談醫院檔案管理工作

張海濤

(寧安市中醫院 黑龍江 寧安 157400)

醫院檔案是記載醫院歷史發展過程中最可靠的原始記錄，是最具有權威性的憑證。醫院檔案類別很多，包括病歷、基建、設備、財務、文書文件、人事、科研等方面。它是醫院歷史發展進程最好的記錄和見證，也是醫院管理工作中的一個重要組織部分。面對日益深化的醫療改革和競爭，如何加強醫院檔案管理，如何更好地為醫療、教學、科研服務，實現檔案管理現代化，是目前醫院檔案管理人員應該思考的問題，筆者認為，應從以下幾個方面加強醫院檔案工作。

一、認真學習，提高醫院檔案管理人員的綜合素質

要真正提高素質，關鍵在于檔案工作者本身，也就是說檔案工作者自己要深刻認識到，加強自身素質修養的必要性。首先要從思想上重視檔案工作，充分認識到檔案工作與我國社會主義現代化建設的密切關系，切實增強做好新時期檔案工作的光榮感、緊迫感和使命感。其次，要擺正自己的位置，找到差距，調整心態，面對信息技術帶來的挑戰，要樹立信心，不畏困難，更新觀念，積極主動學習信息技術。檔案管理水平和檔案服務質量的提高，檔案事業的健康發展，以及今后檔案工作逐步全面實現專業化、規范化、統一標準化管理，特別是現代化管理，都需要擁有一定數量的學歷高、素質高、多功能的復合型檔案專人才。檔案管理人員的選擇上，要注意選任思想素質好、社會關系較簡單、業務能力較強的人，并且保持檔案管理人員的相對穩定。要加大對檔案工作者的培訓，講授檔案專業理論知識、計算機知識和信息知識，使檔案管理人員具有扎實的檔案知識。其次，要提高檔案工作者的思想素質，讓檔案工作者牢固樹立科學發展觀，充分調動檔案管理人員的工作積極性和創造性，讓個人價值在檔案工作提升中得到充分的體現。

二、加強醫院檔案基礎業務建設

1．加強檔案資源建設，確保檔案收集齊全、完整。醫院的檔案資源來源廣泛，信息內容豐富、載體形態多樣，加上醫療衛生行業建設和文檔一體化管理的推進，給檔案收集工作帶來了一些新的問題。針對收集工作的新特點，醫院檔案部門應進一步提高對檔案資源建設建設重要性的認識，加大工作力度，關口前移，提前介入，并根據當前工作需要和行業發展趨勢，認真分析研究、科學確定歸檔范圍，不斷調整和擴展本單位檔案資料的接收和收集范圍，把具有保存價值、應當歸檔的文件材料收集齊全，尤其是注意收集對醫院持續發展具有潛在價值的文件資料。

2．搞好檔案基礎業務建設，是做好檔案工作、提高服務質量、促進醫院檔案事業持續發展的根基和前提。要以科學發展觀為指導，以奮發有為的精神狀態和與時俱進的思想觀念，全面推進檔案基礎業務建設。

3．安全保管好檔案是檔案部門的責任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料安全是檔案部門的重要職責。醫院檔案管理部門要切實做好檔案的安全保管工作，不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護設備和現代化管理設備，防止檔案的損壞。在保障檔案實體安全的同時，要確保檔案信息內容的安全，自覺做好檔案安全保密工作。

4．建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。

三、加快計算機在醫院檔案管理工作中的有利條件

運用計算機技術進行檔案收集、整理、鑒定、保管和統計等日常管理工作，實行文檔一體化管理。所謂的文檔一體化管理，就是將文件從形成之時起，到文件辦結歸檔以至檔案管理形成一條流水線的操作過程。通過文檔一體化管理，可達到一次輸入，反復利用的目的，提高了文件立卷的效率和檔案的質量。同時，為方便傳輸和聯網，可以將館藏一些紙質檔案檔案換為電子文件，充分發揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現代化的基礎工作。沒有良好的檔案業務基礎，就不能很好地為醫院管理及各項工作服務。隨著科學技術和經濟的發展，辦公自動化程度的不斷提高，醫院各方面管理對檔案信息的需求有增無減，迫切要求快速、及時、準確、系統地提供翔實、豐富的檔案信息，這為實現醫院檔案管理計算機化創建了良好的外部環境和機遇。總而言之，加大宣傳，增強全院檔案意識。做好檔案宣傳工作，主動樹立良好形象，充分利用室藏檔案和資料積極在醫院院報、墻報、櫥窗、網站上介紹宣傳檔案工作，健全制度，規范管理。只有不斷地創新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業才能真正實現可持續發展。健全醫院檔案工作規章制度，制定檔案綜合管理辦法、檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限、綜合檔案室工作制度等一系列規定和辦法。加強檔案和利用與開發，發揮最佳效益。醫院檔案作為歷史的真實記錄，其最終目的是作為信息資源在醫院的建設中發揮作用。