歸檔文件的整理單位與裝訂

顏玉紅

(大慶市讓胡路區政府 黑龍江 大慶 163000)

一、整理單位

《歸檔文件整理規則》(以下簡稱《規劃》)最根本的特點，就是以“件”為整理單位，進行文件級整理:《規則》第2．3條規定，“件”即歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為“件”，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為“件”，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件。

制訂《規則》的出發點之一，是改革立卷的傳統做法、取消案卷這一實體保管單位，將歸檔文件整理的基本單位還原到文件本身，從而達到簡化概念、簡化操作的目的。因此改革思路出發，整理單位應為“自然件”，即單份文件，因此定義中也明確了“一般以每份文件為一件”。但有的文種的文件，如正文與附件、轉發文與被轉發文等，各部分獨立性較強，易被分散使用。造成歸檔不全和歸檔后查找不到，故《規則》對此類文件的處理加以強調，明確其應為“件”。此外，在實際工作中，有些種類的文件，文本與其他稿本、原件與復制件等。

還有一些文件，如單一的批示與批復、報告與批示等，關聯性強，利用時通常需要相互查證，因此實體不宜分散。《規則》允許將這些文件兩份或多份作為一件，作為整理的藍本。這是《規則》靈活性的體現，特別對中央、國家機關及省(市)級機關來說，增強了《規則》的可操作性，有較大的實際意義。這類情況包括文件正本與不同稿本。

(一)文件正本與不同稿本

同—文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件;重要文件(如法律法規等)須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件。

(二)正文與附件

附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統計數字，正文批準或發布的法規文件等等;一般來說、正文與附件為一件;如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可備為一件。

二、正文與文件處理單等

文書處理較規范的機關，文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發文稿頭紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件。

(一)原件與復制件

對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件)，以及使用中出現破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等，這些復制件應與原件作為一件。

(二)轉發文與被轉發文

轉發文與被轉發文是一件文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執行要求，后者則是具體內容，它們在發揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。

三、文件修整

為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，裝訂前必須對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整。文件修整一般包括對破損文件進行修核，對字跡模糊或易遲變的文件進行復制，去除文件上易銹蝕的金屬物，對過大的文件進行折疊等。

(一)修核破損文件

歸檔文件材料由于使用不當，可能產生文件材料破損、局部殘缺等現象。這類文件在裝訂前需要進行修核。

修核是指使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行“修補”、以恢復文件的原有面貌，增加強度，延長壽命;其中，修補主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補缺和托補;托補則是指在文件的一面或兩面托上—張紙以加固文件。

需要注意的是，由于《規則》遵循盡量保持文件原貌的思想，立卷時修補的一些工作內容已無意義，例如為方便裝訂成卷而對裝訂邊狹小的文件加邊，將幅面過小或不規則的文件粘貼在其他紙張上等。此外，修核工作主要針對有重要保存價值的歸檔文件，無需移交進館的檔案一般保持原貌即可。

(二)復制字跡模糊或易退變的文件

檔案字跡材料的耐久性是關系到檔案壽命長短的重要因素。檔案字跡材料發生退變，如退色、擴散等而變得模糊不清時，就會影響檔案的利用。決定檔案字跡材料耐久性的因素包括字跡色素成分和字跡轉移固定方式。在環境條件相同時，一般來說，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結膜為轉移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比較耐久的是以顏料為色素成分，以結膜或吸收方式轉移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，如純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆油、印臺油等，或者以粘附為轉移固定方式的字跡材料，如鉛筆。

對字跡模糊或易退變的文件，目前一般采用復印的方式進行復制:比如熱敏紙傳真件字跡耐久性差，須復制后才能歸檔。但復印件本身也存在耐久性方面的問題，如易粘連等，需要采取一定措施加以防范。為減少復印件粘連的機率，復印時墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復印。

(四)去除易腐蝕的金屬物

文件制作時普遍使用的裝訂用品，如訂書器、曲別釘、大頭針等，其材質以鐵、鋁等化學性質活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害;因此，文件整理歸檔時需去除這些易銹蝕的金屬物，以避免對檔案潛在的危害。

［1］周莉．裝訂－歸檔文件整理的基礎環節［J］．湖北檔案，2001(10)．

［2］石林，路冰雨．談檔案文件的裝訂［J］．浙江檔案，2002(07)．